Caso de éxito
VariQuest y el santo grial de la conectividad en la nube
Varitronics mantuvo Salesforce como CRM, llevó su ERP a Microsoft Dynamics 365 Business Central y conectó ambos con Rapidi. Nueve meses de preparación, puesta en marcha en la fecha prevista y ninguna sorpresa el primer día.
Varitronics LLC, mayorista de Minnesota de impresoras especializadas para centros educativos, usaba Salesforce desde principios de los años 2000. En 2018 sustituyó Ascent, un ERP construido sobre Salesforce con el que nunca estuvo del todo satisfecha, por Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi sincroniza cuentas y productos entre ambos, mientras los límites y bloqueos de crédito viajan en sentido contrario. El sistema entró en producción según lo previsto el 2 de enero de 2019.
Hablar con un consultor de integración
Sobre Varitronics
Varitronics, LLC es una empresa de Minnesota que opera bajo el nombre “VariQuest Visual Learning Tools”. Es un mayorista estadounidense de primer nivel en impresoras especializadas para centros educativos — de gran formato, 3D y de etiquetas — además de equipos asociados como plastificadoras y troqueladoras. Distribuye a través de una red de distribuidores repartidos estratégicamente y también directamente a sus clientes.
Su base de clientes incluye más de 30.000 centros de educación infantil, colegios de primaria, centros de secundaria e instituciones de educación superior de toda Norteamérica. La gama VariQuest permite a docentes y estudiantes crear con rapidez materiales visuales que diferencian la enseñanza, dan uniformidad al centro e implican al alumnado. La empresa es de capital privado y tiene su sede en Brooklyn Park, Minnesota. Más información en variquest.com.
El salto a la nube
Varitronics usa Salesforce desde principios de los años 2000, cuando la empresa aún formaba parte de Brady Corporation. Tras independizarse en 2012, el equipo no vio motivo para cambiar de CRM: Salesforce cubría buena parte de lo que necesitaban los equipos comercial y directivo. Con el ERP la historia era distinta.
La empresa ya no podía usar el ERP alojado en las instalaciones de su antiguo propietario, así que intentó cubrir sus necesidades financieras, de inventario y de distribución con Ascent, un ERP construido sobre Salesforce, sin quedar nunca del todo satisfecha. Cuando descubrieron que NAV existía en versión en la nube, decidieron que era momento de cambiar.
Estar en la nube era tan importante para nuestro ERP como para nuestro CRM. Salesforce es el mejor CRM del mercado, y ahora Microsoft ofrece el mejor ERP en la nube con Dynamics 365 Business Central.
Rapidi, el eslabón que faltaba
Varitronics se topó con el mismo problema que muchas empresas que usan CRM y ERP a la vez: los dos sistemas no se hablan. Eso obliga a introducir los datos dos veces y a importar y exportar sin parar, lo que cuesta tiempo y multiplica las ocasiones de error.
Rapidi nos lo recomendó Stoneridge Software, nuestro socio de implantación. Rapidi nos causó una buena primera impresión y nos sentimos cómodos con lo que nos ofrecían. Miramos otra solución, pero decidirnos por Rapidi y su solución de integración de datos fue fácil.
La instalación de Salesforce de Varitronics estaba muy personalizada, en parte por culpa del ERP anterior. Hallbeck no lo veía como algo bueno: “En realidad queríamos una implantación de ERP bastante estándar, y eso es lo que conseguimos. Con una excepción: los números de serie de las impresoras, que se generan en el ERP y exigen algo de personalización también en Salesforce.”
En su implantación, las cuentas se crean y actualizan en Salesforce y Rapidi las sincroniza con Dynamics 365 Business Central; solo los límites y bloqueos de crédito circulan en sentido contrario. Todos los datos de producto se introducen en Business Central, y Rapidi transfiere a Salesforce los productos nuevos y los modificados.
“Al final”, cuenta Hallbeck, “no creo que nuestra implantación se saliera de lo normal. Como usamos Salesforce solo para lo que está pensado, un CRM, tenemos muchas menos personalizaciones que antes. Y eso es bueno.”
Sin sobresaltos
Hallbeck tiene veinte años de experiencia en implantaciones de ERP y no las subestima.
No son para los débiles de corazón y pueden ser realmente exigentes. Incluso 3, 6 o 9 meses después del arranque, el sistema puede no estar donde debería. Creo que esta fue mi séptima implantación de ERP, y de principio a fin la mejor. Rapidi tuvo mucho que ver.
Habla de los consultores con tanto aprecio como del producto: “El consultor de Rapidi siempre estuvo ahí y muchas veces trabajó temprano o tarde para adaptarse a nuestro huso horario. La persona de mi equipo que trabajó codo con codo con él se lo agradeció mucho.”
“Lo mejor”, recuerda, “fue que al arrancar el 2 de enero no nos encontramos ninguna sorpresa desagradable, solo hicieron falta unos ajustes. Han pasado tres meses y el sistema no se ha caído ni una vez. Las conexiones funcionan exactamente como Rapidi nos prometió.”
Mirando atrás
Con la implantación terminada, las ganancias se vieron primero en los informes. “Quien más se beneficia es nuestro equipo directivo”, dice Hallbeck. “Antes nos costaba mucho, con el ERP anterior, sacar buenos informes por comercial y por cliente. Sabíamos que parte de la información estaba en Salesforce y otra parte en Business Central. Como están conectados con tanta limpieza, generamos informes sin preocuparnos de dónde vienen los datos.”
La adopción tampoco fue un problema. “El cambio siempre es difícil, aunque sea por una buena razón”, señala, “así que tuvimos muchas reuniones previas con nuestro grupo de usuarios para prepararlos lo mejor posible. Seguimos reuniéndonos con ellos y el ambiente es positivo. Creo que irá a mejor, a medida que nuestros usuarios aprovechen más la información de la que ahora disponen.”
Lo mejor de Rapidi es que es muy sencillo — simplemente funciona. Y cuando necesitamos ayuda o consejo, los consultores de Rapidi siempre están ahí. No solo conocen su propio producto, también son expertos en Salesforce y en Business Central.
Hasta la red de distribuidores salió ganando. Hallbeck ha recibido comentarios positivos de ellos: “Ven que introducir pedidos es mucho más fácil, y eso obviamente nos viene muy bien.”
Consejos para quien venga detrás
Muchos clientes de Rapidi empiezan con un ERP e implantan Salesforce después. Varitronics hizo el camino inverso: puso un ERP nuevo junto a una instalación de Salesforce ya existente. Por eso Hallbeck tiene un consejo para quien siga la misma ruta.
“¡Dese tiempo suficiente! Las implantaciones de ERP pueden ser muy difíciles. Nos dimos 9 meses para asegurarnos de tener un buen sistema el día 1. Y lo tuvimos.”
Recomienda Rapidi sin dudarlo: “A cualquiera que me pregunte y tenga necesidades parecidas, le diré que mire Rapidi.”
¿Cambiar de ERP con un CRM ya en marcha?
Díganos a qué ERP se muda y qué edición de Salesforce utiliza, y le diremos si le cubre una plantilla estándar de Rapidi.