Caso de éxito
Movieron el trabajo al sistema que era barato de cambiar
El World Business Council for Sustainable Development tenía una facturación lenta en su ERP, y cambiar ese ERP salía caro. En lugar de pagar por arreglarlo allí, movieron el proceso a Salesforce y dejaron que la integración contabilizara el resultado en Dynamics NAV. El apunte contable sigue donde le corresponde; el trabajo se fue a donde cambiar cuesta poco.
El WBCSD es una organización global dirigida por consejeros delegados que reúne a más de 200 grandes empresas, con sede en Ginebra, y trabaja para acelerar la transición hacia un mundo sostenible; sus miembros suman una facturación conjunta de más de 8,5 billones de dólares y unos 19 millones de empleados. Salesforce lleva la relación con miembros y clientes, los informes financieros y los eventos; Microsoft Dynamics NAV es el ERP financiero. Rapidi conecta ambos desde 2015 y mueve clientes, proveedores, contactos, pedidos, facturas de venta registradas y apuntes del libro mayor en ambos sentidos.
Hablar con un consultor de integración
Por qué a una ONG le importa la fontanería de datos
El WBCSD moviliza empresas en todo el mundo a través de seis programas de trabajo, produciendo herramientas, guías, casos de estudio y formación para que las empresas apliquen de verdad los criterios ambientales, sociales y de gobernanza. El objetivo a más largo plazo es cambiar la forma en que el sistema financiero premia a las empresas sostenibles.
Nada de eso es, a primera vista, un problema de integración. Lo es en cuanto uno se da cuenta de que todo se apoya en relaciones con miembros, eventos, facturas e informes — y de que una organización que dedica horas a conciliar dos bases de datos no las dedica a su misión.
La agenda de la sostenibilidad es cada vez más compleja: ya no va solo de reducir emisiones, de reputación o de empleo, sino de todos esos aspectos a la vez. Las empresas deben asumir un papel protagonista en las transformaciones que van a atravesar nuestros principales sistemas económicos.
Mahdi Sbeiti, responsable de tecnologías de la información y la comunicación en el WBCSD, resume el requisito con sencillez: un sistema capaz de transferir datos de un sistema a otro sin fricción.
Primero profundidad, luego sencillez
Los dos sistemas ya estaban elegidos. Salesforce se escogió por su facilidad de uso y su capacidad de personalización — «usamos Salesforce para la relación con clientes y miembros, pero también para los informes financieros y la gestión de eventos, entre otras cosas», dice Sbeiti — con Dynamics NAV como ERP financiero. Quedaba unirlos, y la selección se decidió por un criterio primero y otro después.
Rapidi fue la única solución que encontramos con capacidades de integración lo bastante profundas entre nuestro CRM y nuestro ERP financiero. Rapidi es muy fácil de usar. Su plataforma en línea permite integrar cualquier objeto y campo en cuestión de minutos.
Profundidad primero, porque un conector superficial falla justo en los objetos que importan. Sencillez después, porque quienes lo mantienen no son especialistas en integración. Ambas juntas permiten a un equipo técnico pequeño añadir un campo sin abrir un proyecto.
Qué circula, y en ambos sentidos
Rapidi sincroniza clientes, proveedores y contactos, además de pedidos y facturas de venta registradas, en ambos sentidos entre Salesforce y NAV.
«Funciona muy bien y podemos transferir datos de Salesforce a NAV y de NAV a Salesforce», dice Sbeiti. El efecto práctico es un reequilibrio de dónde ocurre el trabajo: «Ahora podemos hacer parte del trabajo pesado en Salesforce y dejar que la integración copie en NAV todo lo que necesitamos. Ha reducido bastante parte de nuestra carga y ha aumentado la eficiencia».
Los apuntes del libro mayor también se copian a Salesforce, y eso es lo que sostiene la parte de informes. Los informes de Salesforce sobre los datos financieros del ERP dan una imagen clara a dirección y personal sin que nadie exporte nada.
La decisión sobre la facturación
El ejemplo más claro es el flujo de facturación, y conviene leerlo como un patrón de diseño más que como una función.
El WBCSD crea y envía sus pedidos desde Salesforce. Cuando el cliente acepta el pedido, Salesforce le envía la factura y la registra en NAV. El apunte contable sigue aterrizando en el ERP; el proceso que lo rodea no se ejecuta allí.
La razón es el coste, y Sbeiti lo dice sin rodeos: el proceso antiguo en NAV era muy lento, y cualquier cambio que quisieran hacer en NAV resultaba muy caro comparado con Salesforce. Ante un sistema de registro caro de modificar y uno de interacción barato de modificar, pusieron la parte cambiante en el sitio cambiante. La integración es lo que hace segura esa separación.
El soporte, y la recomendación
Por robusta que sea la tecnología, sigue haciendo falta alguien que responda cuando no se comporta como debería.
«El equipo de soporte de Rapidi es estupendo y muy receptivo», dice Sbeiti. «No hace falta formación para una persona técnica, mientras sepa moverse por su plataforma en línea».
Si alguien necesita integrar datos entre Salesforce y Dynamics, recomendaría Rapidi encarecidamente. El sistema funciona muy bien y es muy fácil de implantar.
La integración lleva funcionando desde 2015, que es la parte de la historia que una cita del día del lanzamiento no puede contar.
El WBCSD es una organización global liderada por consejeros delegados que reúne a más de 200 grandes empresas para acelerar la transición hacia un mundo sostenible. Ayuda a sus miembros a ser más exitosos y más sostenibles, buscando el máximo impacto positivo para accionistas, medio ambiente y sociedad. A través de una red mundial de casi 70 consejos empresariales nacionales, sus miembros tienen un alcance sin igual, a lo largo y ancho de las cadenas de valor. Más sobre la organización en wbcsd.org.
¿Su ERP es caro de cambiar?
Entonces deje de cambiarlo. Díganos qué proceso va lento y dónde tiene que acabar el apunte, y le enseñaremos por dónde pasa la línea.