Étude de cas
Deux systèmes Dynamics NAV, un entrepôt, et plus aucune double saisie
IMAN Cosmetics a confié le traitement des commandes, l’entreposage et la livraison à un prestataire logistique externe. Ce prestataire travaillait sur son propre Microsoft Dynamics NAV, très personnalisé. Dès lors, chaque client, chaque commande et chaque livraison existaient dans deux ERP qui ne communiquaient pas, alors qu’IMAN tenait à facturer, piloter et analyser depuis le sien.
IMAN Cosmetics, la marque de beauté créée par Iman pour les femmes à la peau noire et métissée, utilise en interne Microsoft Dynamics NAV 5.0. Son partenaire logistique PDR travaille sur un Dynamics NAV 3.7 personnalisé. Rapidi relie les deux et synchronise clients, articles, prix, commandes, factures et avoirs, par simple configuration, sans programmation. IMAN garde la maîtrise totale de ses données et gère l’intégration elle-même, sans consultant externe.
Parler à un consultant intégration
C’était très impressionnant de voir les données se transférer « comme ça ». Grâce à Rapidi, nous accédons instantanément aux informations dont nous avons besoin.
Une logistique externalisée, et un second ERP avec elle
Avant Rapidi, tout se faisait à la main chez IMAN. L’entreprise a mis en place Microsoft Dynamics NAV 5.0 comme ERP et a choisi d’externaliser toute sa logistique, c’est-à-dire le traitement des commandes, l’entreposage et la livraison, auprès de PDR (Packaging & Distribution Resources Inc.).
PDR fournit des services de back-office aux petites et moyennes entreprises. Elle assemble des coffrets, stocke les marchandises et expédie les produits à de nombreux revendeurs. En interne, elle utilise Microsoft Dynamics NAV 3.7, fortement personnalisé pour la gestion d’entrepôt.
Ce schéma est courant, et le problème qu’il pose l’est tout autant. La marque détient les clients, les articles et les prix, l’entrepôt détient les commandes et les expéditions, et chacun conserve sa propre copie des données de l’autre. Sans liaison, quelqu’un ressaisit tout, et les deux copies finissent par diverger.
Une recommandation de l’entrepôt
C’est PDR qui a proposé l’outil d’intégration. Le prestataire utilisait déjà Rapidi pour ses propres besoins et l’a recommandé à IMAN. Comme Rapidi se met en place par configuration, sans programmation, il convenait à une entreprise qui voulait piloter la liaison elle-même plutôt que commander du développement sur mesure.
Nous avons choisi Rapidi pour sa grande expérience de l’intégration de données et de MS Dynamics NAV. Michael a transféré les données rapidement et simplement, nous a apporté un soutien solide et a fait preuve d’un grand professionnalisme : travailler avec Rapidi a été un vrai plaisir.
Ce qu’IMAN attendait de la liaison
« Avant Rapidi, nos données se trouvaient à la fois dans notre MS Dynamics NAV local et dans celui de l’entrepôt. Mais les systèmes n’étaient pas connectés, si bien que nos collaborateurs n’avaient pas accès en temps réel aux données dont ils avaient besoin », explique l’entreprise. Pour bâtir une solution d’entrepôt intégrée, il lui fallait une liaison stable et sécurisée entre les deux.
La maîtrise comptait autant que la connexion. IMAN voulait gérer ses données elle-même et construire ses propres rapports et analyses, ce qui supposait que chaque transaction soit disponible dans son Dynamics NAV local, et pas seulement chez l’entrepôt. Les données devaient être capturées et transférées automatiquement, pour que rien ne soit saisi deux fois et que toute l’organisation travaille sur les mêmes chiffres à jour.
- Une interface stable et sécurisée entre les deux bases Dynamics NAV
- Une intégration bidirectionnelle flexible
- La maîtrise des données et la possibilité de gérer l’intégration en interne
- Des données accessibles aux bonnes personnes chez IMAN
- Des données cohérentes dans les deux systèmes
Comment circulent les données
Rapidi fait le lien entre le système d’IMAN et la solution d’entrepôt de PDR, et échange automatiquement tous les enregistrements utiles.
IMAN gère l’ensemble des clients, articles et prix dans son Dynamics NAV local, et chaque modification est répercutée dans le système d’entrepôt de PDR. PDR reçoit les commandes par EDI et les expédie aux clients d’IMAN. Toutes les données de commande et de livraison remontent ensuite dans le Dynamics NAV d’IMAN, d’où partent les factures.
Résultat : les données de référence naissent chez IMAN et les transactions y reviennent. L’entrepôt reçoit exactement ce qu’il lui faut pour expédier, et la marque conserve l’historique complet dont elle a besoin pour facturer, piloter et analyser.
Rapidi est très simple à utiliser. C’est une solution très flexible, facile à étendre à nos besoins d’intégration spécifiques. Grâce à l’interface de configuration, nous accédons rapidement aux données nécessaires sans devoir faire appel à un consultant informatique. Rapidi soutient notre vision d’une entreprise entièrement intégrée.
Ce qui a changé
La mise en place a apporté plusieurs bénéfices concrets.
De meilleures méthodes de travail. Depuis que les deux systèmes sont reliés, IMAN ne saisit plus les mêmes données à plusieurs endroits pour que chaque système reste juste. Moins de tâches manuelles, c’est beaucoup de temps gagné et des équipes libérées pour un travail à plus forte valeur.
Un accès rapide aux données dans toute l’entreprise. Les collaborateurs disposent désormais d’une vue à jour, en temps réel. Comme les données transférées se trouvent dans le Dynamics NAV local d’IMAN, les rapports et les analyses portent sur l’image complète.
Maîtrise et flexibilité. Les équipes d’IMAN gèrent les données elles-mêmes, sans cabinet de conseil externe. L’entreprise gagne en maîtrise et dispose de bien plus de souplesse pour construire les rapports et analyses qu’elle souhaite.
IMAN est une organisation pragmatique, qui avance vite. Avec Rapidi, nous avons gagné la capacité de gérer nos données nous-mêmes, au lieu de passer par un consultant externe, ce qui ralentissait nos processus. Aujourd’hui, nous maîtrisons entièrement nos données et nous avons la flexibilité dont nous avons besoin.
IMAN Cosmetics a été créée et inspirée par Iman, icône internationale de la mode et de la beauté, à partir de son propre besoin de trouver des cosmétiques adaptés à sa carnation. Elle a compris que le visage de la fille d’à côté était en train de changer, et que ses besoins deviendraient ceux de la majorité des femmes dans le monde. La marque répond aujourd’hui aux besoins des femmes à la peau noire et métissée aux États-Unis, au Canada, en Grande-Bretagne, en France, en Norvège, en Irlande, en Afrique et dans les Caraïbes. Pour en savoir plus sur l’entreprise : imancosmetics.com.
Vos données dans l’ERP de quelqu’un d’autre ?
Un entrepôt, un distributeur ou une société sœur sur son propre système : c’est une liaison qui mérite d’être construite une bonne fois pour toutes. Dites-nous ce que contient chaque côté, nous vous dirons ce qui doit circuler.