Fallstudie
Wenn ein gedruckter Bericht nur einen Tag lang stimmt
AdvancED arbeitet mit 34.000 Schulen in 73 Ländern. Die Außendienstmitarbeiter nahmen früher gedruckte Zahlungsberichte mit in Gespräche, und genau so kam es dazu, dass Schulen manche Rechnungen zweimal bezahlten. Rapidi verbindet Salesforce mit Microsoft Dynamics NAV, also ist die Antwort heute aktuell statt einen Tag alt.
AdvancED ist eine Non-Profit-Organisation, die weltweit Schulen akkreditiert und bei ihrer Entwicklung begleitet — neben den eigenen Mitarbeitern durch Tausende ehrenamtliche Bildungsfachleute. Als CRM wählte die Organisation Salesforce und prüfte danach vier Integrationsanbieter, bevor die Wahl auf Rapidi fiel. In Salesforce erfasste Konten und Kontakte aktualisieren NAV; ein Verkaufsauftrag wird in NAV zu einer ungebuchten Rechnung, und sobald die Finanzabteilung sie bucht, laufen Rechnung und jede weitere Zahlung zurück nach Salesforce.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Die Organisation
AdvancED arbeitet mit 34.000 Schulen weltweit an einem Ziel: die Qualität von Bildung zu verbessern. Das Improvement Network gibt den Mitgliedern einen Rahmen für datengestützte Schulentwicklung, dazu kommen Akkreditierung, STEM-Zertifizierung, diagnostische Reviews und Fortbildung.
Der Name ist neu — die Organisation entstand 2006 aus der Fusion dreier regionaler Akkreditierungsstellen — die Arbeit reicht aber über hundert Jahre zurück. Heute ist sie in jedem US-Bundesstaat und in 72 weiteren Ländern tätig, von Kanada und Mexiko bis Peru, Ägypten, China und Saudi-Arabien.
Sie ist zudem gemeinnützig und lebt von Tausenden Ehrenamtlichen, die selbst aus dem Bildungswesen kommen, viele davon amtierende oder ehemalige Schulleiter. Gebühren gibt es, aber bewusst niedrige, und das legt ungewöhnlich viel Gewicht auf die eigene Effizienz: Jede eingesparte Verwaltungsstunde ist eine Schule mehr, die sich den Dienst leisten kann. Mehr über die Organisation unter advanc-ed.org.
Unser Fokus liegt immer darauf, die Erfahrung der Schüler zu verbessern, damit sie lernen und ihre Zeit in der Schule nutzen können, um auf ihre Zukunft vorbereitet zu sein.
Warum Rapidi
Vor nicht allzu langer Zeit lief AdvancED auf mehreren Kundendatenbanken, die weder untereinander noch mit Microsoft Dynamics NAV gut zusammenspielten. Der erste Schritt war die Wahl eines CRM, und Salesforce gewann aus Gründen, die genau zu diesem Sektor passen: Werkzeuge speziell für gemeinnützige Organisationen, darunter die Verwaltung Ehrenamtlicher, Vorzugskonditionen für Non-Profits und die Breite, die das meistgenutzte CRM mitbringt.
Damit gab es einen Ort für Vertriebs- und Servicedaten. Verbunden mit NAV war er deshalb noch nicht. Für die Integration prüfte AdvancED vier verschiedene Systeme.
Die Wahl fiel auf Rapidi, weil die Gespräche das tiefste Wissen über beide Seiten zeigten. Nicht nur, wie Salesforce und NAV funktionieren, sondern welche konkreten Datenstrukturen zwischen ihnen abgebildet werden müssen. Genau daran entscheidet sich, ob ein Integrationsprojekt im Zeitplan fertig wird.
Wie es funktioniert
Eine neue Schule aufzunehmen bedeutet heute, die Daten einmal zu erfassen. Konten und Kontakte entstehen in Salesforce und tauchen kurz darauf in NAV auf. Das alte Muster aus Erfassungsfehlern und Aushilfskräften, die allein wegen des Papierbergs eingestellt wurden, ist drastisch zurückgegangen.
Der Abrechnungsweg ist aufwendiger. Ein Prozess startet in Salesforce und erzeugt einen Verkaufsauftrag. Rapidi überträgt ihn als ungebuchte Rechnung nach NAV. Die Finanzabteilung prüft und bucht sie, und die gebuchte Rechnung läuft zurück nach Salesforce, ebenso wie die Zahlungen, sobald sie eingehen.
Dieser letzte Schritt verändert die tägliche Arbeit. Betrieb und Kundenservice können die Frage „Ist das bezahlt?“ heute mitten im Kundengespräch in Salesforce beantworten, statt in der Buchhaltung anzurufen oder einem irgendwann früher gedruckten Bericht zu vertrauen.
Das Ergebnis
Rosario Rodriguez war anfangs nervös. Als Finanzvorständin verantwortet sie die Fakturierung, eine Integration an den Rechnungen ist für sie also kein abstraktes IT-Projekt. Zutrauen kam aus zwei Dingen: Beratern, die ihr Handwerk beherrschten, und ersten Integrationen, die im Zeitplan lagen.
Diese Integration hat unsere Produktivität erhöht, im Betrieb wie in der Finanzabteilung. Wir können die Konten dadurch sauberer halten.
Das deutlichste Beispiel sind die Doppelzahlungen. Schulen bezahlten dieselbe Rechnung manchmal zweimal, weil eine Mitarbeiterin im Außendienst mit einem Bericht arbeitete, in dem die Zahlung noch fehlte. Die Korrektur verlangte eine Gutschrift, kostete alle Beteiligten Zeit und ließ die Organisation nachlässig wirken.
„Ein gedruckter Bericht gilt etwa 24 Stunden, danach muss man in der Buchhaltung nachfragen“, sagt Rodriguez. Diese Fehlerklasse ist verschwunden, weil die aktuelle Antwort jederzeit in Salesforce steht.
Die Wirkung reichte über die Finanzabteilung hinaus. „Die Einführung von Salesforce und die Integration mit Rapidi haben insgesamt zu einer besser informierten Organisation geführt, und daraus folgten die Neudefinition einiger operativer Rollen und die Umverteilung von Ressourcen“, berichtet sie. „Der Frust in der Belegschaft ist gesunken, während unsere Zahlungseingänge besser geworden sind.“
Am Ende steht ein kleines, vielsagendes Detail. Die Finanzvorständin schlägt heute oft in Salesforce nach statt in NAV, weil die Weboberfläche bequemer ist. Das kann sie nur, weil sie den integrierten Daten vertraut.
Noch nicht am Ende
AdvancED lotet weiter aus, was dadurch möglich wird. Prozesse, die ohne organisationsweiten Zugriff auf Kundeninformationen undenkbar gewesen wären, stehen jetzt zur Debatte.
Derzeit werden die Daten alle vier Stunden übertragen. Sobald die restlichen Prozesse stehen, soll auf eine nahezu unmittelbare Synchronisation zwischen Salesforce und NAV umgestellt werden, die Rapidi ebenfalls unterstützt.
Beantworten Sie „Ist das bezahlt?“ noch per Telefon?
Sagen Sie uns, welches CRM und welches ERP die beiden Hälften der Antwort halten, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.