Caso de éxito
El CRM que nadie usaba, y lo que hizo falta para cambiarlo
Homespice Decor llevaba seis meses con licencias de Salesforce. Lo usaba una sola persona, como agenda de contactos, completamente separado de los clientes y el inventario en Microsoft Dynamics NAV. Rapidi conectó ambos, y el CRM ignorado pasó a ser la herramienta de trabajo.
Homespice Decor es una empresa familiar que importa y vende al por mayor alfombras trenzadas y otros artículos de decoración. Unos 3.000 productos con hasta ocho precios posibles cada uno, y distribuidores clasificados en distintos niveles. Todo eso vivía en NAV, detrás de un número limitado de licencias que los comerciales compartían. Rapidi lo hizo visible en Salesforce, sincronizado cada dos horas, y la empresa ahorró alrededor de media jornada completa a la semana.
Hablar con un experto en integración
Seis meses en la estantería
Homespice Decor es una empresa familiar, hoy nueve personas, que importa de la India alfombras y otros artículos de decoración y los distribuye al por mayor en Norteamérica. Empezó a operar en Estados Unidos en 1998 y hoy suministra a unos 25.000 minoristas de Estados Unidos y Canadá. Más sobre la empresa en homespice.com.
Karla Sinclair entró en Homespice Decor como comercial. La empresa había comprado Salesforce seis meses antes, y en ese tiempo exactamente una persona había empezado a usarlo, como base de contactos sin conexión con nada más. Sencillamente no había habido tiempo para sacarle más partido.
Mientras tanto los datos reales del negocio estaban en Microsoft Dynamics NAV: los clientes, el inventario, la contabilidad, los pedidos. Llegar hasta ellos no era sencillo. Homespice tenía pocas licencias de NAV, así que los comerciales compartían a menudo credenciales y cuentas para poder entrar. Fuera de la oficina, nada de eso estaba disponible.
Sinclair quería los datos dentro de Salesforce, accesibles desde cualquier sitio. Encontró dos proveedores de integración en el AppExchange, contactó con ambos y eligió Rapidi.
Lo que complicaba el asunto
El catálogo es la complicación. Homespice maneja unos 3.000 productos, y el modelo de precios permite hasta ocho precios distintos por producto. Encima de eso, los distribuidores están registrados en distintos niveles.
Una integración que solo mueva el nombre del producto y un único precio aquí no habría servido de nada. Antes del proyecto, toda esa estructura solo era accesible desde dentro de NAV.
Los requisitos eran igual de sobrios: alcanzar los datos del ERP desde cualquier sitio, mantener exacta la información de clientes y distribuidores, obtener informes más rápidos de ventas e inventario, contar con ayuda para hacer funcionar juntos Salesforce y NAV, y acabar con algo lo bastante flexible para crecer.
Qué circula, y con qué frecuencia
Cuentas y clientes se sincronizan en ambos sentidos. El inventario de productos, todas las listas de precios, los pedidos abiertos, el historial de ventas y el de cobros llegan a Salesforce y se mantienen al día, refrescados cada dos horas.
«Con la integración tenemos ahora una lista completa de todos los artículos en stock y vemos qué inventario está entrando —dice Sinclair—. Vemos pedidos, facturas y apuntes contables. Con toda esa información delante sabemos al momento qué podemos entregar, y eso nos ahorra mucho tiempo y esfuerzo.»
Tener integrados nuestro Salesforce y nuestro MS Dynamics NAV aumentó drásticamente el valor de Salesforce, porque vemos toda la información que necesitamos dentro de Salesforce, accesible desde cualquier sitio.
El siguiente paso es la entrada de pedidos: crear pedidos dentro de Salesforce y transferirlos automáticamente a NAV. Sinclair dice sin rodeos por qué importa comercialmente. «Esto permitirá a nuestros comerciales procesar pedidos desde cualquier sitio y en cualquier momento, incluso delante del cliente, algo que nuestros competidores no hacen y probablemente no harán en bastante tiempo. ¡Menuda ventaja competitiva!»
Las ferias son el caso más claro. «Como asistimos a varias ferias al año, podremos crear pedidos directamente en la feria. Así vemos enseguida qué tenemos que pedir, en vez de esperar días para tener esa visión.»
Missed Promised Data
Homespice tiene su propio nombre para un problema que conviene vigilar: Missed Promised Data, es decir, pedidos cuya fecha de entrega ya ha pasado. Reducirlos es un objetivo activo.
Aquí la exactitud no es un detalle. Hay que saber cuándo entran los pedidos y cuándo pueden entregarse, y hay que ver el conjunto rápido. Con datos actuales en un solo sitio, la empresa puede generar un informe MPD y actuar antes de que un cliente tenga que llamar.
Las relaciones con los distribuidores se benefician de la misma exactitud. «Tener todos estos datos exactos y actualizados en un solo sistema nos da una visión mucho mejor de qué artículos están revendiendo los distribuidores. Eso nos da la capacidad de venderles más, porque vemos qué artículos han vendido y cuáles no.»
Los resultados
Salieron cuatro cosas, y una de ellas es lo bastante inusual como para decirla sin adornos.
Alrededor de media jornada completa ahorrada cada semana, gracias a rutinas de trabajo que ya no implican ir a buscar datos a un sistema al que la mayoría no puede acceder.
Uso pleno de Salesforce. Las licencias que habían estado casi inertes durante seis meses se convirtieron en el sitio donde trabaja el equipo comercial.
Menos licencias de NAV necesarias, porque los comerciales ya no necesitan un puesto en el ERP solo para consultar. Ese ahorro se repite cada año.
Mejor marketing y mejores ventas cruzadas, apoyados en datos exactos en lugar de recordados.
Sin Rapidi seguiríamos sufriendo por no tener nuestros datos al instante en un solo sitio. ¡Somos un cliente muy satisfecho!
¿Pagando por un CRM que nadie abre?
Díganos qué contiene su ERP y por qué su equipo no puede llegar hasta él, y le diremos si una plantilla estándar de Rapidi le cubre.