Caso de éxito
ZSK y Rapidi, ventas nuevas hilvanadas
Los comerciales de ZSK no tenían acceso directo a Dynamics NAV. Para una cifra, un presupuesto o un contacto nuevo en el sistema llamaban o escribían a contabilidad y esperaban. Salesforce por sí solo habría creado una segunda isla. Rapidi unió las dos.
ZSK Stickmaschinen GmbH, de Krefeld, fabrica máquinas de bordar y es líder mundial en bordado técnico. Su equipo comercial trabajaba sin acceso directo a la instalación de Dynamics NAV de la empresa: cada cifra y cada contacto nuevo pasaban por alguien de contabilidad. ZSK implantó Salesforce y lo conectó con NAV mediante Rapidi. Los contactos circulan en ambos sentidos, y los presupuestos y pedidos escritos en Salesforce llegan a NAV listos para facturar.
Hablar con un experto en integración
Sobre ZSK
ZSK Embroidery Machines (ZSK Stickmaschinen GmbH) es un líder mundial en el diseño y la fabricación de máquinas de bordar, hasta el punto de que la organización del premio «Top 100» la señaló en 2017 como una de las empresas más innovadoras de Alemania. No fue por nostalgia de unas máquinas que aparecieron en el siglo XIX y automatizaron una técnica con miles de años a sus espaldas. El premio reconocía lo que ZSK hace hoy con el bordado: coser fibra de carbono y alambre.
Junto al bordado textil, ZSK se ha especializado en lo que el sector llama bordado técnico, porque cada vez más clientes piden soluciones que todavía no existen. La empresa tiene su sede en Krefeld, cerca de Düsseldorf, con representantes comerciales por todo el mundo. Su web zsk.de está en alemán y en inglés.
Por qué las máquinas se hacen a medida
Los proyectos de bordado técnico son largos. “La complejidad de los proyectos de bordado técnico hace que nuestra empresa a veces tenga que trabajar codo con codo con el cliente uno o dos años en un proyecto nuevo para resolver todos los aspectos”, dice Florian Nicolai, consultor de TI para ZSK. “Ese tiempo hace falta para que ellos perfeccionen su diseño y nosotros la máquina que lo fabricará.”
Hay cosas que sencillamente no se pueden hacer de otra manera. Los «Functional Sequin Devices» bordados, los sensores y los cables integrados en componentes textiles o industriales existen porque el bordado sabe colocarlos y ninguna otra técnica lo hace, y eso es lo que hace que personalizar la maquinaria merezca la pena. Una aplicación realmente nueva consiste en reforzar un tejido orientando, colocando y fijando el material de refuerzo con una máquina de bordar, allí donde una estructura exige apilados de capas de geometría variable, donde un tejido debe reforzarse en un punto concreto, o donde hay que ensamblar tejidos.
Hoy somos el líder mundial en bordado técnico.
Trabajar en la sequía de datos
ZSK decidió renovar las herramientas de su equipo comercial. La empresa ya tenía una instalación de Microsoft Dynamics NAV que el equipo podía usar, con esfuerzo. Los comerciales no tenían acceso directo: para conseguir los datos o los informes que necesitaban, o para que alguien introdujera algo, un contacto nuevo o un presupuesto, llamaban o escribían a alguien de contabilidad. Sus necesidades solo se cubrían si encontraban a un usuario de NAV que no estuviera ocupado con otra cosa.
La torpeza del proceso y el margen de error saltan a la vista. Lo que salta menos a la vista es lo que eso hace con las expectativas. El equipo comercial se había acostumbrado a trabajar en sequía, sin imaginar siquiera que algún día tendría información que lo hiciera más eficaz.
Así que ZSK implantó Salesforce. Por sí solo, eso habría creado una segunda isla de datos sin manera eficiente de mantener las dos al día. Nicolai oyó hablar de Rapidi en una feria y fue a comprobar si podía llevar a ZSK de una situación en la que la mano derecha no sabía lo que hacía la izquierda a otra en la que el equipo comercial tuviera las dos cosas: software que lo hace productivo y datos actualizados de NAV.
Lo que ganó el equipo comercial
Nuestro equipo comercial recibe más información que nunca. Sabe cuándo se emite la factura, cuándo se paga y cuál es el saldo del cliente. Nos estamos acercando a una visión de 360 grados de cada cliente.
Las ganancias del día a día son concretas. “Cuando vuelven de una feria con un montón de tarjetas de visita, distinguen fácilmente cuáles son de clientes actuales. Cuando se criban los leads y los más prometedores pasan de Leads a Contactos en Salesforce, el contacto se añade automáticamente a NAV.”
Y el circuito se cierra sin interrumpir a nadie. “Los comerciales ya no tienen que ponerse en contacto con un usuario de NAV para añadir los contactos que necesitan y explicar lo que quieren en un presupuesto o un pedido. Hacen su trabajo en Salesforce y, cuando está hecho, está al momento en NAV y listo para generar la factura, lo que además aligera la carga de nuestro equipo de contabilidad.”
La adopción requirió algo de convencimiento, y lo que convenció fueron los datos. “Alrededor del 80 % de nuestro equipo comercial quiso probar Salesforce enseguida, pero fue el acceso a los datos lo que convenció al 20 % restante. Los comerciales siempre dicen que no tienen tiempo de aprender algo nuevo, pero cuando puedes demostrarles que el software nuevo les va a ahorrar tiempo, encuentran el tiempo para aprender. Salesforce es una gran herramienta, pero no habríamos podido vendérsela a todo el equipo comercial sin los datos actualizados que produce Rapidi.”
Nicolai lo resume sin adornos: “Salesforce es hoy el punto de referencia único de nuestro equipo comercial. No solo tiene los datos que necesita, sino que están al día.”
Cómo fue la implantación
Preguntado por si se rompió algún hilo durante la implantación de Rapidi, a Nicolai no se le ocurre ninguno, porque Rapidi hizo más de lo que esperaba. “Simplemente no esperaba una solución lista para usar. Me sorprendió descubrir que Rapidi no solo nos daba eso, sino también la posibilidad de personalizar con facilidad nuestras propias reglas de negocio. Me dejó asombrado lo potente que era la interfaz. Todas las sorpresas fueron buenas.”
Una capacidad destacó sobre el resto. Le impresionó “especialmente que Rapidi pudiera gestionar el movimiento bidireccional de algunos datos, como los contactos. Es una ventaja real permitir que tanto el equipo de contabilidad como el comercial actualicen los datos de contacto.”
Consejos para quien venga detrás
A quien tenga que unir dos sistemas dispares, Nicolai le parte el problema en dos mitades.
La mitad del reto es el software, y eso lo resolvió Rapidi. La otra mitad es encontrar consultores que entiendan los dos sistemas. En nuestro caso eran Salesforce y Dynamics NAV. Ese conocimiento nos lo aportaron los consultores de Rapidi. No habría querido trabajar con gente que conociera bien un sistema y estuviera aprendiendo el otro a la vez que nosotros.
Preguntado por lo que haría si le quitaran Rapidi, protestó: “No quiero volver a trabajar sin Rapidi nunca más. ¡Nunca! ¡Nunca! ¡Nunca!”
¿Su equipo comercial llama a contabilidad para pedir cifras?
Díganos qué ERP guarda los datos y en qué CRM trabaja su equipo, y le diremos si le cubre una plantilla estándar de Rapidi.