Caso de éxito
Cuando un informe impreso solo es cierto durante un día
AdvancED trabaja con 34.000 colegios en 73 países. Su personal de campo llevaba antes informes de pago impresos a las reuniones, y así fue como algunos colegios pagaron facturas dos veces. Rapidi une Salesforce con Microsoft Dynamics NAV, de modo que la respuesta está al día en lugar de tener un día de antigüedad.
AdvancED es una organización sin ánimo de lucro que acredita y acompaña a colegios de todo el mundo, apoyándose tanto en su propia plantilla como en miles de voluntarios del mundo educativo. Eligió Salesforce como CRM y después evaluó cuatro soluciones de integración antes de quedarse con Rapidi. Las cuentas y contactos que se introducen en Salesforce actualizan NAV; un pedido se convierte en NAV en una factura sin contabilizar y, en cuanto Finanzas la contabiliza, la factura y cada cobro vuelven a Salesforce.
Hablar con un experto en integración
La organización
AdvancED trabaja con 34.000 colegios en todo el mundo con un objetivo: mejorar la calidad de la educación. Su Improvement Network ofrece a los miembros un marco de mejora escolar basado en datos, junto con acreditación, certificación STEM, revisiones diagnósticas y formación del profesorado.
El nombre es reciente —la organización nació en 2006 de la fusión de tres entidades regionales de acreditación— pero el trabajo se remonta a más de un siglo. Hoy opera en todos los estados de EE. UU. y en otros 72 países, de Canadá y México a Perú, Egipto, China y Arabia Saudí.
Es además una entidad sin ánimo de lucro que se sostiene sobre miles de voluntarios que son a su vez profesionales de la educación, muchos de ellos directores de centro en activo o ya retirados. Cobra tarifas, pero deliberadamente contenidas, lo que da a la eficiencia interna un peso poco habitual: cada hora ahorrada en papeleo es un colegio más que puede permitirse el servicio. Más sobre la organización en advanc-ed.org.
Nuestro foco está siempre en mejorar la experiencia de los estudiantes, para que aprendan y aprovechen su tiempo en el colegio y lleguen preparados a su futuro.
Por qué Rapidi
Hasta hace poco AdvancED funcionaba con varias bases de datos de clientes que encajaban mal entre sí, y aún peor con Microsoft Dynamics NAV. El primer paso fue elegir un CRM, y Salesforce ganó por razones propias del sector: herramientas pensadas para entidades sin ánimo de lucro, incluida la gestión de voluntarios, precios preferentes para el tercer sector y la amplitud que trae el CRM más usado.
Aquella decisión creó un único hogar para los datos de venta y de servicio. No lo conectó con NAV. Para la integración, AdvancED evaluó cuatro sistemas distintos.
Eligió Rapidi porque las conversaciones revelaron el conocimiento más profundo de ambos extremos. No solo cómo funcionan Salesforce y NAV, sino qué estructuras de datos concretas había que hacer coincidir, que es justo lo que decide si un proyecto de integración termina en plazo.
Cómo funciona
Incorporar un colegio nuevo significa hoy introducir los datos una sola vez. Las cuentas y los contactos se crean en Salesforce y aparecen poco después en NAV. El patrón antiguo, con errores de introducción de datos y contrataciones temporales solo para absorber el papeleo, se ha reducido drásticamente.
El circuito de facturación es más largo. Un proceso arranca en Salesforce y produce un pedido de venta. Rapidi lo transfiere a NAV como factura sin contabilizar. El equipo financiero la revisa y la contabiliza, y la factura contabilizada vuelve a Salesforce, igual que los cobros a medida que llegan.
Ese último paso es el que cambia el trabajo diario. Operaciones y atención al cliente pueden responder a «¿esto está pagado?» en mitad de una reunión consultando Salesforce, sin llamar a Finanzas ni fiarse de un informe impreso en algún momento anterior.
Los resultados
Rosario Rodriguez estaba nerviosa al principio. Como directora financiera responde de la facturación, así que una integración que toca las facturas no es para ella un proyecto informático abstracto. La confianza llegó por dos vías: consultores que sabían lo que hacían y unas primeras integraciones entregadas en plazo.
Esta integración ha aumentado nuestra productividad, tanto en operaciones como en finanzas. Nos ha permitido mantener las cuentas más limpias.
El ejemplo más claro es el de los pagos duplicados. Algunos colegios pagaban dos veces la misma factura porque un empleado de campo trabajaba con un informe en el que el pago aún no constaba. Corregirlo exigía un abono, costaba tiempo a todos y daba una imagen descuidada de la organización.
«Un informe impreso vale unas 24 horas y después hay que consultar con Finanzas», dice Rodriguez. Ese tipo de error ha desaparecido, porque la respuesta actual está siempre en Salesforce.
Los efectos fueron más allá del equipo financiero. «La implantación de Salesforce y la integración con Rapidi han dado como resultado una organización mejor informada en conjunto, lo que ha llevado a redefinir algunos roles operativos y a reasignar recursos —cuenta—. El nivel de frustración del personal ha bajado mientras mejoraba nuestro recobro.»
Hay un detalle final pequeño y revelador. La directora financiera consulta hoy a menudo Salesforce en lugar de NAV, porque la interfaz web es más cómoda. Solo puede hacerlo porque confía en que los datos integrados son correctos.
Aún no ha terminado
AdvancED sigue explorando qué hace esto posible. Procesos impensables sin acceso a la información de cliente en toda la organización están ahora sobre la mesa.
Los datos se transfieren actualmente cada cuatro horas. Cuando el resto de los procesos estén en marcha, la intención es pasar a una sincronización prácticamente instantánea entre Salesforce y NAV, que Rapidi también admite.
¿Sigue respondiendo a «¿está pagado?» por teléfono?
Díganos qué CRM y qué ERP guardan las dos mitades de la respuesta, y le diremos si una plantilla estándar de Rapidi le cubre.