Wie Lead-to-Invoice Ihren ERP-CRM-Integrationsprozess verbessern kann
Die Integration von ERP- und CRM-Systemen ist einer der wirksamsten Wege, Geschäftsabläufe zu optimieren. Die meisten Integrationsprojekte verfolgen ein gemeinsames Ziel: manuelle Arbeit zu beseitigen und Daten abteilungsübergreifend zu verbinden.
Der häufigste Anwendungsfall ist der Lead-to-Cash-Prozess. Wenn Sie Ihr CRM und Ihr ERP verbinden, können Sie den gesamten Weg von einem neuen Lead bis zur Rechnungsstellung automatisieren – ohne manuelle Doppelerfassung von Daten.
Die Vorteile zeigen sich sofort. Ihr Team vermeidet Doppelerfassungen, hat die vollständige Vertriebshistorie an einem Ort und muss nicht mehr zwischen Systemen wechseln. Außerdem können Sie Lizenzkosten senken, da Ihre Mitarbeitenden nur noch Zugriff auf eine Plattform benötigen.
In diesem Artikel untersuchen wir, wie Daten von einem System in ein anderes übertragen werden können, um wichtige bestehende Prozesse zu automatisieren.
Die Lead-to-Invoice-Integration verbindet Ihr CRM (z. B. Salesforce) mit Ihrem ERP (z. B. Microsoft Dynamics 365), sodass Daten vom Anlegen eines Leads bis zur abschließenden Rechnung automatisch fließen – ohne manuelle Neuerfassung in irgendeiner Phase.
Was ist der Lead-to-Invoice-Datenfluss in der ERP-CRM-Integration?
In einem typischen Vertriebsprozess wird ein Lead so lange bearbeitet, bis er verkauft, versandt und bezahlt ist. Leads werden in der Regel in einem CRM wie Salesforce angelegt, das den gesamten Lead-Lebenszyklus abbildet. Im Verlauf des Geschäfts wird dieser Lead in einen Account, einen Kontakt und eine Opportunity umgewandelt.
Das ist ein ganz normaler Prozess in Salesforce Sales Cloud. Doch was passiert, wenn Sie Salesforce mit einer ERP-Lösung integriert haben? Kurz nachdem der Lead in Salesforce angelegt wurde, benötigen Sie diese Informationen auch in Ihrer ERP-Software.
Lead-Informationen in einem anderen System manuell neu anzulegen, ist ein fehleranfälliger und riskanter Weg.
Wie automatisiert Rapidi den Lead-to-Invoice-Prozess?
Der zuverlässigste Weg, einen einwandfreien Datenfluss zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics 365 sicherzustellen, ist eine direkte Verbindung der beiden Systeme. Viele Integrationstools können Daten zwischen Systemen bewegen – aber nicht alle sind auf Zuverlässigkeit auf Enterprise-Niveau ausgelegt. Rapidi gibt Ihrem Vertriebsteam alles, was es für den Geschäftsabschluss braucht, und korrekte Daten sind jederzeit griffbereit.
Ihre Salesforce-Berichte und -Dashboards enthalten dann auch Daten, auf die man vom CRM aus normalerweise keinen Zugriff hat, weil sie traditionell im ERP gespeichert sind.
„Unternehmen mit integrierten ERP-CRM-Systemen berichten von einer bis zu 30 % schnelleren Auftragsabwicklung und deutlich weniger Fehlern bei der Dateneingabe.“
So gesehen ist eine integrierte CRM-ERP-Umgebung in hohem Maße eine Management-Softwarelösung. RapidiOnline ist dafür eine hervorragende Lösung. Mit RapidiOnline können Sie Ihre Workflows verbessern. Die Lösung unterstützt die Arbeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter und sorgt für Datengenauigkeit und Datenkonsistenz zwischen den Systemen.
Wie sieht ein optimaler Lead-to-Invoice-Datenfluss aus?
Es lohnt sich sehr, Salesforce und Microsoft Dynamics mit einer Datenintegrationslösung wie RapidiOnline zu verbinden. Der folgende Abschnitt erläutert, wie RapidiOnline den Lead-to-Invoice-Prozess so reibungslos und effizient wie möglich gestaltet.
Das folgende Datenflussdiagramm zeigt, wie Lead-Daten übertragen werden und sich im Laufe des Vertriebsprozesses weiterentwickeln. 
An einem Auslösepunkt, etwa wenn das erste Angebot angenommen wird, legt ein Transfer in RapidiOnline einen Kunden, einen Kontakt und den Auftrag im ERP-System an (zum Beispiel Microsoft Dynamics). Die Integration sorgt außerdem dafür, dass der Datensatz auch künftig zwischen CRM und ERP-System synchron bleibt.
Nun gibt es einen offenen Verkaufsauftrag in Microsoft Dynamics. Daraufhin wird der Verkaufsauftrag als Kopie des ursprünglichen Verkaufsauftrags zurück an Salesforce übertragen. Er kann unter einer Opportunity oder einem Account angezeigt werden – oder dort, wo es am sinnvollsten ist.
Mit den Datenintegrationslösungen von Rapidi können Sie außerdem weitere Workflows auslösen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der Ihr Backoffice benachrichtigt, eine Bonitätsprüfung für den neuen Kunden durchzuführen. Ebenso können Sie einen Workflow anlegen, mit dem der Auftrag vor seiner Freigabe geprüft wird.
Sie starten gerade Ihr Datenintegrationsprojekt?
Hier sind 10 zentrale Bereiche, die Sie berücksichtigen sollten.
Sie können jeden Prozess unterstützen, der Ihre Auftragsabwicklung erleichtert.
Mit Rapidi können Sie alle Änderungen am Auftrag in Salesforce verfolgen, da die Systeme stets synchron bleiben. Wird ein Auftrag fakturiert, wird auch das vom ERP-System an Salesforce synchronisiert. Der Verkaufsauftrag verschwindet dann in beiden Systemen aus den offenen Verkaufsaufträgen und erscheint erneut als gebuchte Rechnung.
Wenn der Kunde die Rechnung bezahlt, wird die Zahlung als Posten angezeigt. Dank der Integration können Sie Saldo und Zahlungshistorie des Kunden direkt in Salesforce verfolgen. Sie müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln.
Zahlungen werden mit den zugehörigen Rechnungen ausgeglichen, was Ihnen einen wirklich guten Überblick über Ihre Kunden verschafft. Außerdem lassen sich so bessere und genauere Berichte direkt aus dem CRM erstellen.
Das entspricht vielleicht nicht genau Ihrem Prozess. Rapidi lässt sich an jeden Prozess und jeden Bedarf an Datenübertragung zwischen Salesforce und Dynamics anpassen. Wichtig ist: Mit einer Systemintegration können Sie alle manuellen Übertragungen und Doppelerfassungen beseitigen. Diese zeitaufwändigen und fehleranfälligen Abläufe loszuwerden, ist eine echte Verbesserung.
Und schließlich: Indem Sie alle relevanten historischen Kundendaten in Ihr Salesforce CRM holen, verschaffen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern eine 360-Grad-Sicht auf ihre Kunden. So können sie Ihre Kunden besser betreuen und stärkere Kundenbeziehungen aufbauen.
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Häufig gestellte Fragen: ERP-CRM-Integration von Lead bis Rechnung
Der Lead-to-Invoice-Prozess umfasst den gesamten Vertriebsweg – von dem Moment, in dem ein Lead in Ihr CRM gelangt, bis zur Ausstellung und Bezahlung der abschließenden Rechnung in Ihrem ERP. Wenn Sie diesen Prozess automatisieren, entfällt die manuelle Neuerfassung von Daten zwischen den Systemen, und Fehler gehen in jeder Phase zurück.
Wenn Ihr CRM (etwa Salesforce) und Ihr ERP (etwa Microsoft Dynamics 365) über ein Datenintegrationstool wie Rapidi verbunden sind, fließen Daten automatisch zwischen den Systemen. Wird in Salesforce ein Angebot angenommen, legt Rapidi automatisch den Kundendatensatz, den Kontakt und den Verkaufsauftrag in Dynamics 365 an – ganz ohne manuelle Eingaben Ihres Teams.
Die Integration überträgt Lead- und Kontaktdaten, Account-Informationen, Verkaufsaufträge, Rechnungen und Zahlungsdatensätze. Im Verlauf des Vertriebsprozesses werden die Datensätze in beiden Systemen synchron gehalten, sodass Ihr Vertriebsteam stets einen aktuellen Überblick über jeden Kunden hat.
Ein konfigurierbarer Auslösepunkt – typischerweise die Annahme des ersten Angebots in Salesforce – startet die Übertragung. Zu diesem Zeitpunkt legt Rapidi den Kunden, den Kontakt und den Auftrag automatisch in Microsoft Dynamics 365 an und hält beide Systeme von da an synchron.
Die wichtigsten Vorteile sind: keine doppelte Dateneingabe mehr, weniger Fehler, eine schnellere Auftragsabwicklung und eine 360-Grad-Sicht auf jeden Kunden direkt in Salesforce für Ihr Vertriebsteam. Teams müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln, und Berichte können neben CRM-Daten auch ERP-Daten wie Rechnungen und Zahlungshistorie enthalten.