Étude de cas
Quand un rapport imprimé n’est vrai qu’une journée
AdvancED travaille avec 34 000 écoles dans 73 pays. Ses équipes de terrain emportaient autrefois des rapports de paiement imprimés en rendez-vous, et c’est ainsi que des écoles ont réglé certaines factures deux fois. Rapidi relie Salesforce à Microsoft Dynamics NAV, donc la réponse est maintenant à jour plutôt que vieille d’un jour.
AdvancED est une organisation à but non lucratif qui accrédite et accompagne des écoles dans le monde entier, en s’appuyant sur des milliers de bénévoles issus du monde éducatif autant que sur ses propres salariés. Elle a choisi Salesforce comme CRM, puis évalué quatre solutions d’intégration avant de retenir Rapidi. Les comptes et contacts saisis dans Salesforce mettent NAV à jour ; une commande devient une facture non comptabilisée dans NAV, et dès que la comptabilité la valide, la facture et chaque règlement repartent vers Salesforce.
Parler à un expert en intégration
L’organisation
AdvancED travaille avec 34 000 écoles dans le monde avec un objectif : faire progresser la qualité de l’éducation. Son Improvement Network offre aux membres un cadre d’amélioration scolaire fondé sur les données, auquel s’ajoutent l’accréditation, la certification STEM, des revues diagnostiques et la formation professionnelle.
Le nom est récent — l’organisation est née en 2006 de la fusion de trois organismes régionaux d’accréditation — mais le travail remonte à plus d’un siècle. Elle opère aujourd’hui dans chaque État américain et dans 72 autres pays, du Canada et du Mexique au Pérou, à l’Égypte, à la Chine et à l’Arabie saoudite.
C’est aussi une association, qui repose sur des milliers de bénévoles eux-mêmes professionnels de l’éducation, souvent chefs d’établissement en exercice ou anciens. Des frais existent, mais volontairement modérés, ce qui donne à l’efficacité interne un poids inhabituel : chaque heure économisée en paperasse est une école de plus qui peut se permettre le service. Plus d’informations sur l’organisation sur advanc-ed.org.
Notre attention porte toujours sur l’amélioration de l’expérience des élèves, pour qu’ils apprennent et tirent parti de leur temps à l’école afin d’être préparés à leur avenir.
Pourquoi Rapidi
Il n’y a pas si longtemps, AdvancED fonctionnait avec plusieurs bases de données clients qui s’articulaient mal entre elles, et encore moins avec Microsoft Dynamics NAV. La première étape fut de choisir un CRM, et Salesforce l’a emporté pour des raisons propres au secteur : des outils conçus pour les organisations à but non lucratif, dont la gestion des bénévoles, une tarification préférentielle, et l’étendue fonctionnelle du CRM le plus utilisé.
Cette décision créait un lieu unique pour les données commerciales et de service. Elle ne le reliait pas à NAV. Pour l’intégration, AdvancED a évalué quatre systèmes différents.
Rapidi a été retenu parce que les échanges ont révélé la meilleure connaissance des deux extrémités. Pas seulement le fonctionnement de Salesforce et de NAV, mais le détail des structures de données à faire correspondre. C’est ce qui décide qu’un projet d’intégration se termine ou non dans les temps.
Comment cela fonctionne
Accueillir une nouvelle école signifie désormais saisir les données une seule fois. Les comptes et les contacts sont créés dans Salesforce et apparaissent peu après dans NAV. L’ancien schéma, fait d’erreurs de saisie et de recrutements temporaires uniquement pour absorber la paperasse, a fortement reculé.
Le circuit de facturation est plus long. Un processus démarre dans Salesforce et produit une commande. Rapidi la transfère dans NAV sous forme de facture non comptabilisée. La comptabilité la contrôle et la valide, puis la facture validée repart vers Salesforce, tout comme les règlements à mesure qu’ils arrivent.
C’est cette dernière étape qui change le quotidien. Les équipes d’exploitation et de service client répondent maintenant à « est-ce payé ?» en plein rendez-vous en interrogeant Salesforce, sans appeler la comptabilité ni se fier à un rapport imprimé la veille.
Les résultats
Rosario Rodriguez était inquiète au départ. Directrice financière, elle répond de la facturation : une intégration qui touche aux factures n’est pas pour elle un projet informatique abstrait. La confiance est venue de deux choses, des consultants qui maîtrisaient leur sujet et de premières intégrations livrées dans les temps.
Cette intégration a augmenté notre productivité, aussi bien pour l’exploitation que pour la finance. Elle nous permet de tenir des comptes plus propres.
Les doubles paiements sont l’exemple le plus net. Des écoles réglaient parfois deux fois la même facture, parce qu’un collaborateur de terrain travaillait avec un rapport où le règlement n’apparaissait pas encore. Corriger supposait un avoir, coûtait du temps à tout le monde et donnait de l’organisation une image négligente.
« Un rapport imprimé est valable environ 24 heures, ensuite il faut vérifier auprès de la comptabilité », dit-elle. Cette catégorie d’erreur a disparu, parce que la réponse actuelle est toujours dans Salesforce.
Les effets ont dépassé la comptabilité. « La mise en place de Salesforce et l’intégration avec Rapidi ont donné une organisation globalement mieux informée, ce qui a conduit à redéfinir certains rôles opérationnels et à réallouer des ressources, rapporte-t-elle. Le niveau de frustration des équipes a baissé pendant que nos recouvrements s’amélioraient. »
Un petit détail final en dit long. La directrice financière consulte aujourd’hui souvent Salesforce plutôt que NAV, parce que l’interface web est plus commode. Elle ne peut le faire que parce qu’elle fait confiance aux données intégrées.
Ce n’est pas fini
AdvancED explore encore ce que cela rend possible. Des processus impensables sans un accès à l’information client dans toute l’organisation sont désormais envisageables.
Les données circulent actuellement toutes les quatre heures. Une fois les processus restants en place, l’objectif est de passer à une synchronisation quasi instantanée entre Salesforce et NAV, que Rapidi prend également en charge.
Vous répondez encore à « est-ce payé ?» par téléphone ?
Dites-nous quels CRM et ERP détiennent les deux moitiés de la réponse, et nous vous dirons si un modèle standard Rapidi vous couvre.