Caso de éxito
Detectar cambios en Dynamics AX sin tocar Dynamics AX
Quien haya integrado Microsoft Dynamics AX conoce la parte incómoda: AX no pone fácil averiguar qué ha cambiado desde la última vez. La respuesta habitual es añadir código dentro de AX que lo marque, es decir, una personalización que hay que mantener para siempre. ReadSoft, con filiales en diecisiete países y una fecha límite antes del siguiente trimestre comercial, no quería esa personalización. Y aun así consiguió la sincronización frecuente.
ReadSoft, después parte de Kofax, automatiza procesos basados en documentos — sobre todo cuentas a pagar, convirtiendo las facturas entrantes en papel, PDF o XML en datos estructurados. Puertas adentro usa Salesforce como CRM y Microsoft Dynamics AX como ERP, con filiales en 17 países. Rapidi conecta ambos, más el sistema de soporte RightNow, y emplea su tecnología Mirror para detectar los cambios en AX y transferir solo esos — con intervalos de hasta cinco minutos, sin programación adicional dentro de AX.
Hablar con un consultor de integración
Una fecha límite antes del siguiente ciclo de ventas
El proyecto tenía una fecha fija. La integración debía estar terminada dentro de una ventana concreta, antes de que arrancara el ciclo de ventas del trimestre siguiente, lo que descarta de entrada casi todas las opciones de gran arquitectura.
«Nuestra principal preocupación era la velocidad», dice Jani Kettula, jefe de proyecto de TI en ReadSoft AB, Suecia. El equipo estaba revisando las soluciones de integración del mercado cuando se topó con Rapidi: «Parecía una solución fácil de usar que te permite arrancar rápido, y eso era lo que necesitábamos».
La segunda preocupación era la profundidad técnica, y fue la que decidió.
Si busca una integración de Microsoft Dynamics AX con salesforce.com superior y profesional, entonces Rapidi es la elección. Rapidi sabe mucho más sobre integración con Microsoft Dynamics AX que todos los proveedores que revisamos. Eso nos dio la confianza de estar en buenas manos.
Por qué detectar cambios en AX es lo difícil
Sacar datos de un ERP una vez es fácil. Sacar solo lo que ha cambiado, cada pocos minutos, indefinidamente, es el problema de verdad — y las actualizaciones en Dynamics AX son difíciles de detectar desde fuera. El apaño estándar es programar dentro de AX para que registre sus propios cambios, lo que añade una personalización que el equipo de ERP hereda para toda la vida del sistema.
La tecnología Mirror de Rapidi lo evita. Mantiene su propia imagen de los datos de origen, deduce qué se ha movido y transfiere la diferencia. Dentro de AX no se añade nada.
Kettula, que había trabajado años con Dynamics AX antes de este proyecto, lo tomó como prueba y no como una función más: demuestra, dice, que Rapidi tiene el conocimiento profundo de Dynamics AX y entiende de verdad los problemas de su base de datos. Para ReadSoft el efecto práctico fue la frecuencia — un gran volumen de datos, sincronizado incluso cada cinco minutos, sin código que mantener en AX.
Qué cruza, y en qué dirección
Las cuentas circulan en ambos sentidos y se mantienen consistentes en todos los sistemas. Las cuentas nuevas se crean en Salesforce y se empujan a AX. Los productos y soluciones con sus precios hacen el camino inverso, de modo que el catálogo y cada lista de precios en Salesforce vienen del ERP y no de una hoja de cálculo que alguien mantiene.
Las oportunidades de Salesforce se convierten en presupuestos en AX, que es donde empieza el proceso de pedido. Los pedidos abiertos, tanto de clientes directos como de partners, vuelven a Salesforce para darles visibilidad y se actualizan allí en cuanto algo cambia en AX. El histórico de ventas y el de pagos quedan bajo cada cuenta.
Los casos de soporte se importaban de RightNow a Salesforce para que un responsable de cuenta viera los casos abiertos, con el plan de retirar RightNow en favor de Salesforce Service Cloud y operarlo todo en un mismo sitio.
La capacidad de Rapidi para entender las necesidades y los retos del cliente es lo que los distingue de sus competidores.
Los clientes de los partners también cuentan
Un detalle es propio de una empresa que vende a través de partners: ReadSoft guarda en el sistema los clientes de sus partners además de los suyos, porque necesita esa información para conceder una licencia.
Eso duplica la razón para que los datos sean correctos. Un registro que solo existe en el ERP es una licencia que nadie puede conceder y un caso de soporte que nadie puede vincular a una cuenta.
Lo que ganó la dirección
El CRM anterior daba cierta consistencia, pero sin integración en tiempo real el dato actualizado nunca estaba del todo a mano cuando una decisión de marketing o de ventas lo necesitaba.
Con la integración en marcha, la dirección puede comparar filiales entre sí con cifras que salen de la misma fuente. Ventas, soporte y gestión de producto leen la misma cuenta en el mismo sistema. Los responsables de cuenta consultan sus clientes y sus casos abiertos sin pedirle nada a nadie.
Rapidi es para nosotros el eslabón que faltaba para mejorar nuestros procesos internos y hacer crecer el negocio.
Kettula es preciso con lo que atribuye a cada cosa. El producto es estable, flexible y rápido sincronizando, dice, pero eso resuelve solo la mitad del problema — la otra mitad es entender el cómo y el porqué lo bastante bien como para guiar al cliente hasta el diseño correcto. Por eso, según él, eligieron Rapidi.
ReadSoft es pionera en la automatización de facturas desde los años noventa, cuando llevó al mercado la tecnología de formato libre para el procesamiento de facturas. Llegó a ser un líder mundial en la automatización de procesos de negocio basados en documentos, con más de 2.500 aplicaciones de cuentas a pagar en todo el mundo, más del doble que la suma de todos sus grandes competidores. Más sobre la empresa en readsoft.com.
¿Va a integrar Dynamics AX?
Pregúntenos cómo detectamos cambios sin añadir código dentro de su ERP. La mayoría de los proyectos de integración se lo plantean demasiado tarde.