Open Office Hours saison 1 : session 9 - Link Storage en détail
Ce que sont les Link Storages et comment les utiliser dans MyRapidi
Lorsque vous synchronisez des enregistrements entre deux systèmes, il faut quelque chose qui mémorise quel enregistrement de la source correspond à quel enregistrement de la destination. Dans Rapidi, ce quelque chose s’appelle un Link Storage. Il stocke les paires de clés primaires entre vos systèmes, afin que les transferts sachent s’ils doivent créer un nouvel enregistrement ou mettre à jour un enregistrement existant.
Cet article explique ce que sont les Link Storages, comment les configurer, comment ils se comportent lors des transferts et comment utiliser des fonctionnalités telles que les clés composites, la formule LS Lookup et l’import/export.
En bref
Regarder la session complète
Cet article s’appuie sur la session 9 du programme de formation Open Office Hours de Rapidi. La session complète comprend une présentation en direct des Link Storages dans MyRapidi, une démonstration pas à pas de la configuration et des exemples du comportement des Link Storages lors de l’exécution des transferts.
Support de présentation
Qu’est-ce qu’un Link Storage ?
Un Link Storage est une fonctionnalité intégrée de Rapidi qui stocke et restitue les paires de clés des systèmes, c’est-à-dire les clés primaires qui identifient les enregistrements dans chaque système. Voyez-le comme une table de correspondance dynamique qui conserve la relation un-à-un entre les enregistrements de toute votre intégration.
Par exemple, dans votre ERP, un client peut avoir un numéro comme C00010. Dans Salesforce, ce même client possède un Account ID comme 001Dn00000XYZ. Le Link Storage conserve cette correspondance pour que Rapidi sache toujours qu’il s’agit du même client.
Sans Link Storage, Rapidi ne peut pas savoir si un enregistrement existe déjà dans la destination. Chaque synchronisation créerait des doublons au lieu de mises à jour.
Vous pouvez créer autant de Link Storages que nécessaire (un, vingt ou cinquante) selon le nombre de types d’objets et de relations que couvre votre intégration.
Comment créer un Link Storage
La configuration d’un Link Storage est simple. Avant de commencer, assurez-vous que vos connexions sont configurées et testées, et que vous avez déjà en tête la conception de votre transfert.
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Ouvrez Link Storages et cliquez sur New. Attribuez-lui un code parlant, comme « Accounts-DE », et ajoutez une description pour chaque côté. Par exemple, « Numéro client BC » à gauche et « ID de compte Salesforce » à droite.
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Sélectionnez la connexion source. Choisissez la connexion, puis la table (par ex. Customer Card), puis le champ clé (par ex. Number). Vous indiquez ainsi à Rapidi quel champ du système source il doit stocker.
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Sélectionnez la connexion de destination. Même procédure : choisissez la connexion, la table (par ex. Account) et le champ clé (par ex. Account ID).
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Le Link Storage est prêt. Il restera vide tant qu’aucun transfert ne l’utilise. Dès que vous l’affectez à un transfert et que vous exécutez celui-ci, les entrées sont créées automatiquement.
C’est toujours connexion, table et champ, des deux côtés. C’est la structure de tout Link Storage.
Utiliser un Link Storage dans un transfert
Une fois le Link Storage créé, vous l’affectez à un transfert dans la section General. En modifiant le transfert, vous verrez une liste déroulante de tous les Link Storages disponibles. Sélectionnez celui qui correspond au type d’objet de ce transfert.
Il existe deux façons de configurer la relation entre les Link Storages et les champs clés :
Option 1 : Link Storage uniquement (champs clés désactivés)
C’est la configuration la plus courante et celle que nous recommandons. Désactivez la section des champs clés et laissez le transfert s’appuyer entièrement sur le Link Storage. Lors de son exécution, le transfert consulte le Link Storage pour savoir si l’enregistrement existe. Si c’est le cas, il le met à jour. Sinon, il crée un nouvel enregistrement et ajoute l’entrée au Link Storage.
Option 2 : champs clés activés en plus du Link Storage
Vous pouvez garder les champs clés activés tout en affectant un Link Storage. Dans ce cas, le transfert s’appuie sur les champs clés (clés primaires ou identifiants externes) pour choisir entre création et mise à jour, mais le Link Storage est tout de même alimenté à chaque exécution. C’est utile lorsque vous voulez que les données du Link Storage soient disponibles pour des recherches dans d’autres transferts, tout en préférant la correspondance par champs clés pour la logique de synchronisation elle-même.
Remarque importante sur les champs clés : si vous utilisez des identifiants externes comme champs clés, assurez-vous qu’ils sont à la fois uniques et déclarés comme identifiants externes dans le système de destination. Sinon, vous risquez de créer des doublons.
Ce qui se passe lors de l’exécution du transfert
À chaque exécution d’un transfert doté d’un Link Storage, vous obtenez des statistiques du Link Storage dans le journal. Elles vous montrent précisément ce qui s’est passé :
- Get : le nombre d’enregistrements recherchés dans le Link Storage
- Checked : le nombre d’entrées vérifiées
- Updated : le nombre d’entrées existantes actualisées
- Added : le nombre de nouvelles entrées créées (nouveaux enregistrements synchronisés pour la première fois)
- Deleted : le nombre d’entrées supprimées
Par exemple, si vous envoyez un nouveau client qui n’existait pas auparavant, vous verrez « 1 added » dans les statistiques du Link Storage. Si vous exécutez à nouveau le même transfert sans que rien n’ait changé, vous verrez « 1 updated », car le client a été trouvé dans le Link Storage et mis à jour dans la destination.
Utiliser des clés composites
Les Link Storages ne se limitent pas à un seul champ clé. Vous pouvez définir plusieurs champs clés de chaque côté, et les valeurs seront stockées sous forme de combinaison séparée par un tiret.
Par exemple, si une table utilise à la fois un Document Type et un Document Number comme clé primaire composite, vous pouvez ajouter ces deux champs au Link Storage. La valeur stockée ressemblera à ceci : Invoice-10042, où « Invoice » est le type de document et « 10042 » le numéro de document.
Vous pouvez ajouter un troisième ou un quatrième champ clé si nécessaire. Lors de son exécution, le transfert alimente toutes les entrées avec l’ensemble des champs définis, toujours séparés par des tirets.
La formule LS Lookup
La formule LS Lookup est l’une des fonctionnalités les plus puissantes des Link Storages. Elle vous permet de récupérer des valeurs d’un Link Storage dans les mappages de champs d’un autre transfert.
Par exemple, si vous synchronisez des factures et avez besoin de l’Account ID Salesforce d’un client, vous pouvez utiliser la formule LS Lookup pour le récupérer dans votre Link Storage clients, au lieu d’interroger directement Salesforce. C’est plus rapide, car la requête porte sur vos propres données de Link Storage plutôt que de passer par un appel d’API vers le système source ou destination.
La formule LS Lookup est documentée sur le wiki Rapidi, avec sa syntaxe complète et des exemples.
Gérer les entrées d’un Link Storage
Au niveau de la liste, plusieurs options s’offrent à vous pour gérer vos données de Link Storage :
- Ajouter manuellement une nouvelle valeur : si vous devez créer un lien entre deux enregistrements sans exécuter de transfert, vous pouvez ajouter des entrées directement.
- Supprimer toutes les entrées : vide entièrement le Link Storage. À utiliser avec prudence : si vous avez besoin de ces liens plus tard, ils seront difficiles à récupérer.
- Export : télécharge la liste complète sur votre ordinateur sous forme de fichier JSON. Utilisez-le comme sauvegarde avant d’effectuer des modifications en masse.
- Import : charge un fichier JSON dans un Link Storage. C’est utile pour migrer des liens entre services ou pour restaurer une sauvegarde. Toutes les entrées du fichier sont créées automatiquement.
- Recherche et filtre : si vous avez des centaines d’entrées, utilisez le champ de recherche de l’une ou l’autre colonne pour trouver un enregistrement précis par son ID source ou destination.
Au niveau de chaque entrée, vous pouvez modifier ou supprimer des enregistrements individuels. La modification vous permet de changer les valeurs de clé si l’ID d’un enregistrement a changé dans l’un des systèmes.
Import et export : scénarios courants
La fonction d’import/export est particulièrement utile dans les situations suivantes :
- Copier des liens entre services : si vous avez des liens dans un service Rapidi et que vous en avez besoin dans un autre, exportez-les depuis le service source et importez-les dans le service de destination.
- Migration de données : lors du passage à un nouveau système, vous devrez peut-être rétablir des liens avec de nouveaux ID d’enregistrement. Exportez l’état actuel, mettez à jour les ID dans le fichier et importez la version mise à jour.
- Sauvegarde avant modifications : exportez toujours vos données de Link Storage avant d’effectuer des modifications en masse. Vous disposez ainsi d’un point de restauration.
Le format du fichier d’import est JSON. Lorsque vous importez dans un Link Storage, les entrées sont créées automatiquement, que vous ayez 100 ou 300 enregistrements.
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Open Office Hours
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Consultez le programme complet de la saison 1 : rapidionline.com/product-updates/open-office-hours-season-1
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si j’exécute un transfert sans Link Storage affecté ?
Si aucun Link Storage n’est affecté et que les champs clés sont également désactivés, le transfert n’a aucun moyen de déterminer si un enregistrement existe déjà dans la destination. Chaque exécution créera donc de nouveaux enregistrements au lieu de mettre à jour ceux qui existent, ce qui entraîne des doublons. Vérifiez toujours qu’un Link Storage ou des champs clés sont configurés sur votre transfert avant de l’exécuter.
Puis-je utiliser le même Link Storage dans plusieurs transferts ?
Oui, et c’est courant lorsque plusieurs transferts portent sur la même relation d’objets. Par exemple, si vous avez un transfert qui crée des clients et un autre qui met à jour les adresses des clients, les deux peuvent partager le même Link Storage clients. La condition essentielle est que les deux transferts fassent référence aux mêmes champs clés source et destination que ceux avec lesquels le Link Storage a été configuré.
J’ai supprimé par erreur toutes les entrées de mon Link Storage. Que faire ?
Si vous disposez d’un fichier JSON exporté auparavant, vous pouvez l’importer pour restaurer les entrées. Sinon, vous devrez reconstruire les liens. Une solution consiste à réexécuter le transfert, mais sachez que cela peut créer des doublons dans la destination si les enregistrements y existent déjà. Le plus sûr est d’exporter régulièrement vos données de Link Storage en guise de sauvegarde, en particulier avant toute modification.
Comment fonctionnent les clés composites dans le Link Storage ?
Lorsque vous définissez plusieurs champs clés d’un côté d’un Link Storage, les valeurs sont stockées sous la forme d’une seule chaîne, séparées par des tirets. Par exemple, si vous utilisez Document Type et Document Number, une entrée pourrait ressembler à « Invoice-10042 ». L’ordre correspond à celui dans lequel vous avez ajouté les champs. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois ou quatre champs clés si votre table exige une clé primaire composite. Le transfert alimente automatiquement tous les champs lors de son exécution.
Quelle est la différence entre s’appuyer sur les champs clés et s’appuyer sur le Link Storage ?
Lorsque vous vous appuyez sur les champs clés, le transfert utilise les valeurs des champs clés source et destination pour faire correspondre les enregistrements, généralement une clé primaire ou un identifiant externe. Le transfert interroge directement le système de destination pour vérifier si l’enregistrement existe. Lorsque vous vous appuyez plutôt sur le Link Storage (champs clés désactivés), le transfert consulte d’abord sa propre table de correspondance. Cela évite une requête supplémentaire vers le système de destination. Les deux approches fonctionnent, mais le mode Link Storage seul est généralement recommandé, car il est plus rapide et garde une trace claire des enregistrements liés. Vous pouvez aussi combiner les deux : garder les champs clés activés pour la logique de correspondance tout en alimentant le Link Storage pour l’utiliser dans d’autres transferts via la formule LS Lookup.