Fallstudie
VariQuest und der heilige Gral der Cloud-Konnektivität
Varitronics behielt Salesforce als CRM, verlegte das ERP auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und verband beides mit Rapidi. Neun Monate Vorbereitung, termingerecht live, und am ersten Tag keine bösen Überraschungen.
Varitronics LLC, ein Großhändler für Spezialdrucker an Schulen aus Minnesota, nutzte Salesforce seit den frühen 2000er-Jahren. 2018 löste das Unternehmen Ascent ab, ein Salesforce-basiertes ERP, mit dem es nie ganz zufrieden war, und wechselte zu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi synchronisiert Konten und Produkte zwischen beiden Systemen, Kreditlimits und Kreditsperren laufen in die Gegenrichtung. Das System ging planmäßig am 2. Januar 2019 in Betrieb.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Über Varitronics
Varitronics, LLC ist ein Unternehmen aus Minnesota, das unter dem Namen “VariQuest Visual Learning Tools” auftritt. Es ist ein bedeutender US-Großhändler für Spezialdrucker an Schulen — Großformat-, 3-D- und Etikettendrucker, dazu Geräte wie Laminiermaschinen und Stanzen. Vertrieben wird über ein Netz strategisch verteilter Händler und direkt an Kunden.
Zum Kundenstamm von Varitronics gehören mehr als 30.000 Kindertagesstätten, Grundschulen, weiterführende Schulen und Hochschulen in ganz Nordamerika. Mit der VariQuest-Produktreihe erstellen Lehrkräfte und Lernende schnell visuelle Hilfsmittel, die den Unterricht differenzieren, ein einheitliches Schulbild schaffen und Schülerinnen und Schüler einbinden. Das Unternehmen ist in Privatbesitz und hat seinen Sitz in Brooklyn Park, Minnesota. Mehr dazu auf variquest.com.
Aufstieg in die Cloud
Varitronics nutzt Salesforce seit den frühen 2000er-Jahren, als das Unternehmen noch zur Brady Corporation gehörte. Nach der Verselbständigung 2012 sah das Team keinen Grund, das CRM zu wechseln: Salesforce deckte vieles ab, was Vertrieb und Management brauchten. Beim ERP sah es anders aus.
Auf das ERP, das beim früheren Eigentümer im eigenen Rechenzentrum lief, hatte das Unternehmen keinen Zugriff mehr. Also versuchte es, Finanzen, Bestände und Distribution mit Ascent abzudecken, einem Salesforce-basierten ERP. Ganz zufrieden war man damit nie. Als sich herausstellte, dass es NAV auch als Cloud-Version gab, war die Zeit für einen Wechsel gekommen.
Die Cloud war uns beim ERP genauso wichtig wie beim CRM. Salesforce ist das beste CRM auf dem Markt, und mit Dynamics 365 Business Central bietet Microsoft nun das beste cloudbasierte ERP.
Rapidi, das fehlende Bindeglied
Varitronics stieß auf dasselbe Problem wie viele Unternehmen, die CRM und ERP parallel betreiben: Die beiden Systeme sprechen nicht miteinander. Das erzwingt doppelte Dateneingabe an zwei Stellen und viel Im- und Export, was Zeit kostet und Fehler geradezu einlädt.
Rapidi wurde uns von Stoneridge Software empfohlen, unserem Implementierungspartner. Rapidi hat bei uns einen guten ersten Eindruck hinterlassen, und wir fühlten uns mit dem Angebot wohl. Wir haben uns auch eine andere Lösung angesehen, aber die Entscheidung für Rapidi und ihre Datenintegrationslösung fiel leicht.
Die Salesforce-Installation von Varitronics war stark angepasst worden, auch wegen des vorherigen ERP. Hallbeck hielt das nicht für gut: “Wir wollten eigentlich eine ziemlich schnörkellose ERP-Einführung, und genau die haben wir bekommen. Mit einer Ausnahme: die Seriennummern der Drucker, die im ERP erzeugt werden und auch in Salesforce etwas Anpassung erfordern.”
In der Umsetzung werden Konten in Salesforce angelegt und gepflegt und von Rapidi nach Dynamics 365 Business Central synchronisiert; nur Kreditlimits und Kreditsperren laufen in die andere Richtung. Sämtliche Produktdaten werden in Business Central erfasst, und Rapidi überträgt neue und geänderte Produktinformationen nach Salesforce.
“Am Ende”, berichtet Hallbeck, “war unsere Einführung wohl nicht weit vom Üblichen entfernt. Weil wir Salesforce nur für seinen eigentlichen Zweck als CRM einsetzen, haben wir längst nicht mehr so viele Anpassungen wie früher. Und das ist gut so.”
Reibungsloser Verlauf
Hallbeck hat zwanzig Jahre Erfahrung mit ERP-Einführungen und unterschätzt sie nicht.
Sie sind nichts für schwache Nerven und können richtig fordernd sein. Selbst 3, 6 oder 9 Monate nach dem Start ist das System vielleicht noch nicht da, wo es sein sollte. Ich glaube, das war meine siebte ERP-Einführung, und von vorne bis hinten die beste. Rapidi hatte daran großen Anteil.
Über die Beraterinnen und Berater spricht er ebenso anerkennend wie über das Produkt: “Der Rapidi-Berater war immer für uns da und hat oft früh oder spät gearbeitet, um unserer anderen Zeitzone entgegenzukommen. Mein Teammitglied, das eng mit ihm zusammengearbeitet hat, war ausgesprochen dankbar.”
“Das Beste”, erinnert er sich, “war, dass wir beim Start am 2. Januar keine bösen Überraschungen erlebt haben, wir brauchten nur ein paar Feinjustierungen. Jetzt sind drei Monate vergangen, und das System war kein einziges Mal ausgefallen. Die Verbindungen funktionieren genau so, wie Rapidi es uns zugesagt hat.”
Rückblick
Nach dem Abschluss der Einführung zeigte sich der Gewinn zuerst im Berichtswesen. “Unser Management-Team profitiert am meisten”, sagt Hallbeck. “Früher hatten wir mit dem alten ERP große Mühe, brauchbare Auswertungen zu Vertriebsmitarbeitenden und Kundenumsätzen zu bekommen. Uns war klar, dass ein Teil der Informationen in Salesforce liegt und ein anderer in Business Central. Weil beide so sauber verbunden sind, erstellen wir Berichte, ohne uns Gedanken zu machen, woher die Daten stammen.”
Auch die Akzeptanz war kein Problem. “Veränderung ist immer schwierig, selbst wenn sie gut begründet ist”, merkt er an, “deshalb hatten wir im Vorfeld viele Termine mit unserer Anwendergruppe, um sie so gut wie möglich vorzubereiten. Wir treffen uns weiterhin mit ihnen, und die Stimmung ist gut. Ich denke, es wird immer besser werden, je mehr unsere Anwender die Informationen nutzen, die ihnen jetzt zur Verfügung stehen.”
Das Beste an Rapidi ist, dass es sehr einfach ist — es funktioniert einfach. Und wenn wir Hilfe oder einen Rat brauchen, sind die Rapidi-Berater immer für uns da. Sie kennen nicht nur ihr eigenes Produkt, sie sind auch Fachleute für Salesforce und Business Central.
Selbst das Händlernetz hat profitiert. Hallbeck hat von dort positive Rückmeldungen bekommen: “Sie stellen fest, dass sich Aufträge viel leichter erfassen lassen, und das ist für uns natürlich sehr gut.”
Rat für andere
Viele Rapidi-Kunden starten mit einem ERP und führen Salesforce später ein. Varitronics ging den umgekehrten Weg und stellte ein neues ERP neben eine bestehende Salesforce-Installation. Für alle auf demselben Weg hat Hallbeck einen Rat.
“Nehmen Sie sich genug Zeit! ERP-Einführungen können sehr schwierig sein. Wir haben uns 9 Monate gegeben, um sicherzugehen, dass wir an Tag 1 ein gutes System haben. Und das hatten wir.”
Rapidi empfiehlt er ohne Zögern weiter: “Wer mich fragt und ähnliche Anforderungen hat, dem sage ich, er soll sich Rapidi ansehen.”
ERP wechseln bei bestehendem CRM?
Sagen Sie uns, auf welches ERP Sie wechseln und welche Salesforce-Edition Sie einsetzen, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.