Funktion im Fokus: So richten Sie einen Link Storage ein

May 05, 2025 · Andreea Arseni · MyRapidi nutzen

Das Thema dieser Woche in unserer Videoreihe „Funktion im Fokus“  – in der wir jeweils eine Funktion der MyRapidi-Plattform ausführlicher erklären – sind die Link Storages in MyRapidi. Andreea Arseni, Data Integration Consultant bei Rapidi, zeigt im folgenden Video, wie Sie Link Storages einrichten.

Viel Spaß beim Anschauen!

So richten Sie Link Storages in MyRapidi ein und nutzen sie

Einführung in die Link Storages in MyRapidi

Für RAPIDI-Anwender sind Link Storages eine unverzichtbare Funktion: Sie vereinfachen die Datenintegration, indem sie eindeutige Verknüpfungswerte (Primärschlüssel) zwischen Ihren Quell- und Zielsystemen speichern und verwalten. Ob Sie mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics oder mit CRM-Plattformen wie Salesforce arbeiten – Link Storages sorgen für eine reibungslose Datensynchronisierung, ohne dass Sie in Ihren Systemen zusätzliche Felder anlegen müssen.

Was sind Link Storages und wozu dienen sie?

Link Storages funktionieren wie dynamische Nachschlagetabellen, die Verknüpfungswerte speichern und abrufen (z. B. ERP-Kundennummern und CRM-Account-IDs). Da diese Werte in der zentralen Konfigurationsdatenbank des RAPIDI-Service gespeichert werden, müssen Sie in Ihren Systemen keine externen Felder (etwa ExternalId) anlegen. Besonders wertvoll ist diese Funktion für Systeme mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten wie Microsoft Dynamics GP, sie eignet sich aber genauso gut für jedes andere Integrationsszenario.

Schritt 1: Einen Link Storage anlegen

So legen Sie einen Link Storage an:

1. Zu den Link Storages navigieren: Öffnen Sie in Ihrer RAPIDI-Oberfläche den Bereich Link Storages und klicken Sie auf „New“.
2. Felder festlegen: Geben Sie Folgendes an:
   - Connection: Wählen Sie das Quell- und das Zielsystem aus, die verknüpft werden sollen.
   - Table Name: Geben Sie die Tabelle an, die die eindeutigen Schlüssel enthält.
   - Link Fields: Bestimmen Sie die Felder, aus denen sich der eindeutige Schlüssel zusammensetzt (z. B. Kundennummer, Account-ID).

Jeder Link Storage ist dafür ausgelegt, einen bestimmten Satz von Verknüpfungen aufzunehmen, etwa ERP-Artikelnummern und CRM-Produkt-IDs. Sie können für jede Seite der Verknüpfung mehrere Felder angeben – die Anzahl der Felder ist nicht begrenzt.

Schritt 2: Einen Transfer mit dem Link Storage verknüpfen

Sobald der Link Storage angelegt ist, müssen Sie ihn mit einem Transfer verknüpfen:

1. Transfer-Einstellungen öffnen:
     - Wechseln Sie in den Abschnitt „General“ Ihres Transfers.
     - Suchen Sie das Feld Link Storage und wählen Sie den Link Storage aus, den Sie angelegt haben.
2. Speichern und aktivieren: Speichern Sie Ihre Änderungen und aktivieren Sie sie, um die Transfer-Konfiguration zu aktualisieren.

Wenn der Transfer läuft, befüllt er den Link Storage mit den angegebenen Verknüpfungswerten.

Schritt 3: Den Link Storage in Transfers verwenden

Mit Link Storages lassen sich Datensätze bei Transfers systemübergreifend abgleichen. So funktioniert es:

- Ist im Transfer ein Table Link angegeben, verwendet das System ihn, um Datensätze abzugleichen, und aktualisiert dabei die Werte im Link Storage.
- Bleibt der Table Link leer, stützt sich der Transfer ausschließlich auf den Link Storage, um Datensätze zu identifizieren und zu verknüpfen, und legt bei Bedarf neue Einträge an.

Schritt 4: Werte im Link Storage verwalten

Die gespeicherten Verknüpfungswerte können Sie direkt in der Link-Storage-Oberfläche anzeigen und verwalten:

1. Werte anzeigen: Klicken Sie im Kopfbereich des Link Storage auf das Symbol [+], um alle gespeicherten Werte zu sehen.
2. Suchen und bearbeiten: Mit den Suchfeldern finden Sie bestimmte Einträge; Werte können Sie nach Bedarf bearbeiten oder löschen.
3. Manuelle Eingabe: Fügen Sie bei Bedarf neue Link-Storage-Werte manuell hinzu.

Die gespeicherten Werte werden bei jedem Transferlauf automatisch aktualisiert, sodass Ihre Daten konsistent und aktuell bleiben.

Schritt 5: Die Funktion LSLookup nutzen

Mit der Funktion LSLookup können Sie Werte aus einem Link Storage in anderen Transfers abrufen. So können Sie beispielsweise bei der Verarbeitung von Rechnungen oder Verkaufsaufträgen die CRM-Account-ID zu einer ERP-Kundennummer ermitteln. Das ist schneller und effizienter, als das CRM-System direkt abzufragen.

Syntax: LSLookup(<link storage code>, <link fields values string>)

Die Leistung von Link Storages überwachen

RAPIDI liefert detaillierte Statistiken zur Nutzung von Link Storages, darunter die Anzahl der Lookups, der Aktualisierungen und der während eines Transfers neu angelegten Einträge. Anhand dieser Kennzahlen können Sie die Leistung verfolgen und sicherstellen, dass Ihre Integration reibungslos läuft.

Vorteile

• Effiziente Verwaltung von Beziehungen: 
  • Mit Link Storages kann RAPIDI Beziehungen zwischen Datensätzen in zwei verschiedenen Systemen speichern (z. B. Salesforce-Account-ID ↔ Kundennummer in Dynamics 365), ohne jedes Mal suchen und abgleichen zu müssen. Das Ergebnis: deutlich schnellere Synchronisierungen, weniger Datenbankabfragen und eine geringere Last auf den Quell- und Zielsystemen.
• Systemübergreifende ID-Verwaltung: 
  • Verschiedene Systeme verwenden für denselben Datensatz unterschiedliche IDs. Ein Salesforce-Account hat zum Beispiel in Salesforce eine bestimmte ID und im ERP eine bestimmte Nummer.  Link Storages ordnen die IDs der Datensätze aus den verschiedenen Systemen einander zu, damit sie korrekt übereinstimmen. 
• Geringere Systemlast:
  • Mit dieser Funktion muss Rapidi externe Systeme nicht erneut abfragen, um die passenden Datensätze zu finden. Dadurch sinken API-Nutzung und Serverlast erheblich. Das ist wichtig, wenn eines Ihrer Systeme Einschränkungen und/oder Limits für API-Aufrufe hat. 
• Optimiert für bidirektionale Synchronisierungen:
  • Bei bidirektionalen Synchronisierungen (die Daten fließen in beide Richtungen) behalten Link Storages Änderungen auf beiden Seiten effizienter im Blick.

Fazit

Link Storages sind eine leistungsstarke und flexible Funktion, die RAPIDI-Anwendern die Datenintegration erleichtert. Mit diesen Schritten konfigurieren und verwalten Sie Link Storages so, dass Ihre Systeme reibungslos synchronisiert werden. Ob Sie ERP- und CRM-Systeme verknüpfen oder individuelle Integrationen umsetzen – Link Storages bieten Ihnen die Zuverlässigkeit und Effizienz, die Sie brauchen.

Möchten Sie das Potenzial Ihrer Datenintegration voll ausschöpfen? Richten Sie Ihre Link Storages noch heute ein!

Wenn Sie Unterstützung brauchen, können Sie sich jederzeit an das Support-Team von Rapidi wenden. Weitere Informationen finden Sie außerdem im Wiki-Artikel

FAQ

Kann ich Link-Storage-Daten sichern oder exportieren?

Ja, in Rapidi können Sie den Inhalt eines Link Storage in eine Datei exportieren (in der Regel JSON), um ihn zu sichern, zu prüfen oder manuell durchzusehen. Diese Funktion erreichen Sie im Bereich Link Storage.

Was passiert, wenn der Quell- oder Zieldatensatz gelöscht wird – wird der Link Storage automatisch aktualisiert?

Nein. Wird ein Datensatz in einem der beiden Systeme gelöscht, entfernt der Link Storage die Zuordnung nicht automatisch. Unter Umständen müssen Sie den Link Storage manuell bereinigen.

Kann ich einen Link Storage zurücksetzen oder leeren?

Ja, Sie können einen Link Storage in der Rapidi-Oberfläche manuell leeren oder zurücksetzen. Das kann nötig sein, wenn Sie Datensynchronisierungen neu initialisieren oder ID-Konflikte beheben.

Funktioniert Link Storage mit unidirektionaler oder bidirektionaler Synchronisierung?

Ja, Link Storage funktioniert sowohl bei unidirektionalen als auch bei bidirektionalen Synchronisierungen. Bei bidirektionalen Synchronisierungen ist er besonders nützlich, um doppelt angelegte Datensätze zu vermeiden und Beziehungen systemübergreifend korrekt zu halten.

Kann ich einen Link Storage vor der ersten Synchronisierung mit vorhandenen Datensatz-IDs vorbefüllen?

Ja. Sie können entweder vorhandene Datensatz-IDs in einen Link Storage importieren, damit Datensätze, die bereits in beiden Systemen existieren, nicht erneut angelegt werden, oder den Link Storage automatisch über einen Transfer befüllen, der nur die Datensatz-IDs in den Link Storage schreibt.

Was ist der Unterschied zwischen Link Storage und Lookup Fields in Rapidi?

Link Storage speichert eindeutige Datensatz-IDs und verwendet sie über mehrere Synchronisierungen hinweg wieder. Lookup Fields rufen Werte während eines Transfers dynamisch ab, in der Regel anhand von Primärschlüsseln.

Was passiert, wenn ich Link Storage in einem Transfer deaktiviere, der ihn bisher verwendet hat?

Wenn Sie Link Storage in einem Transfer deaktivieren, der darauf angewiesen war, hat Rapidi keine Referenz mehr für den Abgleich von Datensätzen. Das kann zu Duplikaten oder Fehlern führen, sofern kein alternativer Schlüsselabgleich konfiguriert ist (z. B. über Primärschlüsselfelder oder Lookups).