Caso de éxito
Más de mil facturas al día, y una vista que antes no existía
Inter-Data gestiona a diario más de 1.000 líneas de pedido y de factura para 6.000 clientes. Rapidi las lleva entre Microsoft Dynamics C5 y Microsoft Dynamics CRM, y eso es justo lo que hace posible una matriz de productos: la facturación total por grupo de producto, por cliente, a lo largo del tiempo.
Inter-Data A/S implantó Microsoft Dynamics CRM para tener una visión de la comunicación y de la facturación total por cliente. Eso solo funciona si los clientes, los productos y las facturas circulan entre el ERP y el nuevo CRM. Rapidi lo hace en ambos sentidos: los datos de cliente y el comercial asignado van de C5 al CRM, donde ese campo decide quién ve qué; los productos y las tarifas siguen el mismo camino; las facturas generadas en C5 pasan al CRM y allí se analizan.
Hablar con un experto en integración
La necesidad
Inter-Data A/S se fundó en 1993 y es hoy uno de los principales distribuidores daneses de soluciones de PC y servidor, equipamiento informático y electrónica de consumo. La empresa emplea a unas 60 personas en Silkeborg y Copenhague. Más sobre la empresa en inter-data.dk.
Inter-Data A/S atiende a más de 6.000 clientes y procesa cada día más de 1.000 líneas de pedido y de factura en su ERP. Para tener una visión de la comunicación y de la facturación total por cliente a lo largo del tiempo, la empresa eligió Microsoft Dynamics CRM.
Esa decisión venía con una condición. Un CRM vale lo que sabe, así que la información de clientes, productos y facturas tenía que circular entre el ERP y el nuevo sistema. Sin eso, el CRM habría sido un segundo sitio donde teclear.
Nuestro socio de CRM nos recomendó la solución de integración de datos de Rapidi, y gracias a ella hemos podido aprovechar los datos valiosos que había en nuestros sistemas. Los datos que llegan del ERP al CRM se pueden usar ahora en una matriz de productos, donde vemos la facturación total por producto y por cliente a lo largo del tiempo. Esa visión nos da una ventaja competitiva y genera más ventas.
Los retos principales
- Una interfaz estable y segura entre el CRM y el ERP
- Integración flexible en ambos sentidos
- Gestionar un gran volumen de pedidos y facturas
- Un mínimo de mantenimiento
- Datos coherentes en los dos sistemas
La solución
Rapidi es el enlace entre el Microsoft Dynamics CRM de la empresa y su sistema financiero general, Microsoft Dynamics C5. Se ocupa de que toda la información relevante se intercambie automáticamente entre ambos.
Los datos de cliente circulan en los dos sentidos. El comercial asignado a cada cliente se mantiene en el ERP y se transfiere automáticamente al CRM, donde controla el acceso a los datos del cliente: el modelo de permisos sigue al ERP en lugar de mantenerse por duplicado. Los productos y las tarifas también se mantienen en el ERP y se actualizan automáticamente en el CRM.
Las facturas se generan en el ERP y pasan automáticamente al CRM, donde se analizan con BI. De ahí sale la matriz de productos: una visión de la facturación total por grupo de producto para cada cliente a lo largo del tiempo, difícil de obtener solo con Microsoft Dynamics C5.
Los resultados
Mejor proceso de venta y mejores rutinas de trabajo. El proceso de venta transcurre tanto en C5 como en el CRM, así que los datos tienen que estar al día en ambos. Rapidi los mantiene sincronizados, lo que ahorra mucho tiempo y libera a las personas: sin doble captura y sin saltar de un sistema a otro en mitad de una tarea.
Mejor atención al cliente. Hoy un comercial ve con facilidad el total y el detalle de lo que ha comprado un cliente. Es justo lo que uno quiere tener delante durante una conversación, e Inter-Data lo trata como una ventaja competitiva, no como una comodidad interna.
La visión del socio
Este caso tiene algo poco habitual: la mayor parte de lo documentado viene del integrador y no del cliente. Morten Gad, consultor técnico en C2 Relations, trabaja con Rapidi en toda una cartera de clientes, y lo que le interesa es qué le hace una herramienta a su propia capacidad de entrega.
C2 Relations es una empresa danesa dedicada a implantar soluciones de Microsoft Dynamics CRM. Implantó la solución para Inter-Data y construyó la parte de Business Intelligence dentro de Dynamics CRM — justamente la pieza que convierte las facturas transferidas en la matriz de productos. Más sobre el socio en c2-relations.dk.
Rapidi es la plataforma de integración de datos perfecta para nosotros como socio, porque cubre todas nuestras necesidades y requisitos en una sola herramienta. No tenemos que formarnos en varias herramientas para atender las distintas necesidades de nuestros clientes. Rapidi es muy flexible y cubre la integración con muchos sistemas, pero es especialmente sólida al conectar con la familia de productos Microsoft Dynamics.
En este proyecto concreto lo difícil era el volumen, y la respuesta fue el acceso, no la escalada.
Como Inter-Data tiene muchos datos que transferir, la solución de integración se vuelve muy compleja, pero trabajando con Rapidi podemos gestionarlo todo de forma muy flexible. Nosotros, como socio, tenemos acceso a la interfaz de configuración y podemos definir y montar allí nosotros mismos todas las transferencias necesarias. Además decidimos cuándo, cómo y con qué frecuencia se ejecutan. Eso nos da la libertad y la flexibilidad que necesitamos.
¿Facturas en volumen entre ERP y CRM?
Díganos cuántas líneas mueve al día y qué sistemas las guardan, y le diremos si una plantilla estándar de Rapidi le cubre.