Caso de éxito
Expedeon acelera la investigación médica con Rapidi
Un proveedor de ciencias de la vida sustituyó por Rapidi una integración fallida entre NAV y Salesforce. Los informes que antes se comían días enteros salen ahora solos, y el equipo comercial ve por sí mismo cómo van las cuentas.
Expedeon suministra reactivos y equipos a desarrolladores de fármacos y laboratorios de biología molecular, y vende directamente al usuario final. Su responsable de CRM reconstruía a mano los informes financieros a partir de tres o cuatro fuentes, y una integración anterior de otro proveedor había resultado demasiado complicada y demasiado cara de mantener. Hoy Rapidi mantiene cuentas y contactos como un espejo entre Dynamics NAV 2017 y Salesforce en ambos sentidos: productos, ventas e historial de pagos llegan desde NAV y las nuevas oportunidades viajan de vuelta.
Hablar con un consultor de integración
Sobre Expedeon
Expedeon facilita el descubrimiento de fármacos optimizando el flujo de trabajo, con reactivos y equipos para producir, identificar y diagnosticar a partir de ADN, anticuerpos, proteínas y más. Es un proveedor destacado y en rápido crecimiento para desarrolladores de fármacos y otras empresas de biología molecular, y hoy forma parte de Abcam.
Vende directamente al usuario final, lo que contiene los costes de sus clientes y aprovecha mejor la cadena de valor. Esa relación directa también le da más margen para la venta cruzada y la venta de gama superior. Expedeon tiene oficinas, laboratorios y fábricas en Estados Unidos, Reino Unido, Australia, España y Singapur.
Lo que cambian los datos
Kittiphat Chanthong, responsable de CRM de Expedeon, no oculta su entusiasmo por lo que la integración hizo con su semana de trabajo.
Antes me pasaba todo el tiempo elaborando informes con datos de varias fuentes, entre ellas Microsoft Dynamics NAV y Salesforce. Ahora que hemos integrado Salesforce con NAV 2017 mediante Rapidi, he recuperado el 60 % de mi jornada anterior.
Ese tiempo fue a parar a algo útil. “Ahora todo el mundo tiene a mano los datos que necesita, y yo tengo más tiempo para optimizar nuestro CRM, formar al equipo y sentarme cara a cara con la gente para entender cómo mejorar aún más nuestros procesos.”
El efecto va mucho más allá de un escritorio. “Rapidi ha cambiado nuestros procesos de forma masiva. Antes de esta implantación tenía que combinar básicamente 3 o 4 informes financieros distintos con datos de Salesforce. A veces tenía que subir datos a mano a Salesforce para poder montar un informe financiero completo.” El equipo comercial también lo notó: ahora ve cómo van las cuentas, si hay facturas pendientes, si se están reclamando pagos. Antes tenía que pedirlo al controller, y a menudo no obtenía los datos con el detalle ni en el formato que quería.
Expedeon trabaja hoy con una mejor comprensión de su propio negocio. “Podemos centrarnos en las tendencias, nuestro equipo comercial ve qué productos compran los clientes y detecta oportunidades de venta cruzada y de gama superior.” Chanthong elabora sin dificultad los informes financieros de las cinco operaciones regionales y envía informes más pertinentes a cada parte implicada.
Antes de Rapidi parecía tan difícil
Rapidi no fue el primer intento de Expedeon de conectar NAV y Salesforce. Un conector anterior, de otro proveedor, no funcionaba nada bien: demasiado complicado, demasiadas capas en el flujo de datos y difícil de manejar para el equipo. Cada arreglo que pedían llegaba con un coste que no se había comunicado de antemano, así que decidieron abandonar ese modelo.
Hay muchas soluciones posibles para conectar Salesforce con otros servicios, pero encontrar una cuya implantación sea sencilla es bastante raro. Al final dimos con Rapidi.
Con una primera implantación decepcionante a las espaldas, volvieron a la búsqueda con requisitos más afinados: calidad del dato, fiabilidad y seguridad. Llevaron a las reuniones con Rapidi una lista detallada de dudas, y obtuvieron respuestas.
De los requisitos a la realidad
NAV y Salesforce no siempre guardan los datos con la misma forma. “Tenemos que extraer los datos correctos de NAV y presentarlos de manera utilizable en Salesforce”, dice Chanthong. “No es tan fácil como suena.”
Como la calidad del dato pesaba tanto, optaron por una integración estrecha. Las cuentas y los contactos son un espejo entre NAV y Salesforce, sincronizados en ambos sentidos, lo que reduce los duplicados accidentales. La información de productos, ventas y pagos, historial incluido, va de NAV a Salesforce, mientras que las nuevas oportunidades hacen el camino contrario.
La fiabilidad se decía rápido y costaba más cumplirla: la conexión tenía que estar disponible siempre. La seguridad era la tercera pata. «Somos una empresa comercial y tenemos muchos datos sensibles de nuestros clientes. Ha habido muchas brechas de seguridad en otras empresas, así que la ciberseguridad tiene que estar en primer plano de nuestras preocupaciones.»
Nos apoyamos en estos datos todo el día, todos los días, así que tienen que ser exactos y el sistema tiene que estar disponible siempre. Como manejamos muchos datos de nuestros clientes, porque normalmente les vendemos directamente, es obvio que debemos mantener un nivel alto de seguridad. Rapidi nos convenció de que podía cumplir nuestros requisitos estrictos. Al terminar la implantación, efectivamente lo habían resuelto todo a nuestra satisfacción.
El arranque marcó el tono. Chanthong explicó lo que necesitaba, y la herramienta de gestión de proyectos y el consultor de Rapidi tomaron el relevo. “Yo sabía lo que quería y pudimos dar con soluciones trabajando juntos. Fue de verdad un proceso agradable. Me gustó mucho que los consultores de Rapidi no se centraran solo en implantar nuestros requisitos del momento, sino que pensaran también en necesidades futuras y en hacer la implantación más robusta.”
Su confianza creció sobre la marcha. “A medida que me familiarizaba con el panel durante la implantación, estaba cada vez más seguro de que el sistema cubriría nuestras necesidades. Parecía muy flexible, fácil de entender y, algo igual de importante, fiable.”
En el día a día
En la operación diaria los errores son escasos y fáciles de ubicar. “Con más experiencia y formación, Rapidi solo informa de errores una o dos veces por semana, y suelen deberse a errores de introducción de datos. Tenemos buena visibilidad del problema a través del panel de Rapidi, así que es fácil aislarlo y corregirlo, y después la sincronización continúa correctamente.”
La primera petición de soporte tras la puesta en marcha fue añadir algunos campos de NAV. “Fue muy sencillo. En 24 horas desde que explicamos lo que necesitábamos, ya funcionaba.”
Consejos para quien venga detrás
Chanthong tiene un consejo para las empresas que dudan si construir la conexión ellas mismas.
Puede que se sienta tentado de desarrollar una solución de integración así en casa, pero no ahorrará ni tiempo ni dinero. A largo plazo, apoyarse en los expertos ahorra costes y quebraderos de cabeza.
¿Usa Salesforce y Dynamics NAV?
Díganos qué versión de NAV utiliza y qué necesita ver en Salesforce, y le diremos si le cubre una plantilla estándar de Rapidi.