Zoom sur une fonctionnalité : comment configurer un Link Storage
Le thème de cette semaine dans notre série vidéo « Zoom sur une fonctionnalité » – dans laquelle nous présentons en détail une fonctionnalité de la plateforme MyRapidi – porte sur les Link Storages dans MyRapidi. Andreea Arseni, Data Integration Consultant chez Rapidi, vous explique comment configurer des Link Storages dans la vidéo ci-dessous.
Bon visionnage !
Comment configurer et utiliser les Link Storages dans MyRapidi
Introduction aux Link Storages dans MyRapidi
Pour les utilisateurs de RAPIDI, les Link Storages sont une fonctionnalité indispensable qui simplifie l’intégration de données en stockant et en gérant les valeurs de liaison uniques (clés primaires) entre vos systèmes source et cible. Que vous travailliez avec des ERP comme Microsoft Dynamics ou avec des plateformes CRM comme Salesforce, les Link Storages contribuent à une synchronisation fluide des données, sans qu’il soit nécessaire d’ajouter des champs dans vos systèmes.
Que sont les Link Storages et pourquoi les utiliser ?
Les Link Storages fonctionnent comme des tables de correspondance dynamiques qui stockent et restituent des valeurs de liaison (par exemple, les numéros de client de l’ERP et les ID de compte du CRM). Comme ces valeurs sont enregistrées dans la base de données centrale de configuration du service RAPIDI, vous n’avez pas besoin de créer de champs externes (comme ExternalId) dans vos systèmes. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour les systèmes aux possibilités de personnalisation limitées, comme Microsoft Dynamics GP, mais elle est tout aussi efficace dans n’importe quel scénario d’intégration.
Étape 1 : créer un Link Storage
Pour créer un Link Storage :
- Accédez aux Link Storages : dans votre interface RAPIDI, ouvrez la section Link Storages et cliquez sur « New ».
- Définissez les champs : indiquez les éléments suivants :
- Connection : sélectionnez les systèmes source et cible à relier.
- Table Name : indiquez la table qui contient les clés uniques.
- Link Fields : identifiez les champs qui composent la clé unique (par exemple, numéro de client, ID de compte).
Chaque Link Storage est conçu pour contenir un ensemble précis de liaisons, par exemple les numéros d’article de l’ERP et les ID de produit du CRM. Vous pouvez indiquer plusieurs champs de chaque côté de la liaison, sans limite de nombre.
Étape 2 : associer un transfert au Link Storage
Une fois le Link Storage créé, vous devez l’associer à un transfert :
- Ouvrez les paramètres du transfert :
- Accédez à la section « General » de votre transfert.
- Repérez le champ Link Storage et sélectionnez le Link Storage que vous avez créé. - Enregistrez et activez : enregistrez vos modifications et activez-les pour mettre à jour la configuration du transfert.
Étape 3 : utiliser le Link Storage dans les transferts
Les Link Storages permettent de faire correspondre les enregistrements entre les systèmes pendant les transferts. Voici comment :- Si le Table Link est renseigné dans le transfert, le système l’utilise pour faire correspondre les enregistrements tout en mettant à jour les valeurs du Link Storage.
- Si le Table Link est laissé vide, le transfert s’appuie uniquement sur le Link Storage pour identifier et relier les enregistrements, et crée de nouvelles entrées si nécessaire.
Étape 4 : gérer les valeurs du Link Storage
Vous pouvez consulter et gérer les valeurs de liaison stockées directement depuis l’interface du Link Storage :- Afficher les valeurs : cliquez sur l’icône [+] dans l’en-tête du Link Storage pour voir toutes les valeurs stockées.
- Rechercher et modifier : utilisez les champs de recherche pour retrouver des entrées précises, ou modifiez et supprimez des valeurs selon vos besoins.
- Saisie manuelle : ajoutez manuellement de nouvelles valeurs au Link Storage si nécessaire.
Les valeurs stockées sont mises à jour automatiquement à chaque exécution du transfert, pour que vos données restent cohérentes et à jour.
Étape 5 : tirer parti de la fonction LSLookup
La fonction LSLookup vous permet de récupérer des valeurs d’un Link Storage dans d’autres transferts. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour obtenir l’ID de compte CRM correspondant à un numéro de client ERP lors du traitement de factures ou de commandes clients. Cette méthode est plus rapide et plus efficace qu’une interrogation directe du système CRM.Syntaxe : LSLookup(<link storage code>, <link fields values string>)
Surveiller les performances des Link Storages
RAPIDI fournit des statistiques détaillées sur l’utilisation des Link Storages, notamment le nombre de recherches, de mises à jour et de nouvelles entrées créées pendant un transfert. Ces indicateurs vous aident à suivre les performances et à vous assurer que votre intégration fonctionne sans accroc.
Avantages
- Gestion efficace des relations :
- Les Link Storages permettent à RAPIDI de stocker les relations entre les enregistrements de deux systèmes différents (par exemple, ID de compte Salesforce ↔ numéro de client Dynamics 365) sans avoir à rechercher et à faire correspondre les données à chaque fois. Résultat : des synchronisations beaucoup plus rapides, moins de requêtes en base de données et une charge réduite sur les systèmes source et cible.
- Gestion des ID entre systèmes :
- Chaque système attribue ses propres ID à un même enregistrement. Par exemple, un compte Salesforce aura un ID précis dans Salesforce et un numéro précis dans l’ERP. Les Link Storages mettent en correspondance les ID des enregistrements des différents systèmes pour qu’ils concordent correctement.
- Charge système réduite :
- Grâce à cette fonctionnalité, Rapidi n’a pas besoin d’interroger à nouveau les systèmes externes pour trouver les enregistrements correspondants, ce qui réduit fortement l’utilisation des API et la charge des serveurs. C’est important si l’un de vos systèmes impose des restrictions et/ou des limites d’appels API.
- Optimisé pour les synchronisations bidirectionnelles :
- Dans les synchronisations bidirectionnelles (les données circulent dans les deux sens), les Link Storages suivent plus efficacement les modifications des deux côtés.
Conclusion
Les Link Storages sont une fonctionnalité puissante et flexible qui simplifie l’intégration de données pour les utilisateurs de RAPIDI. En suivant ces étapes, vous pouvez configurer et gérer vos Link Storages pour garantir une synchronisation fluide entre vos systèmes. Que vous reliiez des systèmes ERP et CRM ou que vous gériez des intégrations sur mesure, les Link Storages vous offrent la fiabilité et l’efficacité dont vous avez besoin.
Envie de tirer le meilleur parti de votre intégration de données ? Commencez dès aujourd’hui à configurer vos Link Storages !
Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez toujours contacter l’équipe Support de Rapidi et trouver plus d’informations dans l’article du wiki
FAQ
Puis-je sauvegarder ou exporter les données d’un Link Storage ?
Oui, Rapidi permet d’exporter le contenu d’un Link Storage dans un fichier (généralement au format JSON) à des fins de sauvegarde, d’audit ou de vérification manuelle. Cette fonctionnalité est accessible depuis la section Link Storage.
Que se passe-t-il si l’enregistrement source ou cible est supprimé – le Link Storage est-il mis à jour automatiquement ?
Non. Si un enregistrement est supprimé dans l’un ou l’autre système, le Link Storage ne supprime pas automatiquement la correspondance. Vous devrez peut-être nettoyer le Link Storage manuellement.
Puis-je réinitialiser ou vider un Link Storage ?
Oui, vous pouvez vider ou réinitialiser manuellement un Link Storage depuis l’interface Rapidi. Cela peut être nécessaire pour réinitialiser des synchronisations de données ou résoudre des conflits d’ID.
Puis-je utiliser Link Storage avec une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle ?
Oui, Link Storage fonctionne aussi bien avec les synchronisations unidirectionnelles qu’avec les synchronisations bidirectionnelles. Dans les synchronisations bidirectionnelles, il est particulièrement utile pour éviter la création d’enregistrements en double et maintenir des relations exactes entre les systèmes.
Puis-je pré-remplir un Link Storage avec des ID d’enregistrements existants avant la première synchronisation ?
Oui. Vous pouvez soit importer des ID d’enregistrements existants dans un Link Storage pour éviter de recréer des enregistrements qui existent déjà dans les deux systèmes, soit alimenter automatiquement le Link Storage à l’aide d’un transfert qui se contente d’y écrire les ID d’enregistrements.
Quelle est la différence entre Link Storage et les Lookup Fields dans Rapidi ?
Link Storage stocke et réutilise des ID d’enregistrements uniques d’une synchronisation à l’autre. Les Lookup Fields récupèrent des valeurs de manière dynamique pendant un transfert, généralement à partir des clés primaires.
Que se passe-t-il si je désactive Link Storage dans un transfert qui l’utilisait auparavant ?
Si vous désactivez Link Storage dans un transfert qui en dépendait, Rapidi n’aura plus de référence pour faire correspondre les enregistrements, ce qui peut entraîner des doublons ou des erreurs, sauf si une autre méthode de correspondance des clés est configurée (par exemple via des champs de clé primaire ou des recherches).