Fallstudie
KTBLACK zählt pünktlich und korrekt aus
Ein Personaldienstleister aus Texas wickelte die Lohnabrechnung zwischen Salesforce und Dynamics GP über eine starre XML-Verbindung ab, die sich still aufhängte. Ein fehlgeschlagener Datensatz kostete früher Tage. Heute sind es Minuten, und die Abrechnung ist donnerstags fertig.
KTBLACK Services vermittelt Fachkräfte an Arbeitgeber in den gesamten USA, und die Lohnabrechnung ist eine der Hauptleistungen, die das Unternehmen verkauft. Die Lohndaten liefen über einen XML-Prozess von Salesforce nach Microsoft Dynamics GP: unflexibel, langsam und undurchsichtig. Jedes neue Feld musste der Anbieter programmieren, und wenn der Prozess stehen blieb, sah niemand warum. Rapidi hat ihn abgelöst. Die eigene IT ergänzt Felder selbst, fehlgeschlagene Datensätze lassen sich in Minuten eingrenzen und beheben, und ein Rückfluss von GP nach Salesforce bringt jetzt die elektronischen Lohnabrechnungen, die der alte Prozess nie unterstützen konnte.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Über KTBLACK Services
KTBLACK Services ist ein Personaldienstleister aus Texas, der Arbeitgebern in den gesamten USA Fachkräfte vermittelt, mit Personalberatern in mehreren Regionalbüros. Die Tochtergesellschaften tragen die Namen ihrer Nischen: Skilled Safety, KTB Medical, Skilled Trades, Skilled Energy und Skilled Technical. Der Bereich G.Boren Services stellt Sicherheits- und Veranstaltungspersonal.
Gegründet wurde das Unternehmen von einer kleinen Gruppe erfahrener Branchenleute mit einer gemeinsamen Vorstellung davon, wie ein Personaldienstleister arbeiten sollte: Karrieren ermöglichen statt Stellen im Drehkreuz besetzen, offener und ehrlicher zwischen Unternehmen und Bewerbern vermitteln und beiden Seiten mehr Stabilität geben. Gut ein Jahrzehnt später misst sich das Unternehmen weiterhin daran, in vielen Branchen. Mehr über das Unternehmen unter ktblack.com.
Warum die Lohnabrechnung der schwierige Teil ist
Isaac Veliz, IT-Spezialist bei KTBLACK, beschreibt die Lohnabrechnung als eine der lästigsten Aufgaben für ein Unternehmen, das Zeitpersonal stellt: Stundenzettel einsammeln, prüfen, erfassen, Vergütung und Abzüge berechnen und am Ende tatsächlich auszahlen.
Die Abrechnung ist hier keine Verwaltungsaufgabe im Hintergrund, sondern eine Leistung, die KTBLACK verkauft. Sie macht es einfach, viele Menschen für kurze Zeit einzustellen, etwa für eine Messe oder ein Festival. Einer der Wettbewerbsvorteile des Unternehmens ist die Flexibilität bei der Auszahlung von Vertragskräften: Scheck, Pay Card oder Überweisung.
Von XML zu Rapidi
KTBLACK setzt Salesforce seit mehreren Jahren zusammen mit Microsoft Dynamics GP ein. Die Lohndaten liefen über einen XML-Prozess von Salesforce nach GP. Er funktionierte, mehr schlecht als recht, war aber unflexibel: Schon eine kleine Änderung, etwa ein neues Feld in Salesforce, musste der Anbieter programmieren.
Das System hängte sich manchmal still auf, und oft fiel das erst auf, wenn jemand etwas Zeitkritisches erfasst hatte und merkte, dass es nicht nach GP übertragen worden war. Wir hatten keinerlei Einblick in das Problem, also musste unser Anbieter kommen und es beheben, was ein bis zwei Tage dauern konnte. Das hielt unser Abrechnungsteam auf, das in GP arbeitet, und hieß, dass wir statt freitags fertig zu werden oft samstags Leute in Überstunden hatten.
KTBLACK betreibt ein stark angepasstes Salesforce, größtenteils mit eigenen Objekten, und hat auch GP erheblich angepasst. Ein Standardsystem auf XML-Basis konnte nicht alle gewünschten Daten übertragen, weil jede Änderung Individualsoftware bedeutete. “Der XML-Prozess war schon im besten Fall langsam”, sagt Veliz, “und deutlich mehr Informationen in die Übertragungen zu packen, hätte ihn untragbar gemacht.”
Also suchte man eine Alternative. Rapidi überzeugte durch die Möglichkeit individueller Integrationen, die einfache Bedienung und die Transparenz. Ein neues Feld zu ergänzen ist unkompliziert: Man gibt an, woher in Salesforce die Daten kommen und wohin in GP sie gehen, oder umgekehrt. Es ist einfach genug, dass die eigene IT von KTBLACK die Änderungen vornimmt.
Wenn eine Übertragung fehlschlägt, etwa weil jemand ein Datum als 2218 statt 2018 erfasst hat, lässt sich der betreffende Datensatz leicht eingrenzen, innerhalb von Minuten korrigieren, und die Synchronisation läuft weiter.
Ideal wäre eine perfekte Eingabeprüfung in beiden Systemen. Bis dahin gilt: Manches, was Salesforce akzeptiert, weist GP zurück, und umgekehrt. Die Transparenz von Rapidi macht den fehlerhaften Datensatz schnell auffindbar und korrigierbar, und sie zeigt zugleich, wo sich die Eingabeprüfung selbst verbessern ließe.
Was sich im Betrieb geändert hat
Der Prozess ist zudem schlicht schneller.
Unsere Übertragungen laufen jetzt zuverlässig, es staut sich nie etwas, und die Daten sind da, wenn wir sie brauchen.
Der Wechsel von XML zu Rapidi hat die Arbeitswoche verändert. “Wir müssen nicht nur nicht mehr samstags kommen, um die Abrechnung fertigzustellen”, berichtet Veliz, “der größte Teil ist donnerstags erledigt, und freitags bleiben nur verspätete oder problematische Datensätze.”
Die Abrechnung läuft im Wochenrhythmus. Die Beschäftigten reichen ihre Stundenzettel montags für die Vorwoche bei ihrer Führungskraft ein, die Lohnbuchhaltung hat sie spätestens mittwochs, und der Abrechnungslauf beginnt donnerstags. Heute endet er oft auch dort.
Was als Nächstes kommt
Rapidi hat außerdem einen Rückfluss von GP nach Salesforce eröffnet, der sämtliche elektronischen Lohnabrechnungen mitbringt. Die Beschäftigten im Außendienst haben damit die Informationen, um Fragen zur Vergütung zu beantworten und Probleme zu klären — etwas, wofür die alte XML-Übertragung nie flexibel genug war. “Wir freuen uns auf den Nutzen, den diese Transparenz bei den Lohnabrechnungen bringen wird”, sagt Veliz.
KTBLACK hat während der Integration eng mit einem Rapidi-Berater zusammengearbeitet. “Unsere Rapidi-Berater haben sehr schnell reagiert, und egal welche neue Übertragung wir angefragt haben, sie haben immer einen Weg gefunden. Es hilft sehr, dass sie nicht nur ihre eigene Software beherrschen, sondern auch Salesforce und GP.”
Rat für andere
Auf die Frage, was er anderen Unternehmen vor einer Integration über mehrere Plattformen raten würde, empfiehlt Veliz ohne Zögern Rapidi — und nennt eine Sache, die vorher zu tun ist.
Bevor Sie mit der Integration beginnen, sollten Sie sich unbedingt hinsetzen und festlegen, wie der Informationsfluss zwischen Ihrem CRM und Ihrem ERP oder anderer Software aussehen soll. Wir hatten keine großen Probleme mit der Datenbereinigung, weil wir schon eine Integrationslösung hatten, aber wenn Sie bei null anfangen, müssen Sie das unbedingt einplanen.
Salesforce und Dynamics GP im Einsatz?
Sagen Sie uns, welche Datensätze zwischen beiden wandern und wie oft, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.