Cómo el proceso del lead a la factura puede mejorar tu integración ERP-CRM
Integrar los sistemas ERP y CRM es una de las formas más eficaces de agilizar las operaciones de una empresa. La mayoría de los proyectos de integración comparten un objetivo común: eliminar el trabajo manual y conectar los datos entre departamentos.
El caso de uso más habitual es el proceso lead-to-cash. Al conectar tu CRM y tu ERP, puedes automatizar todo el recorrido, desde un nuevo lead hasta la facturación, sin tener que volver a introducir datos manualmente.
Las ventajas son inmediatas. Tu equipo evita las dobles entradas, dispone del historial de ventas completo en un solo lugar y ya no tiene que cambiar de un sistema a otro. También puedes reducir el gasto en licencias, ya que el personal solo necesita acceso a una plataforma.
En este artículo veremos cómo se pueden transferir datos de un sistema a otro para automatizar procesos clave ya existentes.
La integración del lead a la factura conecta tu CRM (p. ej., Salesforce) con tu ERP (p. ej., Microsoft Dynamics 365) para que los datos fluyan automáticamente desde el momento en que se crea un lead hasta la factura final, sin volver a introducir datos manualmente en ninguna etapa.
¿Qué es el flujo de datos del lead a la factura en la integración ERP-CRM?
En un proceso de ventas típico, un lead se gestiona hasta que se vende, se envía y se paga. Los leads suelen crearse en un CRM como Salesforce, que se encarga de todo su ciclo de vida. A medida que avanza la venta, ese lead se convierte en una cuenta, un contacto y una oportunidad.
Se trata de un proceso muy estándar en Salesforce Sales Cloud. ¿Qué ocurre si has integrado Salesforce con una solución ERP? Poco después de crear el lead en Salesforce, necesitarás esa información en tu software ERP.
Volver a crear manualmente la información de un lead en otro sistema es un camino resbaladizo y propenso a errores.
¿Cómo automatiza Rapidi el proceso del lead a la factura?
La forma más fiable de garantizar un flujo de datos perfecto entre Salesforce y Microsoft Dynamics 365 es conectarlos directamente. Muchas herramientas de integración pueden mover datos entre sistemas, pero no todas están pensadas para ofrecer una fiabilidad de nivel empresarial. Rapidi le da a tu equipo de ventas todo lo que necesita para cerrar acuerdos, con datos precisos siempre a mano.
Así, tus informes y paneles de Salesforce incluirán datos a los que normalmente no se puede acceder desde el CRM, ya que tradicionalmente se almacenan en el ERP.
«Las empresas que utilizan sistemas ERP-CRM integrados registran un procesamiento de pedidos hasta un 30 % más rápido y una reducción significativa de los errores de introducción de datos».
En ese sentido, un entorno CRM-ERP integrado es en gran medida una solución de software de gestión. RapidiOnline es una solución excelente para ello. RapidiOnline te permite mejorar tus flujos de trabajo. Respalda la labor de tus comerciales y garantiza la exactitud y la coherencia de los datos entre sistemas.
¿Cómo es un flujo de datos óptimo del lead a la factura?
Usar una solución de integración de datos como RapidiOnline para conectar Salesforce y Microsoft Dynamics resulta muy beneficioso. El siguiente bloque explica cómo RapidiOnline hace que el proceso del lead a la factura sea lo más fluido y eficiente posible.
El siguiente diagrama de flujo de datos muestra cómo se transfieren los datos del lead y cómo evolucionan a medida que avanza el proceso de ventas. 
En un punto de activación, por ejemplo, cuando se acepta el primer presupuesto, una transferencia en RapidiOnline crea un cliente, un contacto y el pedido en el sistema ERP (por ejemplo, Microsoft Dynamics). Además, la integración garantiza que, a partir de ese momento, el registro se mantenga sincronizado entre el CRM y el sistema ERP.
Ahora hay un pedido de venta abierto en Microsoft Dynamics. Como resultado, el pedido de venta se transfiere de vuelta a Salesforce como copia del pedido de venta original. Puede mostrarse bajo una oportunidad o una cuenta, o donde tenga más sentido.
Con las soluciones de integración de datos de Rapidi, también puedes activar flujos de trabajo adicionales. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo que avise a tu back office para que haga una comprobación de solvencia del nuevo cliente. También puedes crear un flujo de trabajo para revisar el pedido antes de liberarlo.
¿Vas a empezar tu proyecto de integración de datos?
Estas son las 10 áreas clave que deberías tener en cuenta.
Puedes dar soporte a cualquier proceso que facilite la gestión de tus pedidos.
Con Rapidi, puedes seguir cualquier cambio en el pedido desde Salesforce, porque los sistemas se mantienen sincronizados. Cuando se factura un pedido, eso también se sincroniza del sistema ERP a Salesforce. El pedido de venta desaparece entonces de los pedidos de venta abiertos en ambos sistemas y vuelve a aparecer como factura registrada.
Cuando el cliente paga la factura, el pago aparece como un movimiento contable. La integración te permite seguir el saldo y el historial de pagos del cliente directamente en Salesforce. Ya no tienes que cambiar de sistema.
Los pagos se liquidan con las facturas correspondientes, lo que te da una visión muy completa del cliente. Además, permite elaborar informes mejores y más precisos directamente desde el CRM.
Puede que este no sea exactamente tu proceso. Rapidi se adapta a cualquier proceso y a cualquier necesidad de transferencia de datos entre Salesforce y Dynamics. Lo importante es que, con la integración de sistemas, puedes eliminar todas las transferencias manuales y las dobles entradas de datos. Deshacerte de estos procesos lentos y propensos a errores supone una gran mejora.
Por último, al reunir todos los datos históricos relevantes de los clientes en tu CRM Salesforce, ofreces a tus comerciales una visión de 360 grados de sus clientes. Así pueden atender mejor a tus clientes y construir relaciones más sólidas con ellos.
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Preguntas frecuentes: integración ERP-CRM del lead a la factura
El proceso del lead a la factura abarca todo el recorrido de ventas, desde el momento en que un lead entra en tu CRM hasta que se emite y se paga la factura final en tu ERP. Automatizar este proceso elimina la introducción manual repetida de datos entre sistemas y reduce los errores en cada etapa.
Cuando tu CRM (como Salesforce) y tu ERP (como Microsoft Dynamics 365) están conectados mediante una herramienta de integración de datos como Rapidi, los datos fluyen automáticamente entre los sistemas. Cuando se acepta un presupuesto en Salesforce, Rapidi crea automáticamente el registro del cliente, el contacto y el pedido de venta en Dynamics 365, sin que tu equipo tenga que introducir nada a mano.
La integración transfiere datos de leads y contactos, información de cuentas, pedidos de venta, facturas y registros de pagos. A medida que avanza el proceso de ventas, los registros se mantienen sincronizados en ambos sistemas para que tu equipo de ventas tenga siempre una visión actualizada de cada cliente.
Un punto de activación configurable (normalmente, cuando se acepta el primer presupuesto en Salesforce) inicia la transferencia. En ese momento, Rapidi crea automáticamente el cliente, el contacto y el pedido en Microsoft Dynamics 365 y mantiene ambos sistemas sincronizados a partir de entonces.
Las principales ventajas son eliminar la doble introducción de datos, reducir los errores, acelerar la gestión de pedidos y dar a tu equipo de ventas una visión de 360 grados de cada cliente directamente en Salesforce. Los equipos ya no tienen que cambiar de un sistema a otro, y los informes pueden incluir datos del ERP, como facturas e historial de pagos, junto con los datos del CRM.