Caso de éxito
Hojas de cálculo caducadas nada más imprimirlas
Los comerciales de CF Group visitaban clientes con hojas de cálculo repartidas por correo. Incómodas en el móvil, costosas de preparar por el trabajo repetitivo, y ya desfasadas al llegar. Rapidi llevó facturas, pedidos y presupuestos de Microsoft Dynamics AX a Salesforce, donde un comercial sí puede alcanzarlos.
Si ve una piscina en Francia, hay bastantes posibilidades de que su liner, su cubierta y los productos que mantienen el agua limpia vengan de CF Group. La empresa adoptó Salesforce en 2014, sobre todo para que el equipo comercial trabajara desde Salesforce Mobile durante las visitas. Sacarle partido exigía llevar allí los datos del ERP. Un intento anterior con servicios web y Talend fracasó por el nivel de personalización de AX; Rapidi lo asumió.
Hablar con un experto en integración
La empresa
CF Group, antes Fija Group, se fundó en 1975 para suministrar liners, cubiertas y productos de piscina en Francia, el mayor mercado europeo del sector. Es un actor destacado, y no ha tomado eso como motivo para aflojar: sigue acercándose al mercado con mentalidad emprendedora y trata de anticipar lo que sus clientes van a necesitar. El foco se desplaza con el mercado, de los productos para piscinas nuevas hacia la renovación de las existentes, y junto a los materiales la empresa ofrece formación y otros servicios. Más sobre la empresa en my-cfgroup.fr.
Elegir Salesforce en 2014 formaba parte de eso. El razonamiento era concreto, no general.
«Elegimos Salesforce porque a nuestro equipo comercial le resulta cómodo usar Salesforce Mobile durante las visitas —dice Sarah Delaunay, Manager of Marketing Operations, que dirige la implantación—. Acceder en remoto al servidor de Dynamics AX no es práctico, y de todos modos no queremos que todos nuestros empleados tengan acceso a ese sistema.»
Lo que sustituía eran hojas de cálculo. «Repartir hojas de cálculo, nuestro método anterior, generaba mucho trabajo repetitivo e improductivo, los documentos eran difíciles de consultar en movilidad, y quedaban desfasados en cuanto se producían.»
El intento que no funcionó
Antes de Rapidi, CF Group evaluó servicios web junto con la herramienta Talend para Salesforce.
«El intento fracasó por la cantidad de personalización que habíamos hecho en AX —dice Delaunay—. Cuando descubrimos Rapidi, por fin teníamos algo que creíamos que iba a funcionar.»
Es un patrón que se repite en estos casos. Un conector genérico se topa con un ERP moldeado durante años alrededor de un negocio concreto, y esas personalizaciones son justo lo que el conector no ve.
Lo que el equipo comercial necesitaba de verdad
Tres cosas, según Delaunay: facturas, pedidos y presupuestos.
Con eso en la mano, un comercial entra en una reunión sabiendo el precio, la disponibilidad y el patrón de compra del cliente. Sabe además si ha habido incidencias de pago recientes u otros asuntos que cambiarían el rumbo de la conversación.
Hace una observación sobre la adopción que merece repetirse, porque no es la habitual. Lo que le vende un CRM a un equipo comercial es el acceso a datos actualizados, tanto como las funciones del software, quizá más. Siempre hay reticencia ante una herramienta nueva. Cuando la herramienta entrega datos que la gente lleva años queriendo, la curva de aprendizaje deja de ser un argumento.
Marketing usa los mismos datos de otra manera
«Cuando hacemos una campaña de marketing, por ejemplo sobre cubiertas de piscina, queremos saber quién las ha comprado antes. Ahora esa información es fácil de obtener vía Salesforce, porque las facturas históricas se transfieren de AX de forma rutinaria», explica Delaunay.
La consulta inversa importa igual. «También podemos querer lo contrario, averiguar qué clientes no nos están comprando ciertos productos. Suele ser más fácil y barato vender más a un cliente existente que encontrar nuevos.»
Y mejores datos no son solo un instrumento de venta. «No se trata solo de vender mejor, sino también de servir mejor. Con mejores datos atendemos mejor a nuestros clientes. Pese a nuestra posición dominante, sigue siendo un sector muy dinámico y competitivo, y el buen servicio es lo que mantiene contentas a las cuentas existentes.»
Sobre los informes es admirativa pero precisa. «Los informes en Salesforce son fáciles de generar, ¡pero hay que tener los datos disponibles!»
Debajo de todo está el ahorro menos vistoso: menos captura de datos y menos errores por introducir lo mismo dos veces, como al actualizar los datos de contacto de una cuenta.
El trabajo con el consultor
Delaunay trabajó codo con codo con un consultor de Rapidi en el diseño de las transferencias de datos. Su propio conocimiento de Salesforce y de AX encajó con el de él, y tiene claro que su comprensión de los procesos internos de CF Group fue decisiva para lo bien que fue todo.
También me impresionó mucho la actitud positiva del consultor de Rapidi. Nunca dijo «es imposible», parecía no conocer esa palabra. Siempre sacó el trabajo adelante y siempre estuvo disponible cuando necesitábamos ayuda.
Cuando se le pregunta qué le diría a otra empresa a punto de integrar un CRM y un ERP, se lo piensa un momento. «Hay que asegurarse de que su equipo tenga todo el conocimiento dentro de casa, sobre sus propios procesos, incluidas sus implantaciones de Salesforce y del ERP. Así podrán trabajar con Rapidi de la forma más eficaz en el diseño de las transferencias.»
Añade una nota práctica: todas las fases pueden llevarse en reuniones en línea, pero empezar con un encuentro presencial puede merecer la pena si sus procesos o su software están muy personalizados.
Cuando se trabaja con Rapidi no hacen falta expertos técnicos profundos en casa, solo personas que entiendan cómo interactúan los sistemas de ventas, marketing y finanzas de su propia empresa.
Ya ha recomendado Rapidi a colegas de otras empresas con el mismo problema.
¿Un conector genérico que no puede con su ERP?
Díganos cuánto está personalizado su ERP y qué necesita ver su equipo comercial, y le diremos si una plantilla estándar de Rapidi le cubre.