Guía de integración de HubSpot + Microsoft Dynamics 365 ERP
Las empresas que, por ejemplo, usan HubSpot para gestionar sus relaciones con los clientes y su marketing, pero que también utilizan un sistema ERP (como Microsoft Dynamics 365 Business Central, Finance, etc.) para sus operaciones financieras, sufren una falta de cohesión en sus datos y tienen que actualizarlos manualmente, ya que los dos sistemas no están conectados. Esto se traduce en procesos de negocio ineficientes y oportunidades perdidas.
En nuestro reciente webinar hablamos precisamente de esto y analizamos por qué la integración es importante, cuáles son las mejores prácticas y cuáles son los pasos esenciales para un proyecto de integración exitoso.
Resumen
¿Por qué y cómo integrar HubSpot y Microsoft Dynamics 365 ERP?
Conectar HubSpot con Dynamics 365 ERP le da a tu equipo una única fuente de verdad para clientes, pedidos y facturas. Puedes arrancar rápido con mapeos predefinidos y ajustarlos sin código. El proyecto tiene un alcance cerrado e incluye soporte después de la puesta en marcha. Consigues traspasos más rápidos y menos errores, sin necesidad de licencias adicionales de HubSpot.
- Integra HubSpot con Microsoft Dynamics 365 ERP. Olvídate de la entrada manual de datos y mantén ventas y finanzas sincronizadas.
- Empieza rápido con plantillas predefinidas para integrar empresas, contactos, productos, negocios→pedidos de venta, pedidos de venta y facturas registradas.
- Sin código. Mapea objetos y campos personalizados según lo necesites.
- Alcance cerrado. Soporte después de la puesta en marcha incluido.
- Visión de 360 grados del cliente. Traspasos más rápidos. Menos errores. Ciclo quote-to-cash más corto.
- No necesitas comprar HubSpot Data Hub (antes Operations Hub).
¿Por qué es importante la integración de HubSpot y Dynamics 365 ERP?
Integrar HubSpot y Microsoft Dynamics 365 ERP alinea a tus equipos y les permite trabajar con los mismos datos, estén donde estén. Con esta configuración, finanzas y ventas tienen visibilidad inmediata de los datos de clientes, pedidos, facturas y pagos sin cambiar de sistema. Reduces la entrada manual, eliminas discrepancias y aceleras tus procesos de negocio.
Las principales ventajas son:
- Eliminar la entrada manual de datos entre sistemas
- Dar a ventas y marketing visibilidad completa del estado de los pedidos, el inventario y la facturación
- Automatizar la conversión de negocios en pedidos
- Garantizar la coherencia de los datos entre plataformas
¿Qué objetos deberías sincronizar con HubSpot?
Nos encontramos con escenarios habituales, como los que se muestran a continuación, y los ofrecemos a través de nuestras plantillas de mapeo predefinidas y listas para usar, que puedes adaptar y ampliar según tus necesidades específicas.
Empresas ↔ Clientes
- Sincroniza las empresas de HubSpot con los clientes del ERP (conservando el n.º de cliente de BC en HubSpot).
Contactos ↔ Contactos
- Sincroniza los contactos y vincúlalos al cliente correcto.
Productos/artículos → Productos de HubSpot
- Envía artículos y precios del ERP a HubSpot.
Negocios (ganados) → Pedidos de venta
- Mapea los negocios ganados a pedidos de venta del ERP.
Pedidos de venta → HubSpot
- Muestra el número, el importe y el estado del pedido en la empresa.
Facturas registradas → HubSpot
- Muestra el historial de ventas y de facturas.
Puedes añadir cualquier otro objeto estándar o personalizado que necesites.
Pasos clave y cómo funciona
Estos son los pasos clave para una integración exitosa de HubSpot y Microsoft Dynamics 365 ERP con Rapidi, tanto si te conectas a Business Central como a Finance (F&O).
Paso 1: Define tus objetivos de integración
- ¿Qué problemas de negocio quieres resolver?
- ¿Qué equipos necesitan acceso a qué datos?
- Objetivos habituales: reducir el trabajo manual, sincronizar contactos y clientes, automatizar el flujo de negocio a pedido y mejorar los informes.
Paso 2: Selecciona los datos adecuados para sincronizar
- Identifica los objetos que vas a integrar:
- Empresas, contactos, negocios, productos, etc.
- Campos u objetos personalizados
- No lo sincronices todo. Céntrate en los datos que le sirven a tu negocio y que mejoran tus flujos de trabajo y procesos de negocio.
Paso 3: Configura el mapeo de campos
- Haz coincidir los campos de HubSpot y de las tablas de Dynamics 365.
- Define las direcciones (sincronización unidireccional o bidireccional)
- Gestiona las diferencias de formato (por ejemplo, formatos de fecha y monedas).
- La interfaz de Rapidi lo pone fácil con mapeo sin código y plantillas.
Paso 4: Prueba la integración en un sandbox
- Ejecuta sincronizaciones en un entorno de pruebas antes de poner la integración en producción
- Revisa los registros, los mensajes de error y los resultados.
- El sistema de registros de Rapidi te ayuda a detectar problemas a tiempo.
Paso 5: Pasa a producción por fases
- Empieza con una sincronización limitada (por ejemplo, empresas y contactos)
- Amplía a flujos completos como quote-to-cash cuando todo sea estable
- Controla el volumen de la sincronización inicial y los límites de la API.
Paso 6: Forma a tus equipos
- Ventas y marketing: cómo ver los datos del ERP en HubSpot
- Finanzas: cómo se crean los pedidos y los clientes desde el CRM
- Administradores y usuarios de Rapidi: cómo gestionar los mapeos y las programaciones de sincronización, supervisar y actualizar.
Paso 7: Supervisa, da soporte y optimiza
- Usa los registros de Rapidi para seguir las sincronizaciones y resolver incidencias.
- Ajusta los mapeos o las programaciones a medida que tu negocio crece.
- Contacta con el equipo de soporte de Rapidi si tienes problemas: el soporte está incluido.
Casos de uso habituales
- Sincronizar clientes y empresas
- Crea o actualiza clientes en Dynamics 365 automáticamente cuando se añaden o actualizan empresas en HubSpot.
- Mantén sincronizados entre ambos sistemas las direcciones, los identificadores fiscales y los datos de contacto.
- Mostrar datos del ERP en HubSpot
- Muestra el estado de las facturas y el historial de pagos directamente en HubSpot, en cada empresa.
- Ventas tiene visibilidad completa de la información de sus clientes y no necesita preguntar al departamento de finanzas por cuestiones de facturación.
- Convertir negocios en pedidos de venta
- Cuando un negocio de HubSpot se marca como «Closed Won», se envía a Dynamics 365 ERP como pedido de venta
- Incluye automáticamente las líneas, los descuentos y los datos del cliente.
- Sincronizar productos y listas de precios
- Mantén el catálogo de productos de HubSpot alineado con los artículos y precios del ERP.
- Asegúrate de que los presupuestos reflejen las reglas de precios correctas del ERP y la disponibilidad de los productos.
- Automatización lead-to-cash
- Automatiza todo el flujo lead-to-cash, incluido el flujo quote-to-cash, sincronizando contactos, negocios, clientes y pedidos.
- Reduce los traspasos manuales entre marketing, ventas y finanzas.
Por qué funciona con Rapidi
Más de 30 años. Sin código. Plantillas rápidas. BC, Finance, NAV/AX. Soporte incluido.
Las plataformas iPaaS como Rapidi facilitan esta integración con plantillas preconfiguradas y configuración sin código, para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio y no en hojas de cálculo.
- Llevamos más de 30 años creando integraciones de Microsoft y CRM.
- Software iPaaS en la nube y sin código que te ofrece una solución completa.
- Implantación rápida: semanas, no meses.
- Plantillas de mapeo listas para usar, para que puedas arrancar rápido.
- Transferencia de datos segura, cifrada y eficiente
- Funciona con Dynamics 365 Business Central, Finance, además de NAV y AX, y mucho más.
- El soporte continuo está incluido en tu suscripción.
¿Cómo funciona? Programa tu demo hoy mismo y descubre la integración de HubSpot y Microsoft Dynamics 365 ERP en acción.
Te invitamos a volver a ver nuestro último webinar sobre cómo integrar HubSpot CRM con MS Dynamics 365 Business Central en 3 pasos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo combinar datos de HubSpot y del ERP en informes?
Sí. Al integrar HubSpot con Dynamics 365 ERP, puedes extraer los datos del pipeline de HubSpot y cruzarlos con los datos de ingresos y márgenes del ERP. Así obtienes informes precisos de rendimiento comercial, previsiones de flujo de caja y datos financieros, todo en un mismo lugar.
¿Cómo ayuda la integración con el RGPD y la gestión del consentimiento?
Puedes sincronizar los campos de consentimiento del RGPD y las preferencias de contacto entre HubSpot y Dynamics 365. Cuando alguien se da de baja o solicita la eliminación de sus datos en un sistema, el cambio puede reflejarse en el otro. Rapidi te permite mapear y automatizar estas acciones para cumplir la normativa.
¿Cómo mejora esta integración los traspasos entre equipos?
Los equipos de ventas, finanzas y operaciones pueden acceder a los mismos datos de clientes, sin tener que pedir actualizaciones ni consultar varios sistemas. Ventas ve los límites de crédito y el estado de las facturas en HubSpot. Finanzas ve los detalles de los negocios y los datos de contacto sincronizados del CRM al ERP. Esto reduce errores y agiliza las decisiones.
¿Puedo sincronizar campos personalizados entre HubSpot y Dynamics 365?
Sí. Puedes mapear campos personalizados en ambas direcciones. Tanto si usas propiedades personalizadas en HubSpot como campos personalizados en el ERP (Business Central o Finance), Rapidi te da control total sobre cómo se sincronizan.
¿Cómo se evitan los registros duplicados al sincronizar datos?
Rapidi utiliza claves de coincidencia estables, como el ID de cliente del ERP, el dominio del correo electrónico o el número de IVA, para vincular registros y evitar duplicados. Puedes definir reglas de propiedad y el comportamiento de la sincronización para que un único sistema siga siendo la fuente de verdad.
¿Necesito una suscripción a HubSpot Data Hub para usar esta integración?
No, no necesitas ninguna licencia ni suscripción a HubSpot Data Hub (antes Operations Hub) para usar la integración de HubSpot de Rapidi. Esto te ahorra costes de licencia desde el principio y a largo plazo.