¿Cómo puedo planificar con éxito un proyecto de integración de datos?

December 10, 2024 · Beate Thomsen · Integración de datos

Un proyecto de integración de datos exitoso comienza con tus procesos de negocio, no con la tecnología. Define el alcance con claridad, mapea y prueba los datos cuidadosamente, y configura un proceso de sincronización fiable con supervisión y gestión de errores. En resumen, el éxito depende de una planificación cuidadosa, pruebas exhaustivas y un mantenimiento continuo.

Los datos de clientes son hoy uno de tus activos más valiosos, por lo que muchas empresas dudan a la hora de conectar sus sistemas. Sin embargo, las ventajas de la integración de sistemas —mejor calidad de datos, un servicio al cliente superior y menos errores y tareas manuales— superan con creces los riesgos.

Para conseguir estos beneficios, necesitas un plan de integración de datos sólido. El éxito depende de una planificación cuidadosa, no de precipitarse hacia soluciones técnicas.

 

Índice de contenidos

• ¿Qué es un proyecto de integración de datos?
• Herramientas de integración de datos
• Cómo poner en marcha un proyecto de integración de datos
• Cómo crear un plan de proyecto de integración de datos exitoso
• Conclusiones clave
• Preguntas frecuentes

 

¿Qué es un proyecto de integración de datos?

Antes de nada, aclaremos la terminología.

La integración de datos es un proceso que conecta los datos entre dos sistemas. El objetivo es garantizar un flujo de datos fluido entre distintos sistemas. Y los pasos que se siguen para combinar datos de múltiples fuentes dispares en un conjunto de datos unificado y coherente se denominan proyecto de integración de datos.

Un ejemplo de este tipo de proyecto podría ser la integración de un sistema ERP y un sistema CRM.

Cuando integras el ERP y el CRM, cada sistema gestiona los datos de una manera específica según los procesos de negocio que respalda y cuenta con una lógica de negocio propia integrada. Para que estos dos sistemas distintos se comuniquen entre sí sin contratiempos, necesitas una herramienta de integración de datos y un plan sólido. 

Un proyecto de integración de datos ERP-CRM suele incluir la planificación (definir objetivos y alcance); el mapeo de datos (identificar los campos correspondientes entre sistemas); la extracción (obtener los datos relevantes de ambos sistemas); la transformación (convertir los datos a un formato compatible); la carga (importar los datos transformados al sistema de destino); la sincronización (configurar actualizaciones de datos en tiempo real o programadas); las pruebas (verificar la precisión de los datos y el funcionamiento del sistema); la puesta en marcha (salida a producción); y el mantenimiento (supervisar y ajustar según sea necesario).

Como puedes ver, se trata de un proyecto bastante complejo que implica bastantes pasos. Pero en este artículo intentaremos explicar cómo simplificar la planificación de un proyecto de integración de datos. 

 

Herramientas de integración de datos

Normalmente, los puntos de integración más comunes son: clientes, contactos, artículos, presupuestos, pedidos, facturas o historial de ventas.

Sin embargo, el alcance de la integración de datos puede ser mucho más amplio que eso. Puede abarcar datos maestros tradicionales o cualquier tabla o campo que desees sincronizar y alinear entre los sistemas.

De hecho, no hay límites en cuanto a qué datos son relevantes para la integración de datos: todo depende de tu panorama de sistemas y de tus procesos de negocio. Sigamos adelante y repasemos las principales herramientas de integración de datos que ayudan a las empresas a ejecutar proyectos de integración de datos.

• Almacenes de datos (data warehouses) – te ayudan a almacenar datos integrados de múltiples fuentes. Por ejemplo, un almacén de datos en la nube puede combinar datos de ventas de varias bases de datos regionales en un único repositorio central.
• Herramientas ETL (Extract, Transform, Load) – te ayudan a mover y modificar datos entre sistemas. Por ejemplo, una herramienta ETL extrae datos de clientes de un CRM, los transforma para que coincidan con el formato de un almacén de datos y luego los carga en dicho almacén.
• Herramientas de API (Application Programming Interface) – permiten que distintos programas se comuniquen y compartan datos. Por ejemplo, una herramienta de integración por API puede conectar la herramienta de email marketing de una empresa con su CRM, añadiendo automáticamente nuevos suscriptores a la base de datos de clientes.
• Herramientas de virtualización de datos – te ayudan a crear una vista unificada de los datos sin moverlos. Por ejemplo, una plataforma de virtualización de datos permite a los usuarios acceder y trabajar con datos de múltiples bases de datos como si estuvieran en un solo lugar, sin fusionarlos físicamente.
• Herramientas iPaaS (Integration Platform as a Service) – te ayudan a conectar diversas aplicaciones y fuentes de datos en la nube. Por ejemplo, una solución iPaaS puede integrar el sistema de RR. HH. en la nube de una empresa con su software de nóminas local.

 

CÓMO PONER EN MARCHA UN PROYECTO DE INTEGRACIÓN DE DATOS

Para poner en marcha un proyecto de integración de datos sólido, no basta con tener un plan. También debes saber qué puede salir mal, qué obtendrás a cambio, y conocer exactamente qué método de integración de datos utilizar.

En este capítulo, repasaremos brevemente tres aspectos a tener en cuenta antes de crear un plan para tu proyecto de integración de datos: los retos, los beneficios y los métodos de integración.

RETOS

Es un hecho: los proyectos de integración de datos pueden ser realmente complicados. Y lo que es peor, estos retos suelen interrelacionarse y complicar aún más las cosas. Por eso, conocer estos obstáculos habituales te ayudará a planificar mejor tu proyecto de integración de datos.

Estos son algunos de los retos habituales que debes tener en cuenta:

❎ Mala calidad de los datos.  Los distintos sistemas suelen tener datos incoherentes o incorrectos. Por ejemplo, el nombre de un cliente puede estar escrito de forma diferente en dos bases de datos. Esto requiere procesos exhaustivos de limpieza y validación de datos, que pueden llevar mucho tiempo y esfuerzo.

EJEMPLO: El nombre de un cliente puede estar escrito de forma diferente en dos bases de datos.

❎ Formatos de datos diferentes. Los sistemas pueden almacenar los datos de formas incompatibles. Transformar los datos entre estos formatos requiere un mapeo cuidadoso y puede provocar errores si no se hace correctamente.

EJEMPLO: Uno puede usar las fechas como MM/DD/AAAA y otro como DD/MM/AAAA.

❎ Grandes volúmenes de datos. Integrar grandes cantidades de datos puede llevar mucho tiempo y sobrecargar los sistemas informáticos. Como resultado, puede que necesites invertir en hardware potente o en soluciones en la nube, lo que añade coste y complejidad al proyecto.

EJEMPLO: El sistema de una empresa minorista puede ralentizarse al procesar millones de transacciones diarias procedentes de cientos de tiendas.

❎ Procesamiento en tiempo real frente a por lotes. Es importante decidir si necesitas actualizar los datos al instante o de forma periódica. Aunque la integración en tiempo real proporciona información siempre actualizada, también puede ralentizar los sistemas. Por su parte, el procesamiento por lotes consume menos recursos, pero puede provocar incoherencias temporales en los datos.

EJEMPLO: Una aerolínea que decide optar por actualizaciones en tiempo real del estado de los vuelos obtendrá resultados más rápidos, pero puede sobrecargar el sistema. Y si la aerolínea elige actualizaciones cada hora, puede que obtenga información menos precisa, pero garantizará el funcionamiento del sistema. 

❎ Uso de sistemas heredados (legacy). Los sistemas antiguos pueden no conectarse fácilmente con los más nuevos, lo que implica trabajo adicional o personalizaciones. A veces, esto acaba en la sustitución o actualización del sistema heredado, lo que aumenta el alcance y el coste del proyecto.

EJEMPLO: El moderno software de atención al cliente de un banco no puede comunicarse directamente con su sistema de gestión de cuentas de 20 años de antigüedad.

❎ Falta de documentación. Si la documentación sobre el funcionamiento de los sistemas existentes es escasa o inexistente, la integración de datos se complica, lo que lleva a dedicar mucho tiempo a hacer ingeniería inversa de los sistemas o a depender de lo que recuerdan los empleados con más antigüedad. 

EJEMPLO: Si los desarrolladores originales de un sistema que utilizas han dejado la empresa y no queda documentación, el personal actual puede tardar semanas en averiguar cómo funciona el sistema.

❎ Falta de personal o competencias técnicas. La integración suele requerir competencias especializadas que quizá no estén disponibles internamente. Puede que necesites contratar personal nuevo, formar a los empleados actuales o recurrir a consultores externos.

EJEMPLO: Una pequeña empresa quiere integrar su plataforma de comercio electrónico con su software de contabilidad, pero carece de la experiencia interna necesaria, lo que la obliga a contratar a un consultor caro.

❎ Mantenimiento continuo. Mantener el sistema integrado funcionando correctamente con el tiempo (gestionar las actualizaciones de los sistemas conectados, resolver problemas de integración, optimizar el rendimiento a medida que evolucionan las necesidades del negocio) puede ser un reto constante.

EJEMPLO: Si una parte de tu integración falla debido a una actualización del sistema, toda la integración puede dejar de funcionar. Para solucionarlo, necesitarás expertos en TI que resuelvan el problema y vuelvan a conectar los sistemas.

BENEFICIOS

La integración de datos tiene muchos beneficios: desde acceder a información actualizada de todas las fuentes en un solo lugar, mayor precisión y menos errores, ahorro de tiempo y dinero y reducción del trabajo manual, hasta una mejor toma de decisiones y una mayor colaboración entre equipos. 

Pero, ¿cómo puedes beneficiarte de contar con un plan de proyecto de integración de datos sólido? 

✴️ Establecer objetivos de negocio claros. Contar con un proyecto de integración de datos sólido ayudará a todos en tu empresa a entender por qué lo estáis haciendo y qué queréis conseguir. Esto ayuda a que todo el equipo reme en la misma dirección. 

✴️ Mejor gestión de riesgos. Siempre es mejor conocer tus riesgos y abordar los problemas antes de que ocurran. Un plan de integración de datos sólido señalará, por ejemplo, que un sistema heredado puede no integrarse bien con sistemas más nuevos, lo que impulsa al equipo a encontrar una solución con antelación, como actualizar el sistema o buscar una herramienta compatible.

✴️ Asignación de recursos más eficiente. Para que tu proyecto de integración de datos funcione sin contratiempos, necesitas asignar a las personas, el tiempo y las herramientas adecuados. En lugar de tener a demasiadas personas trabajando en una parte del proyecto mientras se descuidan otras, el plan garantizará que cada equipo sepa exactamente qué hacer en cada etapa.

✴️ Mejor gestión de los plazos. Tener un plan te ayuda a establecer un cronograma realista para cada fase del proyecto y a hacer un seguimiento de su progreso para cumplir los plazos. Y si algunas fases se alargan, siempre puedes ajustar tu plan. 

✴️ Control de costes. Si tienes un plan de proyecto de integración de datos sólido, puedes estimar mejor los costes y mantener el proyecto dentro del presupuesto. Puedes evitar gastos inesperados detallando de antemano cuánto vas a gastar en software nuevo, formación o personal adicional.

✴️ Mejor control de calidad. Antes de poner en marcha el nuevo sistema integrado, el plan te ayudará a incluir pasos para comprobar la precisión de los datos de todas las fuentes. Esto garantiza que, por ejemplo, los datos de clientes del sistema antiguo coincidan sin errores con los del sistema nuevo.

✴️ Flexibilidad y adaptabilidad. Si a mitad del proyecto tu empresa decide añadir una nueva fuente de datos (por ejemplo, una aplicación móvil), el plan mostrará dónde se necesitan ajustes sin descarrilar todo el proceso.

MÉTODOS

Existen diferentes métodos de integración de datos: un enfoque horizontal, uno vertical y uno en estrella (punto a punto). Elegir el adecuado para tu empresa garantizará el éxito de tu proyecto de integración de datos. 

 

Así es como se diferencian estos tres métodos:

• La integración horizontal amplía los datos dentro de una misma capa.
• La integración vertical conecta distintas capas o tipos de datos.
• La integración punto a punto crea enlaces directos entre múltiples sistemas.

Cada método tiene su utilidad según las necesidades de la empresa y la infraestructura existente. 

DATO CURIOSO: En el pasado, la integración de datos solía realizarse mediante interfaces de lotes directas. Los datos se extraían a un archivo, se enviaban al sistema de destino y se importaban (mediante un lote). Este tipo de carga de datos puede requerir mucho esfuerzo, especialmente en la fase de programación y pruebas.

Este enfoque de la integración de datos dificulta el manejo de datos incorrectos. Mantener los sistemas sincronizados también puede ser un reto. 

Por eso, hoy en día muchos sistemas de integración utilizan una lógica que extrae, transforma y carga los datos. Para combinar datos de distintas fuentes, necesitas un plan de integración de datos detallado pero sencillo que respete los flujos del proceso de integración de datos. 

CÓMO CREAR UN PLAN DE PROYECTO DE INTEGRACIÓN DE DATOS EXITOSO

Como en cualquier proyecto, la fase de planificación de un proyecto de integración de datos es un paso crítico hacia el éxito. 

Como en cualquier proyecto, cuando creas un plan de proyecto de integración de datos, debes tener en cuenta: 

• Un equipo de proyecto que incluya a todos los miembros directos e indirectos
• Un calendario del proyecto
• Un cronograma del proyecto
• Un plan de gestión del proyecto
• Un plan de recursos
• Un análisis de riesgos
• Una descripción detallada del resultado

Para lograr una implementación fluida de las soluciones de integración de datos, debes tener en cuenta los siguientes cuatro pasos.

PASO 1: EVALÚA TUS PROCESOS 

La mayoría de las empresas llevan a cabo la integración de datos por los mismos motivos: optimizar los procesos de negocio y mejorar la eficiencia. Analiza tus procesos de negocio actuales y piensa en cómo podrías mejorar tus flujos de trabajo. 

Por ejemplo, a menudo las empresas tienen que convertir un lead del CRM en un cliente en el ERP. Si esto se hace manualmente, es un proceso ineficiente y propenso a errores. 

Sería mejor que el cliente se creara automáticamente en el sistema ERP al producirse un evento desencadenante en el sistema CRM. Por ejemplo, cuando un cliente hace un pedido por primera vez.

Antes de iniciar el proyecto de integración de datos, deberías examinar tus procesos con ojo crítico. Analiza las posibles transferencias de datos entidad por entidad, por ejemplo clientes, contactos, empresas, artículos, etc., así como los procesos que intentas mejorar. 

PASO 2: DEFINE EL ALCANCE DE TU INTEGRACIÓN DE DATOS

Bien, ya has evaluado tus objetivos de negocio y tus procesos actuales. 

A continuación, debes entender el alcance de tu proyecto de integración de datos. Para ello, debes definir los siguientes aspectos y hacerte estas preguntas: 

• ¿Qué datos hay que compartir? Por ejemplo, podría ser información de contacto de clientes, historial de pedidos, datos de facturas, registros de pagos o información de productos. 
  
  
• ¿Cuáles son nuestros requisitos de integración de datos? ¿Debe ser un flujo de datos unidireccional o bidireccional?
• ¿Con qué frecuencia necesitamos actualizar los datos, es decir, cuál es la frecuencia de las actualizaciones: en tiempo real o por lotes?
• ¿Cuál es nuestra estimación del volumen de datos?
• ¿Qué nos dice el análisis de nuestros sistemas? Aquí debes definir las capacidades técnicas de ambos sistemas, esbozar las API o puntos de integración disponibles, las limitaciones del sistema y los requisitos de seguridad.
• ¿Qué recursos tenemos? ¿Qué competencias técnicas se requieren para llevar a cabo este proyecto con éxito? ¿Tenemos especialistas internos o necesitamos consultores externos?
• ¿Cuál es nuestro cronograma y cuáles son las fases del proyecto? ¿Qué plazos son más críticos y por qué? ¿Hay algún período de máxima actividad del negocio que debamos evitar? ¿Cuánto dura la fase de pruebas?
• ¿Cuáles son nuestros principales riesgos? Por ejemplo, problemas de calidad de datos, necesidades de tiempo de inactividad del sistema, impacto en los procesos de negocio, requisitos de cumplimiento normativo, etc.
• Por último, ¿cuáles son nuestras métricas de éxito? ¿Cómo medimos el éxito del proyecto?  ¿Qué KPI debemos establecer?

Este análisis del alcance de tu proyecto de integración de datos te ayudará a ver el panorama real y qué pasos seguir.

PASO 3: CONECTA LOS SISTEMAS

El siguiente paso da inicio a la fase de realización: es hora de conectar los sistemas. Supongamos que estás conectando el CRM y el ERP a través de una plataforma de integración de datos. 

Los diseños de los sistemas, como las tablas, los campos y otra información relevante para la integración, deben leerse y almacenarse para poder realizar los mapeos correctamente y con la información adecuada. 

Después, los datos deben secuenciarse de la forma correcta en las transferencias de datos. Si estás transfiriendo un pedido, tiene sentido transferir antes los artículos, porque puede haber un artículo nuevo en el pedido. Sin ese artículo, habría una referencia rota.

En esta fase, decides técnicamente qué sistema tiene prioridad sobre el otro para las tablas bidireccionales, en caso de que un dato se haya actualizado en ambos sistemas. Esto es lo que llamamos la definición de la lógica maestro-esclavo.

Una vez configurada la transferencia de datos, comienzas a hacer pruebas. Las pruebas deben empezar con pocos registros, hasta que todo esté listo. Con frecuencia, en este momento te das cuenta de que la calidad de tus datos no es tan buena como esperabas. En ese caso, necesitas limpiar los datos. 

Si los datos se han creado manualmente en ambos sistemas (por ejemplo, clientes sin una referencia clara), podrías tener algunos duplicados. Esto, por supuesto, no es lo que quieres. 

Para resolver el problema de los duplicados, tendrás que crear un trabajo por lotes o una consulta que pueda actualizarlo automáticamente. Como alternativa, podrías buscarlos manualmente y añadir un identificador que vincule claramente los dos registros. Es un procedimiento sencillo, pero si tienes muchos clientes, puede llevar bastante tiempo solucionarlo.

PASO 4: SINCRONIZA LOS SISTEMAS

Una vez que todo está probado y se ha realizado la transferencia inicial de datos, tienes que sincronizar los dos sistemas. 

Piensa en la sincronización como mantener a dos sistemas "en conversación" entre sí, asegurándote de que tengan la misma información actualizada. Estas son las etapas habituales de la fase de sincronización de datos: 

Primero, ambos sistemas hacen un "gran apretón de manos": se llama sincronización inicial, cuando todos los datos existentes se cotejan y alinean. Por ejemplo, se cotejan y actualizan todos los registros de clientes de ambos sistemas. 

Segundo, aplicas el método de sincronización elegido. Por ejemplo, si has optado por la sincronización en tiempo real, cuando un comercial actualiza el número de teléfono de un cliente en el CRM, este se actualiza al instante en el ERP; o cuando tu equipo de contabilidad registra un pago en el ERP, el estado del cliente se actualiza de inmediato en el CRM. 

En el caso de la sincronización programada, los sistemas se actualizan entre sí cada hora, día o semana. Por ejemplo, los pedidos de los clientes se sincronizan del CRM al ERP cada noche. 

Tercero es la fase de resolución de conflictos, durante la cual los sistemas necesitan reglas para gestionarlos. 

Por ejemplo, defines qué sistema "gana" si la dirección del cliente es diferente en el CRM y en el ERP. Normalmente, un sistema se convierte en el "maestro" para tipos de datos específicos

Por último, tienes que gestionar los errores de los datos. El sistema debe detectar las sincronizaciones fallidas, notificar los problemas a los administradores y llevar un registro de las sincronizaciones fallidas para reintentarlas. Por ejemplo, si los datos de un cliente no se sincronizan, el sistema los marca para su revisión. 

Este proceso continuo garantiza que ambos sistemas permanezcan alineados y proporcionen información precisa y coherente en toda la organización.

CONCLUSIONES CLAVE

Aunque los proyectos de integración de datos puedan parecer complejos e intimidantes, puedes gestionarlos con éxito si cuentas con una planificación adecuada y una comprensión clara del alcance del proyecto.

Aquí tienes un resumen de los puntos clave que debes recordar: 

¡La planificación es más crucial que elegir la herramienta de integración adecuada! Por lo tanto, un plan de integración de datos sólido ayuda a gestionar los riesgos, los recursos y los costes de forma eficaz.

Antes de empezar, define claramente tus objetivos de negocio y evalúa a fondo tus procesos actuales para identificar qué necesita mejorar.

Conoce tus opciones de métodos de integración: horizontal (combina tipos de datos similares), vertical (vincula distintos tipos de datos); en estrella/punto a punto (conexiones directas entre sistemas).

Sigue los cuatro pasos clave de la integración de datos:

• Evalúa tus procesos
• Define el alcance del proyecto
• Conecta los sistemas
• Sincroniza los sistemas

Prepárate para retos habituales como problemas de calidad de datos, diferencias de formato y problemas de compatibilidad entre sistemas. Pero no temas: contar con un plan sólido para abordar estos retos desde el principio te ahorrará tiempo y recursos más adelante.

La solución de integración de datos de Rapidi

Después de completar tu proyecto de integración de datos, puedes relajarte y pasar al modo de soporte. Si utilizas un entorno de plataforma de integración de datos como Rapidi, es sencillo. 

Con la solución de integración de datos de Rapidi, si algo falla en las transferencias de datos, los responsables recibirán una notificación por correo electrónico con la información relevante y un enlace directo a la transferencia de datos con el error, para investigarlo y resolverlo.

Todo el proyecto de integración de datos puede ser fluido y sencillo si utilizas plataformas de integración de datos (algunas incluso preconfiguradas con puntos de integración predefinidos). Las plataformas de integración de datos de Rapidi ofrecen la mayoría de las transferencias listas para usar. Así, tu trabajo se reduce a una simple configuración y mapeo de datos.

Muchos de nuestros clientes utilizan la plataforma de integración de datos de Rapidi para conectar de forma rápida y sencilla sus sistemas Salesforce y Microsoft Dynamics.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuánto tiempo suele tardar un proyecto de integración de datos, desde la planificación hasta la implementación completa?

Aunque cada proyecto es único, la mayoría de las integraciones CRM-ERP de tamaño medio tardan entre 3 y 6 meses desde la planificación hasta la puesta en marcha. Sin embargo, el plazo puede variar según la complejidad de los datos, la preparación de los sistemas y la disponibilidad del equipo. Las integraciones empresariales complejas pueden tardar entre 9 y 12 meses, o más. Es importante tener en cuenta que, tras la puesta en marcha inicial, suele haber un período de estabilización de 1 a 2 meses.

¿Qué competencias debería tener mi equipo interno antes de iniciar un proyecto de integración de datos?

Idealmente, el equipo principal debería incluir:
- Un gestor de proyectos con experiencia en integración
- Analistas de negocio que entiendan los procesos de la empresa
- Especialistas en bases de datos familiarizados con el mapeo de datos
- Alguien que conozca a fondo tus sistemas actuales
Si tu equipo carece de estas competencias, considera programas de formación o la contratación de consultores para cubrir esas carencias.

¿Qué ocurre si la integración falla o los sistemas se desincronizan? ¿Cómo podemos prepararnos para estos escenarios?

Es fundamental contar con un plan de reversión y una estrategia de copia de seguridad de los datos. Considera implementar herramientas de supervisión para detectar problemas de sincronización a tiempo, establecer procedimientos claros para la recuperación del sistema y mantener sistemas paralelos durante la fase inicial de implementación. Además, documenta todos los puntos de integración y crea guías de resolución de problemas para los casos más habituales.

¿Cuánto cuesta un proyecto de integración de datos típico y qué factores influyen en el precio?

El coste varía significativamente según factores como la complejidad del sistema, el volumen de datos, el método de integración elegido y si utilizas recursos internos o consultores externos. Los proyectos pequeños pueden costar decenas de miles (€/$), mientras que las integraciones a nivel empresarial pueden alcanzar cientos de miles. Entre los factores de coste clave se incluyen las tarifas de licencia de las herramientas de integración, las tarifas de los consultores, los costes de formación y los gastos de mantenimiento continuo.