Fallstudie
Educate 360 ersetzt fehleranfällige Eigenentwicklungen über fünf Marken hinweg
Fünf Marken für berufliche Weiterbildung, eine Salesforce-Organisation, ein Business-Central-Hauptbuch und eine Schicht selbst gebauter APIs, die bei jedem Herstellerupdate brach. Rapidi hat das Ganze durch eine No-Code-Integration ersetzt.
Educate 360 betreibt New Horizons, Project Management Academy, Six Sigma Online, Velopi und Watermark Learning. Salesforce führt Vertrieb und Kundenverwaltung, Business Central die Buchhaltung, und selbst gebaute APIs verbanden beides. Sie trugen das Volumen nicht, brachen bei jedem halbjährlichen Update und erforderten für jede Änderung eine Entwicklerin oder einen Entwickler. Rapidi synchronisiert heute über 100 Transaktionen pro Tag über alle fünf Marken hinweg, ohne Code.
Mit einem Integrationsexperten sprechen
Zusammenfassung
Educate 360 betreibt fünf Marken für berufliche Weiterbildung in mehreren Ländern. Das Unternehmen nutzt Salesforce für Vertrieb und Kundenverwaltung und Microsoft Dynamics 365 Business Central für die Buchhaltung. Vor Rapidi verbanden selbst gebaute APIs diese Systeme. Sie brachen unter hohen Transaktionsvolumen zusammen, zwangen die Mitarbeitenden zur manuellen Dateneingabe und erzeugten Widersprüche zwischen den Abteilungen.
Auf einen Blick:
Rapidi hat die selbst gebauten APIs durch eine bidirektionale No-Code-Integration ersetzt, die heute sämtliche Datenübertragungen zwischen Salesforce und Business Central automatisch abwickelt.
Ich empfehle Rapidi jedem, der vor Integrationsproblemen steht. Leistung, Zuverlässigkeit und Support waren hervorragend. Rapidi ist kein bloßes Werkzeug. Es ist ein Partner für unser Wachstum.
Wer ist Educate 360?
Educate 360 ist ein Dachunternehmen im Bereich der beruflichen Weiterbildung. Seine Marken teilen eine Mission: Fachkräften und Organisationen zu den Fähigkeiten zu verhelfen, die eine technologiegetriebene Wirtschaft verlangt.
Die fünf Marken unter Educate 360:
- New Horizons: Anbieter von IT-Zertifizierungen mit Schwerpunkt auf technischer Entwicklung, Cloud Computing, Informationssicherheit und staatlich geförderten Schulungsprogrammen.
- Project Management Academy (PMA): Bereitet Projektmanagerinnen und Projektmanager in Fortune-100-Unternehmen auf Wachstum vor. Bietet Vorbereitung auf PMI-Zertifizierungsprüfungen und Agile-Schulungen.
- Six Sigma Online: Bietet Six-Sigma-Zertifizierungen im Selbststudium, eine Sammlung von Managementmethoden zur Fehlerreduktion und Prozessverbesserung.
- Velopi: Anbieter für Enterprise-Projektmanagement-Schulungen mit Sitz in Irland, der multinationale Unternehmen und Behörden in ganz Europa begleitet.
- Watermark Learning: Führend bei der Vorbereitung auf Zertifizierungen in Business Analysis und Leadership, mit Fokus auf Training, Beratung und Coaching.
Als Educate 360 die Project Management Academy und Watermark Learning übernahm, betrieb das Dachunternehmen ein selbst entwickeltes System für die zentrale Kunden- und Geschäftsverwaltung. Die meisten Abläufe bei Watermark Learning waren noch manuell. Educate 360 musste sie in ein einziges, standardisiertes System überführen.
Die Datenprobleme von Educate 360
Watermark Learning wurde 2019 übernommen, und die meisten Abläufe dort liefen noch von Hand. Ende desselben Jahres führte Educate 360 Salesforce ein und überführte das selbst entwickelte System für den Großteil des Geschäfts nach Salesforce. Die Buchhaltung nutzte Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Salesforce und Business Central über das zentrale System von Educate 360 zu verbinden, bedeutete, eine Reihe eigener APIs zu bauen. Daraus entstanden drei Probleme.
Erstens trugen die selbst gebauten APIs das Transaktionsvolumen nicht, das fünf Marken täglich erzeugen. Synchronisationen schlugen fehl. Daten lagen im einen System, im anderen nicht. Die Mitarbeitenden konnten nicht erkennen, welches System den richtigen Datensatz hielt.
Zweitens gefährdete jede Änderung an Salesforce oder Business Central die API-Schicht. Halbjährliche Updates von Microsoft und Salesforce sowie Änderungen an API-Versionen erforderten beide einen Entwicklereinsatz, damit die Verbindungen weiterliefen.
Drittens verlangte der Eigenbau für jede Anpassung eigene Entwicklerzeit. Ein neues Datenfeld, eine geänderte Synchronisationsregel oder die Aufnahme einer neuen Marke, alles brauchte Codeänderungen. Das bremste die gesamte Organisation.
Was Educate 360 brauchte
- Eine direkte Verbindung zwischen Salesforce und Business Central als Ersatz für die brüchige eigene API-Schicht.
- Automatisierten Datenfluss, um manuelle Eingaben zwischen den Systemen zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
- Synchronisation in Echtzeit, damit Aufträge, Kundendaten, Kurstermine und Versanddaten in beiden Systemen aktuell bleiben.
- Eine No-Code-Plattform, die das eigene Team ohne tiefe Programmierkenntnisse anpassen kann.
- Unterstützung mehrerer Marken, die mitwächst, wenn Educate 360 neue Marken übernimmt oder neue Angebote startet.
- Verarbeitung hoher Transaktionsvolumen über alle fünf Marken hinweg, ohne fehlgeschlagene Synchronisationen und Engpässe.
- Konsistente Daten über die Plattformen hinweg, damit manuelle Datenbereinigung zwischen den Systemen entfällt.
Nach der Prüfung eigener APIs, von Power Automate und weiterer Integrationsplattformen fand das Team von Educate 360 keine Lösung, die mit dem stark angepassten Aufbau und dem Transaktionsvolumen zurechtkam. Dann stießen sie auf Rapidi.
Rapidi ist der richtige Weg. Es ist die wirtschaftlichste Lösung am Markt, und sie funktioniert.
Wie Rapidi das Integrationsproblem gelöst hat
Rapidi hat für Educate 360 eine vollständige, bidirektionale Datenintegration zwischen Salesforce (CRM) und Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP) aufgebaut.
Die Integration synchronisiert heute die folgenden Daten automatisch zwischen beiden Systemen:
- Kunden- und Kontodatensätze
- Offene Verkaufsaufträge
- Rechnungen und Gutschriften
- Zahlungserinnerungen
- Artikel, Preise und Lieferantendaten (von Business Central nach Salesforce)
Wie die Integration aufgebaut wurde
Die Einrichtung verlangte eine enge Zusammenarbeit zwischen Rapidi und dem IT-Team von Educate 360. Die Systeme von Educate 360 waren stark angepasst. Standardkonnektoren allein hätten nicht jeden Datenpunkt abgedeckt.
Rapidi startete mit vorkonfigurierten Vorlagen für die üblichen Datenflüsse zwischen Salesforce und Business Central: Kunden, Kontakte, Aufträge und Rechnungen. Anschließend ordnete das Team die eigenen Felder und Nicht-Standardobjekte von Educate 360 den richtigen Zielen im jeweiligen System zu.
Über die zentrale Datensynchronisation hinaus deckt die Rapidi-Lösung außerdem ab:
- Veranstaltungsmanagement und Logistik: Veranstaltungsorte und Standortdaten in Salesforce entsprechen den passenden Feldern in Business Central. Kurstermine bleiben auf beiden Plattformen im Einklang.
- Synchronisation des Produktkatalogs: Produktdetails (Event Codes) in Salesforce werden auf Dimensionswerte in Business Central abgebildet. Startet ein neuer Kurs oder eine neue Zertifizierung, aktualisiert sich der Katalog in beiden Systemen.
- Auftragsverfolgung: Sendungsnummern fließen von Business Central nach Salesforce. Vertrieb und Support sehen Versand- und Lieferstatus, ohne Salesforce zu verlassen.
Das Rapidi-Team war überragend. Das flexible Rapidi-Werkzeug zusammen mit ihrer Unterstützung führte endlich zu einer Integrationslösung, die für unser Tagesgeschäft einwandfrei arbeitet.
Rapidi hat bei der Integration unseres Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central großartige Arbeit geleistet. Rapidi ist der Integrationspartner der Wahl, wenn Salesforce CRM mit Dynamics verbunden werden soll.
Die Integration von Rapidi verschafft Educate 360 volle Transparenz über alle Transaktionen und die Möglichkeit, detaillierte Vertriebsauswertungen zu erstellen. Vertriebsleitung und Geschäftsführung arbeiten aus einer einzigen verlässlichen Quelle, die den Umsatz über alle fünf Marken hinweg korrekt abbildet.
Ergebnisse: Was sich mit Rapidi geändert hat
Manuelle Dateneingabe beseitigt. Vor Rapidi trugen die Mitarbeitenden Kundendatensätze, Aufträge und Rechnungen von Hand in Salesforce und in Business Central ein. Die Integration überträgt diese Daten heute automatisch. Die No-Code-Plattform von Rapidi hat die manuelle Datenarbeit über alle fünf Marken von Educate 360 hinweg um 90 % reduziert.
Datenkonsistenz über die Systeme hinweg. Kundendaten, offene Verkaufsaufträge, Rechnungen und Gutschriften werden in Echtzeit synchronisiert. Mitarbeitende sehen in jeder Abteilung dieselben Informationen. Aufgaben zur Datenbereinigung, die zuvor viel zu viele Stunden pro Woche kosteten, gingen auf nahezu null zurück.
Mehrere Marken ohne zusätzliche Entwicklung. Die Integration deckt alle fünf Marken von Educate 360 über eine einzige Plattform ab. Neue Marken aufzunehmen erfordert weder eigenen Code noch neue API-Verbindungen.
Verarbeitung hoher Transaktionsvolumen. Educate 360 verarbeitet über 100 Transaktionen pro Tag über alle Marken hinweg. Rapidi trägt dieses Volumen ohne die Ausfälle und Engpässe, die den API-Eigenbau plagten.
Keine Programmierung für Änderungen. Wenn Educate 360 neue Datenfelder hinzufügen, Synchronisationsregeln anpassen oder eine neue Marke aufnehmen will, nimmt das eigene Team die Änderungen direkt in der Rapidi-Plattform vor. Für übliche Anpassungen ist keine Entwicklung nötig.
Synchronisation von Veranstaltungsmanagement und Logistik. Veranstaltungsorte, Kurstermine, Produktcodes und Sendungsnummern fließen automatisch zwischen Salesforce und Business Central. Die Vertriebsleitung sieht Sendungsdaten in Salesforce, ohne das System zu wechseln.
Fundament für künftiges Wachstum. Die Integration legt die Grundlage für weitere Anbindungen, darunter mögliche Integrationen von CRM Sales und HubSpot, ohne aufwendige Programmierung.
Die Gelassenheit, die Rapidi uns gibt, weil unsere Datenintegration im Hintergrund einfach läuft, erlaubt es uns, uns auf unseren eigentlichen Auftrag zu konzentrieren: gute Bildung anzubieten. Rapidi ist ein wesentlicher Teil unserer IT-Strategie.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zu integrieren?
Mit den vorkonfigurierten Vorlagen von Rapidi kann eine übliche bidirektionale Integration in nur drei Stunden stehen. Abgedeckt sind damit Kunden und Konten, offene Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Buchungssätze. Individuelle Integrationen mit Nicht-Standardfeldern oder komplexer Geschäftslogik dauern länger, in der Regel Tage statt Wochen. Zum Vergleich: eigene API-Entwicklung erfordert oft 50 bis über 100 Stunden je Verbindungspunkt.
Welche Datenarten werden über Rapidi zwischen Salesforce und Business Central synchronisiert?
Rapidi synchronisiert Kunden- und Kontodatensätze, Kontakte, offene Verkaufsaufträge, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungserinnerungen, Artikel, Preise und Lieferantendaten. All das läuft bidirektional. Bei Educate 360 deckt die Integration zusätzlich Event Codes (Produktdetails), Veranstaltungsorte und Standortdaten sowie Sendungs- und Versandnummern ab. Sowohl Standard- als auch eigene Objekte lassen sich über die Plattform übertragen.
Brauche ich eine Entwicklerin oder einen Entwickler, um die Integration zwischen Salesforce und Business Central zu pflegen?
Nein. Rapidi ist eine No-Code-Plattform. Ihr Fachteam ergänzt Felder, ändert Synchronisationsregeln und passt Zuordnungen an, ohne Code zu schreiben. Das ist ein häufiges Anliegen im Dynamics-365-Community-Forum, wo Anwender von erheblichem IT-Aufwand für die Pflege eigener API-Integrationen berichten. Rapidi nimmt diese Abhängigkeit weg.
Warum sind die eigenen APIs von Educate 360 gescheitert, und wie hat Rapidi das behoben?
Educate 360 hatte eigene APIs gebaut, um das selbst entwickelte System mit Salesforce zu verbinden. Als zusätzlich Business Central angebunden werden musste, kam die API-Schicht weder mit dem Transaktionsvolumen noch mit der Komplexität des stark angepassten Aufbaus zurecht. Typische Schwachstellen eigener APIs sind unterschiedliche Datenformate zwischen den Systemen, fehlende Fehlerbehandlung bei Synchronisationskonflikten und der laufende Entwicklungsaufwand bei jedem Systemupdate. Rapidi löst das mit fertigen Konnektoren, die Datenzuordnung, Konfliktauflösung und große Übertragungsmengen ohne eigenen Code übernehmen.
Wie geht Rapidi mit Konflikten um, wenn Salesforce und Business Central denselben Datensatz ändern?
Rapidi arbeitet mit einer Übertragungslogik, in der Sie festlegen, welches System für welche Felder führend ist. Sie können etwa Business Central für Preise und Finanzdaten führen lassen und Salesforce für Kontaktdaten und Vertriebsaktivitäten. Für Felder, die beide Systeme aktualisieren müssen, unterstützt Rapidi bidirektionale Synchronisation mit Konflikterkennung. Das gehört zu den meistgenannten Integrationsproblemen in der Dynamics-365-Community und in Salesforce-Entwicklerforen.
Was unterscheidet Rapidi von Celigo, SmartConnect oder Power Automate?
Rapidi ist auf Integrationen zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics spezialisiert. Die Plattform bringt vorkonfigurierte Vorlagen mit, die eigens für Datenflüsse zwischen Salesforce und Business Central gebaut sind, was die Einführungszeit verkürzt. Power Automate eignet sich am besten für einfache Trigger-Aktions-Abläufe. Rapidi bewältigt komplexe bidirektionale Synchronisation mit hohen Transaktionsvolumen. Breiter aufgestellte Plattformen wie Celigo oder MuleSoft unterstützen viele Integrationsarten, aber zu höheren Kosten und mit steilerer Lernkurve. Rapidi bringt umfassende Erfahrung im Bereich der ERP-CRM-Integration mit, und das seit 1996.
Ist Rapidi für Bildungs- und Weiterbildungsunternehmen geeignet?
Ja. Bildungs- und Weiterbildungsunternehmen haben besondere Datenanforderungen: Kurstermine, Kurskataloge, Verwaltung von Veranstaltungsorten, Nachverfolgung von Zertifizierungen sowie Teilnehmenden-Datensätze. Die Integration von Educate 360 deckt all das über eigene Feldzuordnungen ab. Event Codes in Salesforce werden auf Dimensionswerte in Business Central abgebildet. Veranstaltungsorte und Standortdaten entsprechen einander in beiden Systemen. Das macht Rapidi zu einer starken Wahl für Weiterbildungsanbieter, Online-Bildungsplattformen und Zertifizierungsstellen, die Salesforce und Business Central einsetzen.
Was passiert mit der Integration, wenn Salesforce oder Business Central ein Update veröffentlicht?
Rapidi ist eine cloudbasierte Plattform. Wenn Salesforce oder Microsoft Updates ausliefern, kümmert sich Rapidi auf unserer Seite um die Kompatibilität der Konnektoren. Ihr Team muss nach Plattformupdates weder API-Aufrufe neu schreiben noch Integrationen neu bauen. Für Unternehmen mit eigenen APIs ist genau das ein verbreiteter Ärger, wo eine einzige Änderung der Salesforce-API-Version oder ein halbjährliches Business-Central-Update bestehende Verbindungen zerreißt und Entwicklerarbeit erzwingt.
Arbeitet Rapidi innerhalb der Salesforce-API-Limits?
Ja. Salesforce setzt strenge Grenzen für API-Aufrufe. Rapidi bleibt darin, indem es Anfragen bündelt und nur geänderte Datensätze überträgt (Delta-Synchronisation) statt vollständiger Datenbestände. Unternehmen, die die Salesforce-Limits überschreiten, erleben fehlgeschlagene Synchronisationen und Datenlücken. Der Ansatz von Rapidi hält den API-Verbrauch innerhalb der zulässigen Schwellen und liefert dennoch aktuelle Daten.
Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen die Daten während der Integration?
Rapidi ist sowohl von Salesforce als auch von Microsoft zertifiziert. Datenübertragungen laufen über verschlüsselte Verbindungen. Die Plattform läuft in der Cloud, ohne Daten auf lokalen Servern zu speichern. Zugriffsrechte legen fest, wer die Integration verwaltet und welche Daten die einzelnen Nutzenden sehen. Für Branchen mit Compliance-Anforderungen, etwa Bildungsanbieter mit Teilnehmendendaten, ist das die notwendige Grundlage.
Ist Rapidi die richtige Integration für Ihr Unternehmen?
Müssen Sie Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Business Central verbinden, ohne eigene APIs zu bauen?
Rapidi bringt vorkonfigurierte Vorlagen mit, die Salesforce und Business Central von Haus aus verbinden. Sie ordnen Ihre Datenfelder über eine grafische Oberfläche zu. Programmieren ist nicht nötig. Übliche Einführungen brauchen nur drei Stunden, um Kunden, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften bidirektional zu synchronisieren.
Haben Sie eigene APIs und selbst entwickelte Systeme, die mit Salesforce und Business Central zusammenarbeiten müssen?
Rapidi liest Ihre konkreten Konfigurationen in Salesforce und Business Central und unterstützt die Zuordnung eigener Felder. Besondere Datenstrukturen, Nicht-Standardobjekte und geschäftsspezifische Felder werden korrekt übertragen. Educate 360 hatte einen stark angepassten Aufbau, und Rapidi hat jeden einzelnen Datenpunkt abgedeckt.
Betreiben Sie mehrere Marken oder Tochtergesellschaften, die eine gemeinsame Datenintegration brauchen?
Educate 360 betreibt fünf getrennte Weiterbildungsmarken über eine einzige Rapidi-Integration. Die Plattform verarbeitet die Daten aller Marken über eine Verbindung. Kommt eine Marke hinzu, nehmen Sie sie in den bestehenden Aufbau auf, statt eine neue Integration von Grund auf zu bauen.
Gilmore ergänzt einen Umstand, der den Rest der Geschichte schärfer macht. Die meisten Rapidi-Kunden starten mit einem ERP und nehmen Salesforce später dazu; Educate 360 führte beides gleichzeitig ein. „Im Rückblick war das verrückt“, sagt er, „aber umso entscheidender war es, eine Integrationslösung zu finden, die unseren komplexen Anforderungen wirklich gerecht wird.“
Educate 360 ist ein Verbund spezialisierter Marken mit der gemeinsamen Mission, Menschen und Organisationen die Fähigkeiten zu geben, die in einer technologiegetriebenen Wirtschaft zählen. Das Angebot umfasst integrierte Lern- und Entwicklungsprogramme in Management & Leadership, Data Science und IT, zugeschnitten auf alle Ebenen vom C-Level bis zum Berufseinstieg: Inhouse-Schulungen, Rabatte auf offene Kurse und On-Demand-Training über ein Learning-Management-System. Schwerpunkte sind Zertifizierungsvorbereitung, Business-Analyse und kompetenzbasiertes Training; zu den Marken gehört die 2009 gegründete Project Management Academy. Mehr über das Unternehmen unter educate360.com.
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Beate Thomsen, Mitgründerin & Product Design
Mehrere Marken auf einem Systempaar?
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