Fallstudie
Expedeon beschleunigt medizinische Forschung mit Rapidi
Ein Zulieferer der Life Sciences ersetzte eine gescheiterte NAV-Salesforce-Integration durch Rapidi. Auswertungen, die früher ganze Tage verschlangen, laufen jetzt von selbst, und der Vertrieb sieht ohne Umweg, wie sich die Kunden entwickeln.
Expedeon liefert Reagenzien und Geräte an Arzneimittelentwickler und molekularbiologische Labore und verkauft direkt an die Endkunden. Der CRM-Manager baute Finanzberichte von Hand aus drei oder vier Quellen zusammen, und eine frühere Integration eines anderen Anbieters hatte sich als zu kompliziert und zu teuer im Unterhalt erwiesen. Rapidi spiegelt heute Konten und Kontakte zwischen Dynamics NAV 2017 und Salesforce in beide Richtungen; Produkte, Umsätze und Zahlungshistorie fließen aus NAV, neue Opportunities zurück.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Über Expedeon
Expedeon erleichtert die pharmazeutische Wirkstoffforschung, indem es den Arbeitsablauf optimiert: mit Reagenzien und Geräten, um mit DNA, Antikörpern, Proteinen und mehr zu produzieren, zu identifizieren und zu diagnostizieren. Das Unternehmen ist ein führender und schnell wachsender Anbieter für Arzneimittelentwickler und andere molekularbiologische Unternehmen und gehört heute zu Abcam.
Verkauft wird direkt an die Endkunden. Das hält die Kosten für die Kunden niedrig und holt mehr aus der Wertschöpfungskette heraus. Die direkte Kundenbeziehung schafft zugleich mehr Spielraum für Cross- und Upselling. Expedeon unterhält Büros, Labore und Produktionsstätten in den USA, Großbritannien, Australien, Spanien und Singapur.
Was der Unterschied in den Daten ausmacht
Kittiphat Chanthong, CRM-Manager bei Expedeon, macht keinen Hehl daraus, was die Integration mit seiner Arbeitswoche gemacht hat.
Früher ging meine ganze Zeit dafür drauf, Berichte aus mehreren Quellen zu erstellen, unter anderem aus Microsoft Dynamics NAV und Salesforce. Jetzt, wo wir Salesforce mit NAV 2017 über Rapidi integriert haben, habe ich 60 % meines früheren Arbeitstags zurück.
Die gewonnene Zeit fließt an eine sinnvolle Stelle. “Jetzt hat jeder die Daten zur Hand, die er braucht, und ich habe mehr Zeit, unser CRM zu optimieren, zu schulen und mich mit Menschen persönlich zusammenzusetzen, um zu verstehen, wie wir unsere Prozesse weiter verbessern können.”
Die Wirkung reicht weit über einen Schreibtisch hinaus. “Rapidi hat unsere Prozesse massiv verändert. Vor dieser Einführung musste ich im Grunde 3 oder 4 verschiedene Finanzberichte mit Daten aus Salesforce zusammenführen. Manchmal musste ich Daten von Hand in Salesforce hochladen, um überhaupt einen vollständigen Finanzbericht zu bekommen.” Auch der Vertrieb spürt es: Er sieht jetzt selbst, wie sich Kunden entwickeln, ob Rechnungen offen sind, ob Zahlungen angemahnt werden. Früher musste er beim Controlling nachfragen und bekam die Daten oft nicht in der gewünschten Tiefe oder Form.
Expedeon arbeitet heute mit einem besseren Verständnis des eigenen Geschäfts. “Wir können uns auf Trends konzentrieren, unser Vertrieb sieht, welche Produkte Kunden kaufen, und erkennt Gelegenheiten für Cross- und Upselling.” Chanthong erstellt die Finanzberichte für alle fünf Regionen ohne Mühe und schickt allen Beteiligten passendere Auswertungen.
Vor Rapidi wirkte es so schwierig
Rapidi war nicht Expedeons erster Versuch, NAV und Salesforce zu verbinden. Ein früherer Konnektor eines anderen Anbieters lief überhaupt nicht gut: zu kompliziert, zu viele Ebenen im Datenfluss und für das Team schwer zu beherrschen. Jede erbetene Korrektur kam mit Kosten, die vorher nicht genannt worden waren. Also verabschiedete man sich von diesem Modell.
Es gibt viele mögliche Lösungen, um Salesforce mit anderen Diensten zu verbinden, aber eine zu finden, die sich leicht einführen lässt, ist ziemlich selten. Schließlich sind wir auf Rapidi gestoßen.
Nach einer misslungenen ersten Einführung ging das Team mit schärferen Anforderungen in die Suche: Datenqualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Zu den Gesprächen mit Rapidi brachte es eine detaillierte Liste von Bedenken mit und bekam Antworten darauf.
Von der Anforderung zur Wirklichkeit
NAV und Salesforce halten Daten nicht immer in derselben Form. “Wir müssen die richtigen Daten aus NAV holen und sie in Salesforce brauchbar darstellen”, sagt Chanthong. “Das ist nicht so einfach, wie es klingt.”
Weil Datenqualität so schwer wog, entschied man sich für eine enge Integration. Konten und Kontakte sind in NAV und Salesforce ein Spiegelbild, synchronisiert in beide Richtungen, was versehentliche Dubletten verringert. Angaben zu Produkten, Umsätzen und Zahlungen samt Historie fließen von NAV nach Salesforce, neue Opportunities in die andere Richtung.
Die Zuverlässigkeit war schnell gesagt und schwerer einzulösen: Die Verbindung musste jederzeit stehen. Die Sicherheit war das dritte Standbein. „Wir sind ein Handelsunternehmen und haben viele sensible Daten über unsere Kunden. Bei anderen Unternehmen hat es viele Sicherheitsvorfälle gegeben, deshalb muss Cybersicherheit bei uns ganz vorn stehen.“
Wir stützen uns den ganzen Tag, jeden Tag auf diese Daten, also müssen sie stimmen, und das System muss durchgehend laufen. Weil wir sehr viele Kundendaten haben, da wir in der Regel direkt an sie verkaufen, müssen wir selbstverständlich ein hohes Sicherheitsniveau halten. Rapidi hat uns überzeugt, dass sie unsere strengen Anforderungen erfüllen können. Nach Abschluss der Einführung hatten sie tatsächlich alles zu unserer Zufriedenheit gelöst.
Das Onboarding gab den Ton vor. Chanthong erklärte, was er brauchte, und das Projektwerkzeug und der Berater von Rapidi übernahmen von dort. “Ich wusste, was ich wollte, und wir konnten gemeinsam Lösungen entwickeln. Es war wirklich ein angenehmer Prozess. Mir hat gefallen, dass die Rapidi-Berater nicht nur unsere aktuellen Anforderungen umsetzen wollten, sondern auch an künftige Bedürfnisse gedacht und die Umsetzung robuster gemacht haben.”
Sein Vertrauen wuchs im Verlauf. “Je vertrauter mir das Dashboard während der Einführung wurde, desto sicherer war ich, dass das System unsere Anforderungen erfüllen würde. Es wirkte sehr flexibel, leicht verständlich und, ebenso wichtig, zuverlässig.”
Im laufenden Betrieb
Im Alltag sind Fehler selten und leicht einzugrenzen. “Mit mehr Erfahrung und Schulung meldet Rapidi nur noch ein- oder zweimal pro Woche Fehler, und die gehen meist auf Eingabefehler zurück. Über das Dashboard von Rapidi sehen wir das Problem gut, es lässt sich leicht eingrenzen und beheben, und danach läuft die Synchronisation sauber weiter.”
Die erste Supportanfrage nach dem Start war, einige Felder aus NAV zu ergänzen. “Das war sehr unkompliziert. Innerhalb von 24 Stunden, nachdem wir erklärt hatten, was wir brauchten, lief es.”
Rat für andere
Chanthong hat einen Rat für Unternehmen, die überlegen, die Verbindung selbst zu bauen.
Sie könnten versucht sein, eine solche Integrationslösung im eigenen Haus zu entwickeln, aber Sie werden weder Zeit noch Geld sparen. Auf lange Sicht spart es Kosten und Ärger, auf die Fachleute zu setzen.
Salesforce und Dynamics NAV im Einsatz?
Sagen Sie uns, welche NAV-Version Sie einsetzen und was Sie in Salesforce sehen müssen, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.