Caso de éxito
Dos sistemas Dynamics NAV, un almacén y ningún dato introducido dos veces
IMAN Cosmetics confió la gestión de pedidos, el almacenaje y la entrega a una empresa logística externa. Esa empresa trabajaba con su propio Microsoft Dynamics NAV, muy personalizado. A partir de entonces, cada cliente, pedido y entrega vivía en dos ERP que no se comunicaban entre sí, y aun así IMAN quería facturar, elaborar informes y analizar desde el suyo.
IMAN Cosmetics, la marca de belleza creada por Iman para mujeres de piel oscura, utiliza internamente Microsoft Dynamics NAV 5.0. Su socio logístico PDR trabaja con un Dynamics NAV 3.7 personalizado. Rapidi conecta ambos y mantiene sincronizados clientes, productos, precios, pedidos, facturas y abonos, mediante configuración y sin programación. IMAN conserva el control total de sus datos y gestiona la integración por sí misma, sin consultores externos.
Hablar con un consultor de integración
Fue muy impresionante ver cómo los datos se transferían “así, sin más”. Gracias a Rapidi podemos acceder al instante a la información que necesitamos.
Logística externalizada, y con ella un segundo ERP
Antes de Rapidi, en IMAN todo se hacía a mano. La empresa implantó Microsoft Dynamics NAV 5.0 como ERP y decidió externalizar toda la logística, es decir, la gestión de pedidos, el almacenaje y la entrega, a PDR (Packaging & Distribution Resources Inc.).
PDR presta servicios de back-office a pequeñas y medianas empresas. Monta kits, almacena inventario y envía producto a numerosos minoristas, y a nivel interno utiliza Microsoft Dynamics NAV 3.7, muy adaptado a la gestión de almacenes.
Este modelo es habitual, y también lo es el problema que genera. La marca es dueña de los clientes, los productos y los precios; el almacén, de los pedidos y los envíos; y cada uno guarda su propia copia de los datos del otro. Sin una conexión, alguien vuelve a teclearlo todo y las dos copias empiezan a desviarse.
Recomendado por el almacén
La elección de la herramienta de integración vino del propio PDR. El almacén ya usaba Rapidi para sus propias integraciones y se lo recomendó a IMAN. Como Rapidi se configura sin programar, encajaba con una empresa que quería gestionar la conexión por sí misma en lugar de encargar desarrollo a medida.
Elegimos Rapidi por su amplia experiencia en integración de datos y en MS Dynamics NAV. Michael transfirió los datos de forma rápida y sencilla, nos dio un gran apoyo y su profesionalidad hizo que trabajar con Rapidi fuera un placer.
Lo que IMAN necesitaba de la conexión
«Antes de implantar Rapidi, teníamos nuestros datos tanto en nuestro MS Dynamics NAV local como en el del almacén. Pero los sistemas no estaban conectados, así que nuestros empleados no tenían acceso en tiempo real a los datos que necesitaban», explica la empresa. Para construir una solución de almacén integrada, necesitaba una conexión estable y segura entre ambos.
El control importaba tanto como la conexión. IMAN quería gestionar sus datos por sí misma y crear sus propios informes y análisis, lo que exigía que cada transacción estuviera disponible en su Dynamics NAV local y no solo en el almacén. Los datos debían capturarse y transferirse automáticamente, para no introducir nada dos veces y para que toda la organización trabajara con las mismas cifras actualizadas.
- Una interfaz estable y segura entre las dos bases de datos Dynamics NAV
- Integración bidireccional flexible
- Control sobre los datos y capacidad de gestionar la integración internamente
- Datos accesibles para las personas adecuadas en IMAN
- Datos coherentes en ambos sistemas
Cómo fluyen los datos
Rapidi se sitúa entre el sistema propio de IMAN y la solución de almacén de PDR e intercambia automáticamente todos los registros relevantes.
IMAN mantiene todos los clientes, productos y precios en su Dynamics NAV local, y cada cambio se actualiza en el sistema de almacén de PDR. PDR recibe los pedidos por EDI y los envía a los clientes de IMAN. Después, todos los datos de pedidos y entregas vuelven al Dynamics NAV de IMAN, desde donde se factura.
El resultado es que los datos maestros nacen en IMAN y las transacciones terminan en IMAN. El almacén recibe exactamente lo que necesita para enviar, y la marca conserva el registro completo que necesita para facturar, elaborar informes y analizar.
Rapidi es muy fácil de usar. Es una solución muy flexible que se amplía sin dificultad a nuestras necesidades de integración específicas. Trabajar con la interfaz de configuración nos permite acceder rápidamente a los datos que necesitamos sin tener que recurrir a un consultor informático. Rapidi respalda nuestra visión de una empresa totalmente integrada.
Qué ha cambiado
La implantación trajo varios beneficios tangibles.
Mejores rutinas de trabajo. Con los dos sistemas conectados, IMAN ya no introduce los mismos datos en varios sitios para mantener cada sistema al día. Menos procesos manuales ahorran mucho tiempo y liberan al equipo para tareas de más valor.
Acceso rápido a los datos en toda la empresa. Los empleados disponen ahora de una visión actualizada en tiempo real. Como los datos transferidos están en el Dynamics NAV local de IMAN, los informes y los análisis trabajan con la imagen completa.
Control y flexibilidad. El propio equipo de IMAN gestiona los datos sin una consultora externa, lo que da a la empresa más control y mucha más flexibilidad para crear los informes y análisis que quiere.
IMAN es una organización práctica y de ritmo rápido. Con Rapidi hemos ganado la capacidad de gestionar nuestros datos nosotros mismos, en lugar de depender de un consultor externo, algo que antes ralentizaba nuestras rutinas de trabajo. Ahora tenemos el control total de nuestros datos y la flexibilidad que necesitamos.
IMAN Cosmetics fue creada e inspirada por Iman, icono internacional de la moda y la belleza, a partir de su propia necesidad de encontrar cosméticos para su tono de piel. Supo ver que el rostro de la chica de al lado estaba cambiando y que sus necesidades serían las de la mayoría de las mujeres del mundo. Hoy la marca responde a las necesidades de mujeres de piel oscura en Estados Unidos, Canadá, Gran Bretaña, Francia, Noruega, Irlanda, África y el Caribe. Más información sobre la empresa en imancosmetics.com.
¿Sus datos en el ERP de otra empresa?
Un almacén, un distribuidor o una empresa hermana con su propio sistema: es una conexión que merece la pena construir una sola vez. Cuéntenos qué tiene cada lado y le diremos qué debería fluir.