Caso de éxito
Educate 360 sustituye unas API a medida que fallaban en cinco marcas
Cinco marcas de formación profesional, una organización de Salesforce, un libro mayor en Business Central y una capa de API propias que se rompía cada vez que uno de los fabricantes publicaba una actualización. Rapidi lo sustituyó todo por una integración sin código.
Educate 360 opera New Horizons, Project Management Academy, Six Sigma Online, Velopi y Watermark Learning. Salesforce lleva las ventas y la gestión de clientes, Business Central la contabilidad, y unas API a medida las unían. No soportaban el volumen, se rompían con cada actualización semestral y exigían un desarrollador para cualquier cambio. Hoy Rapidi sincroniza más de 100 transacciones al día en las cinco marcas, sin código.
Hablar con un experto en integración
Resumen
Educate 360 opera cinco marcas de formación profesional en varios países. La empresa usa Salesforce para ventas y gestión de clientes, y Microsoft Dynamics 365 Business Central para contabilidad. Antes de Rapidi, unas API a medida conectaban ambos sistemas. Se venían abajo con los altos volúmenes de transacciones, obligaban al personal a introducir datos a mano y generaban incoherencias entre departamentos.
De un vistazo:
Rapidi sustituyó las API a medida por una integración bidireccional sin código que hoy gestiona automáticamente todas las transferencias de datos entre Salesforce y Business Central.
Recomiendo Rapidi sin reservas a cualquiera que se enfrente a problemas de integración. Su rendimiento, su fiabilidad y su soporte han sido excelentes. Rapidi no es una simple herramienta. Es un socio en nuestro crecimiento.
¿Quién es Educate 360?
Educate 360 es una empresa matriz del sector de la formación profesional. Sus marcas comparten una misma misión: ayudar a profesionales y organizaciones a adquirir las competencias que exige una economía impulsada por la tecnología.
Las cinco marcas que integran Educate 360:
- New Horizons: proveedor de certificaciones de TI especializado en desarrollo técnico, computación en la nube, seguridad de la información y programas de formación con financiación pública.
- Project Management Academy (PMA): prepara a jefes de proyecto de empresas del Fortune 100 para el crecimiento del negocio. Ofrece preparación para las certificaciones del PMI y formación en Agile.
- Six Sigma Online: ofrece certificaciones Six Sigma a ritmo propio, un conjunto de técnicas de gestión para reducir errores y mejorar los procesos de negocio.
- Velopi: proveedor irlandés de formación en gestión de proyectos para la empresa, al servicio de multinacionales y organismos públicos de toda Europa.
- Watermark Learning: referencia en la preparación de certificaciones de análisis de negocio y liderazgo, centrada en formación, consultoría y acompañamiento.
Cuando Educate 360 adquirió Project Management Academy y Watermark Learning, la matriz operaba su propio sistema desarrollado internamente para la gestión centralizada de clientes y del negocio. La mayoría de los procesos de Watermark Learning seguían siendo manuales. Educate 360 necesitaba llevarlos a un sistema único y estandarizado.
Los problemas de datos de Educate 360
Watermark Learning se adquirió en 2019, y la mayoría de sus procesos seguían siendo manuales. A finales de ese mismo año Educate 360 implantó Salesforce y trasladó a Salesforce el sistema interno para la mayor parte del negocio. El departamento de contabilidad, por su parte, usaba Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Conectar Salesforce y Business Central a través del sistema central de Educate 360 obligaba a construir toda una serie de API a medida. De ahí surgieron tres problemas.
Primero, aquellas API no soportaban el volumen de transacciones que generaban cada día cinco marcas. Las sincronizaciones fallaban. Un dato existía en un sistema y no en el otro. El personal no tenía forma de saber qué sistema contenía el registro correcto.
Segundo, cualquier cambio en Salesforce o en Business Central ponía en riesgo la capa de API. Las actualizaciones semestrales de Microsoft y de Salesforce, junto con los cambios de versión de las API, exigían la intervención de un desarrollador para mantener las conexiones en pie.
Tercero, el montaje a medida requería tiempo de desarrollo dedicado para cada ajuste. Añadir un campo, cambiar una regla de sincronización o incorporar una marca nueva: todo pasaba por tocar código. Eso frenaba a toda la organización.
Lo que Educate 360 necesitaba
- Una conexión directa entre Salesforce y Business Central que sustituyera la frágil capa de API propia.
- Un flujo de datos automatizado que eliminara la introducción manual entre sistemas y redujera errores.
- Sincronización en tiempo real, para que pedidos, datos de clientes, calendarios de clases y datos de envío estuvieran al día en ambos sistemas.
- Una plataforma sin código que su equipo pudiera ajustar sin conocimientos profundos de programación.
- Soporte multimarca capaz de crecer a medida que Educate 360 adquiriera marcas o lanzara nuevos servicios.
- Tratamiento de altos volúmenes de transacciones en las cinco marcas, sin sincronizaciones fallidas ni cuellos de botella.
- Datos coherentes entre plataformas, para eliminar la limpieza manual de datos entre sistemas.
Tras explorar API a medida, Power Automate y otras plataformas de integración, el equipo de Educate 360 seguía sin encontrar una solución que resolviera su configuración tan personalizada y su volumen de transacciones. Entonces dieron con Rapidi.
Rapidi es el camino. Es la solución más rentable del mercado, y funciona.
Cómo resolvió Rapidi el problema de integración
Rapidi construyó para Educate 360 una integración de datos completa y bidireccional entre Salesforce (CRM) y Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP).
La integración sincroniza hoy automáticamente los siguientes datos entre ambos sistemas:
- Registros de clientes y cuentas
- Pedidos de venta abiertos
- Facturas y abonos
- Recordatorios de pago
- Artículos, precios y datos de proveedores (de Business Central a Salesforce)
Cómo se puso en marcha la integración
La puesta en marcha inicial exigió una colaboración estrecha entre Rapidi y el equipo de TI de Educate 360. Los sistemas de Educate 360 estaban muy personalizados. Los conectores estándar por sí solos no habrían cubierto todos los datos.
Rapidi empezó con plantillas preconfiguradas para los flujos habituales entre Salesforce y Business Central: clientes, contactos, pedidos y facturas. Después el equipo asignó los campos propios y los objetos no estándar de Educate 360 a los destinos correctos en cada sistema.
Más allá de la sincronización principal, la solución de Rapidi cubre además:
- Gestión de eventos y logística: los lugares y los datos de ubicación en Salesforce se corresponden con los campos equivalentes en Business Central. Los calendarios de clases se mantienen alineados en ambas plataformas.
- Sincronización del catálogo de productos: los detalles de producto (event codes) en Salesforce se asignan a valores de dimensión en Business Central. Cuando se lanza un curso o una certificación, el catálogo se actualiza en ambos sistemas.
- Seguimiento de pedidos: los números de seguimiento fluyen de Business Central a Salesforce. Ventas y soporte ven el estado de envío y entrega sin salir de Salesforce.
El equipo de Rapidi fue extraordinario. La combinación de una herramienta flexible como Rapidi y su ayuda nos dio por fin una solución de integración que hace funcionar nuestro día a día a la perfección.
Rapidi hizo un trabajo excelente integrando nuestro Salesforce con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi es realmente el socio de integración de referencia cuando hay que conectar Salesforce CRM con Dynamics.
La integración de Rapidi da a Educate 360 transparencia completa sobre las transacciones y la capacidad de generar informes de ventas detallados. La dirección comercial y la dirección general trabajan desde una única fuente fiable que refleja con exactitud los ingresos de las cinco marcas.
Resultados: qué cambió con Rapidi
Se eliminó la introducción manual de datos. Antes de Rapidi, el personal introducía a mano registros de clientes, pedidos y facturas tanto en Salesforce como en Business Central. Hoy la integración transfiere esos datos automáticamente. La plataforma sin código de Rapidi redujo un 90 % el trabajo manual con datos en las cinco marcas de Educate 360.
Datos coherentes entre sistemas. Datos de clientes, pedidos de venta abiertos, facturas y abonos se sincronizan en tiempo real. El personal ve la misma información en cualquier departamento. Las tareas de limpieza de datos, que antes consumían demasiadas horas por semana, se redujeron casi a cero.
Soporte multimarca sin desarrollo adicional. La integración cubre las cinco marcas de Educate 360 desde una sola plataforma. Añadir marcas nuevas no exige código a medida ni nuevas conexiones de API.
Procesamiento de altos volúmenes. Educate 360 procesa más de 100 transacciones al día en el conjunto de las marcas. Rapidi soporta ese volumen sin los fallos ni los cuellos de botella que lastraban el montaje de API a medida.
Ninguna programación para hacer cambios. Cuando Educate 360 necesita añadir campos, ajustar reglas de sincronización o incorporar una marca, su propio equipo hace los cambios directamente en la plataforma de Rapidi. Los ajustes habituales no requieren desarrollador.
Sincronización de gestión de eventos y logística. Lugares, calendarios de clases, códigos de producto y números de seguimiento circulan automáticamente entre Salesforce y Business Central. La dirección comercial ve los datos de seguimiento en Salesforce sin cambiar de sistema.
Base para el crecimiento futuro. La integración sienta las bases de futuras conexiones, incluidas posibles integraciones con CRM Sales y HubSpot, sin programación compleja.
La tranquilidad que nos da Rapidi, saber que nuestra integración de datos funciona sin ruido en segundo plano, nos permite centrarnos en nuestra misión principal: ofrecer formación de calidad. Es una pieza esencial de nuestra estrategia de TI.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en integrar Salesforce con Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Con las plantillas preconfiguradas de Rapidi, una integración bidireccional estándar puede quedar lista en tres horas. Cubre la sincronización de clientes y cuentas, pedidos abiertos, facturas, abonos y asientos contables. Las integraciones a medida, con campos no estándar o lógica de negocio compleja, llevan más tiempo: normalmente días, no semanas. Compárese con el desarrollo de API propias, que suele exigir de 50 a más de 100 horas por punto de conexión.
¿Qué tipos de datos se sincronizan entre Salesforce y Business Central a través de Rapidi?
Rapidi sincroniza registros de clientes y cuentas, contactos, pedidos de venta abiertos, facturas, abonos, recordatorios de pago, artículos, precios y datos de proveedores. Todo ello circula en ambos sentidos. En el caso de Educate 360, la integración cubre además los event codes (detalles de producto), los lugares y datos de ubicación, y los números de seguimiento y envío. Por la plataforma pueden pasar tanto objetos estándar como objetos personalizados.
¿Necesito un desarrollador para mantener la integración entre Salesforce y Business Central?
No. Rapidi es una plataforma sin código. Su equipo de negocio añade campos, cambia reglas de sincronización y ajusta asignaciones de datos sin escribir código. Es una preocupación habitual en el foro de la comunidad de Dynamics 365, donde los usuarios describen un gasto considerable de recursos de TI en mantener integraciones por API propias. Rapidi elimina esa dependencia.
¿Por qué fallaron las API a medida de Educate 360 y cómo lo resolvió Rapidi?
Educate 360 había construido API a medida para conectar su sistema interno con Salesforce. Cuando además hubo que conectar Business Central, la capa de API no pudo con el volumen de transacciones ni con la complejidad de una configuración tan personalizada. Los puntos de fallo habituales de las API propias son las diferencias de formato entre sistemas, la falta de gestión de errores integrada ante conflictos de sincronización y el esfuerzo continuo de desarrollo cada vez que uno de los sistemas se actualiza. Rapidi lo resuelve con conectores ya construidos que se encargan de la asignación de datos, la resolución de conflictos y las transferencias de gran volumen sin código a medida.
¿Cómo gestiona Rapidi los conflictos cuando Salesforce y Business Central actualizan el mismo registro?
Rapidi usa una lógica de transferencia que permite definir qué sistema manda en cada campo. Por ejemplo, puede fijar Business Central como referencia para precios y datos financieros, y Salesforce para datos de contacto y actividad comercial. Para los campos que ambos sistemas necesitan actualizar, Rapidi admite sincronización bidireccional con detección de conflictos. Es uno de los retos de integración más citados en la comunidad de Dynamics 365 y en los foros de desarrolladores de Salesforce.
¿Qué diferencia a Rapidi de Celigo, SmartConnect o Power Automate?
Rapidi está especializado en integraciones entre Salesforce y Microsoft Dynamics. La plataforma cuenta con plantillas preconfiguradas creadas específicamente para los flujos entre Salesforce y Business Central, lo que acorta el tiempo de implantación. Power Automate funciona mejor para flujos sencillos de disparador y acción. Rapidi resuelve sincronizaciones bidireccionales complejas con altos volúmenes de transacciones. Plataformas más generalistas como Celigo o MuleSoft cubren muchos tipos de integración, pero con costes mayores y una curva de aprendizaje más pronunciada. Rapidi tiene amplia experiencia en integración ERP-CRM, y la tiene desde 1996.
¿Es Rapidi adecuado para empresas de educación y formación?
Sí. Las empresas de educación y formación tienen necesidades de datos específicas: calendarios de clases, catálogos de cursos, gestión de sedes, seguimiento de certificaciones y registros de participantes. La integración de Educate 360 cubre todo eso mediante asignaciones de campos personalizadas. Los event codes en Salesforce se asignan a valores de dimensión en Business Central. Lugares y datos de ubicación se corresponden en ambos sistemas. Eso convierte a Rapidi en una buena opción para centros de formación, plataformas de educación en línea y organismos certificadores que usan Salesforce y Business Central.
¿Qué ocurre con la integración cuando Salesforce o Business Central publican una actualización?
Rapidi es una plataforma en la nube. Cuando Salesforce o Microsoft publican actualizaciones, Rapidi se ocupa de la compatibilidad de los conectores por su parte. Su equipo no tiene que reescribir llamadas de API ni reconstruir integraciones después de una actualización. Para las empresas con API propias esa es una frustración habitual: un solo cambio de versión de la API de Salesforce o una actualización semestral de Business Central rompe las conexiones existentes y obliga a que los desarrolladores las arreglen.
¿Funciona Rapidi dentro de los límites de la API de Salesforce?
Sí. Salesforce impone límites estrictos a las llamadas de API. Rapidi se mantiene dentro de ellos agrupando peticiones y sincronizando solo los registros que han cambiado (sincronización delta) en lugar de conjuntos completos de datos. Las empresas que superan los límites de Salesforce sufren sincronizaciones fallidas y huecos en los datos. El enfoque de Rapidi mantiene el consumo de API por debajo de los umbrales permitidos y sigue ofreciendo datos exactos en tiempo real.
¿Qué medidas de seguridad protegen los datos durante la integración?
Rapidi cuenta con certificaciones de Salesforce y de Microsoft. Las transferencias de datos usan conexiones cifradas. La plataforma funciona en la nube, sin almacenar datos en servidores locales. Los controles de acceso permiten definir quién administra la integración y qué datos ve cada usuario. Para sectores con requisitos de cumplimiento, como los centros de formación que manejan datos de alumnos, ese es el punto de partida necesario.
¿Es Rapidi la integración adecuada para su empresa?
¿Necesita conectar Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Business Central sin construir API a medida?
Rapidi ofrece plantillas preconfiguradas que conectan Salesforce y Business Central de serie. Usted asigna sus campos de datos mediante una interfaz visual. No hace falta programar. Una implantación estándar tarda apenas tres horas en sincronizar en ambos sentidos clientes, pedidos, facturas y abonos.
¿Tiene API a medida y sistemas propios que deban funcionar con Salesforce y Business Central?
Rapidi lee sus configuraciones concretas de Salesforce y Business Central y admite la asignación de campos personalizados. Estructuras de datos particulares, objetos no estándar y campos propios del negocio se transfieren con exactitud. Educate 360 tenía una configuración muy personalizada y Rapidi cubrió cada dato.
¿Opera varias marcas o filiales que necesitan una integración de datos común?
Educate 360 opera cinco marcas de formación distintas con una sola integración de Rapidi. La plataforma trata los datos de todas las marcas por una única conexión. Cuando adquiere o lanza una marca, la añade al montaje existente en lugar de construir una integración desde cero.
Gilmore añade un detalle que afila el resto de la historia. La mayoría de los clientes de Rapidi parten de un ERP y añaden Salesforce después; Educate 360 desplegó los dos a la vez. «Visto en retrospectiva, fue una locura», dice, «pero por eso mismo era aún más decisivo encontrar una solución de integración que respondiera de verdad a nuestras necesidades complejas».
Educate 360 es un colectivo de marcas especializadas unidas por la misión de dar a personas y organizaciones las competencias necesarias para triunfar en una economía impulsada por la tecnología. Ofrece formación y desarrollo integrados en gestión y liderazgo, ciencia de datos e informática, adaptados a todos los niveles, desde la alta dirección hasta los perfiles de entrada: formación privada para grupos, descuentos en cursos abiertos y formación a demanda a través de un sistema de gestión del aprendizaje. Sus especialidades son la preparación de certificaciones, el análisis de negocio y la formación por competencias; entre sus marcas figura la Project Management Academy, fundada en 2009. Más sobre la empresa en educate360.com.
Póngase en contacto con Rapidi para conocer una integración a la medida de su negocio.
Beate Thomsen, cofundadora & Product Design
¿Varias marcas sobre el mismo par de sistemas?
Díganos qué sistemas utiliza y le diremos con claridad si una plantilla de Rapidi ya preparada le cubre.