Cómo integrar Salesforce con Microsoft Dynamics 365 (caso de uso ERP)
Varitronics integró Salesforce con Microsoft Dynamics 365 Business Central manteniendo Salesforce como CRM, sustituyendo su antiguo ERP basado en Salesforce, Ascent, por Business Central y utilizando Rapidi para conectar ambos. Así, ventas, finanzas y operaciones pasaron a compartir un único proceso conectado, sin volver a introducir datos a mano, y cada sistema puede centrarse en su propia función.
Si tu empresa trabaja con Salesforce y ha migrado a Microsoft Dynamics 365 Business Central, probablemente te enfrentes al mismo problema que Varitronics: los dos sistemas no comparten datos, de modo que ventas trabaja en Salesforce, finanzas y operaciones en Business Central, y el personal introduce dos veces los mismos registros, lo que genera errores. Varitronics, mayorista de tecnología educativa con sede en Minnesota y cliente de Salesforce desde hace muchos años, lo resolvió en 2018 sustituyendo su ERP Ascent, basado en Salesforce, por Business Central y conectando ambos sistemas con Rapidi.
Resumen
Empresa: Varitronics LLC, mayorista de tecnología educativa con sede en Minnesota que atiende a más de 30.000 centros educativos en toda Norteamérica.Problema:
- En 2018, Varitronics sustituyó un ERP basado en Salesforce (Ascent) por Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Salesforce y Business Central no compartían datos. El personal introducía los registros manualmente en ambos sistemas.
- La doble introducción de datos provocaba errores y ralentizaba los informes de ventas, el procesamiento de pedidos y las operaciones con distribuidores.
- Rapidi conectó Salesforce y Business Central con una sincronización bidireccional de cuentas, productos, límites de crédito y pedidos.
- Sin necesidad de código personalizado. El equipo de operaciones gestiona la integración sin personal de TI dedicado.
- Implementación de nueve meses. Puesta en marcha el 2 de enero de 2019 sin ninguna interrupción del servicio.
- Los informes de ventas y financieros obtienen ahora los datos de ambos sistemas de forma automática. Los distribuidores afirman que introducir pedidos es más rápido.
Índice
- ¿Cómo conectó Varitronics Salesforce y Dynamics 365 Business Central?
- ¿Cuál era su principal reto?
- ¿Qué herramientas se usaron en el proyecto de integración de datos?
- ¿Cómo se implementó la integración?
- ¿Qué resultados se lograron?
- ¿Qué impacto tuvo en el negocio de Varitronics?
- ¿Por qué Varitronics eligió Rapidi?
- Claves para tu proyecto de integración de datos
¿Cómo conectó Varitronics Salesforce y Dynamics 365 Business Central?
Varitronics LLC es una empresa de tecnología educativa con sede en Minnesota. Desde sus oficinas centrales en Brooklyn Park, vende impresoras especializadas a centros educativos de toda Norteamérica, entre ellas impresoras de gran formato, 3D y de etiquetas, además de plastificadoras y troqueladoras. La empresa atiende a más de 30.000 centros de educación infantil, escuelas de primaria, centros de secundaria e instituciones de educación superior. Varitronics distribuye a través de una red de distribuidores y también vende directamente a sus clientes.
La empresa era cliente de Salesforce desde principios de la década de 2000, cuando Varitronics todavía formaba parte de Brady Corporation. Tras independizarse en 2012, el equipo mantuvo Salesforce como CRM. Pero con el ERP la historia era muy distinta.
¿Cuál era su principal reto?
Tras la separación de Brady Corporation, Varitronics dejó de tener acceso al ERP local de su antigua empresa matriz. Recurrió entonces a Ascent, un ERP basado en Salesforce, para gestionar las finanzas, el inventario y la distribución. El equipo nunca estuvo del todo satisfecho con Ascent.
Tom Hallbeck, Director of Operations, explica la decisión de cambiar: «Estar en la nube era importante tanto para nuestro ERP como para nuestro CRM. Salesforce es el CRM líder del mercado, y ahora Microsoft ofrece el ERP en la nube líder del mercado con Dynamics 365 Business Central».
En 2018, Varitronics eligió Microsoft Dynamics 365 Business Central como su nuevo ERP. La migración trajo consigo un reto conocido. Muchas empresas se enfrentan al dilema de la integración ERP-CRM: Salesforce y Business Central no se comunicaban entre sí. El personal tenía que introducir los datos manualmente en ambos sistemas, importar y exportar registros de uno a otro y lidiar con los errores que provoca la doble introducción de datos.
¿Qué herramientas se usaron en el proyecto de integración de datos?
Stoneridge Software, el partner de implementación de Varitronics, recomendó Rapidi. Hallbeck recuerda: «Rapidi nos causó una buena primera impresión y nos sentimos cómodos con lo que nos ofrecían. Evaluamos otra solución, pero la decisión de quedarnos con Rapidi fue fácil». Para las empresas que están evaluando sus opciones, tres cualidades son las más importantes al elegir una solución de integración: sencillez, rapidez y seguridad.
La configuración de Salesforce de Varitronics estaba muy personalizada para compensar las carencias de su ERP anterior. Hallbeck quería empezar de cero: «Queríamos una implementación del ERP bastante estándar, y eso es lo que conseguimos. Bueno, con la excepción de los números de serie de las impresoras, que se generan en el ERP y también requieren cierta personalización en Salesforce».
¿Cómo se implementó la integración?
Rapidi gestiona el flujo bidireccional de datos entre Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Business Central. Las cuentas se crean y actualizan en Salesforce, y Rapidi las sincroniza después con Business Central. Los límites de crédito y los bloqueos de crédito fluyen en sentido contrario, de Business Central a Salesforce. Los datos de producto se introducen en Business Central, y Rapidi transfiere la información de productos nuevos y actualizados a Salesforce. Estos son algunos de los puntos de sincronización CRM-ERP más habituales, y Rapidi los gestiona todos de forma bidireccional.
Hallbeck destaca la ventaja de que cada sistema se centre en su función: «Usar Salesforce solo para lo que está pensado, como CRM, significa que tenemos muchas menos personalizaciones que antes. Y eso es bueno».
Las empresas que estudian una configuración similar pueden seguir un proceso de tres pasos para integrar Salesforce y el ERP Dynamics 365. La experiencia de Varitronics muestra cómo son los resultados en la práctica.
¿Qué resultados se lograron?
Varitronics se dio nueve meses para toda la implementación. El sistema entró en producción según lo previsto, el 2 de enero de 2019.
Hallbeck ha pasado por siete implementaciones de ERP en veinte años. Esta es, en su opinión, la mejor: «No son para débiles de corazón, y son todo un desafío. Incluso 3, 6 o 9 meses después de poner en marcha el sistema, puede que todavía no estés donde deberías. Esta ha sido mi séptima implementación de ERP y, de principio a fin, la mejor. Rapidi tuvo mucho que ver».
La puesta en marcha fue fluida. «Cuando arrancamos el 2 de enero, no nos encontramos con ninguna sorpresa desagradable», cuenta Hallbeck. «Necesitamos algunos ajustes. El sistema no se ha caído ni una sola vez. Las conexiones funcionan exactamente como Rapidi prometió».
¿Qué impacto tuvo en el negocio de Varitronics?
El equipo directivo fue el que más ganó. Hallbeck explica: «Con nuestro ERP anterior nos costaba mucho obtener buenos informes de ventas por comercial y por cliente. Sabíamos que Salesforce tendría parte de la información y Business Central, otra parte. Pero como están conectados, generamos informes sin preocuparnos de dónde proceden los datos».
La adopción por parte de los usuarios fue buena. Hallbeck preparó al equipo con reuniones previas: «El cambio siempre es difícil, incluso cuando es por una buena razón. Tuvimos muchas reuniones previas con nuestro grupo de usuarios para prepararlos lo mejor posible. El ambiente es positivo».
La red de distribuidores también salió beneficiada. Los distribuidores comentaron que introducir pedidos se había vuelto mucho más fácil, lo que mejoró directamente el proceso lead-to-invoice de Varitronics.
Por qué Varitronics eligió Rapidi
Hallbeck destaca dos factores: la sencillez del producto y la experiencia del equipo. «Lo mejor de Rapidi es que funciona. Y cuando necesitamos ayuda o asesoramiento, los consultores de Rapidi siempre están ahí para nosotros. Conocen su propio producto y, además, son expertos tanto en Salesforce como en Business Central. Y eso es importante». El enfoque no-code de Rapidi hizo que Varitronics no necesitara desarrolladores dedicados para mantener la conexión.
También elogió el soporte durante la implementación: «El consultor de Rapidi siempre estuvo ahí para nosotros y a menudo trabajaba muy temprano o muy tarde para adaptarse a nuestras necesidades, en otra zona horaria. El miembro de mi equipo que trabajó codo con codo con él quedó enormemente agradecido».
Claves para tu proyecto de integración de datos
Muchos clientes de Rapidi empiezan con un ERP y añaden Salesforce más adelante. Varitronics hizo lo contrario: implantó un nuevo ERP junto a una configuración de Salesforce ya existente. Si estás planificando un proyecto similar, esta guía de integración de Salesforce con un ERP cubre todo el proceso. El consejo de Hallbeck para las empresas que siguen el mismo camino: «Date tiempo suficiente. Las implementaciones de ERP son difíciles. Nosotros nos dimos 9 meses para asegurarnos de tener un buen sistema desde el primer día. Y así fue».
Hallbeck no duda en recomendar Rapidi: «A cualquiera que me pregunte y tenga necesidades parecidas le diré que eche un vistazo a Rapidi».
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Preguntas frecuentes sobre la integración de Salesforce y Business Central
¿Cómo es el proceso quote-to-cash tras integrar Salesforce y Business Central?
Un comercial crea una oferta en Salesforce. Cuando la oportunidad se marca como ganada, Rapidi genera automáticamente un pedido de venta en Business Central. A partir de ahí, Business Central se encarga del cumplimiento del pedido, la facturación y el seguimiento de los pagos. Los datos financieros actualizados vuelven a Salesforce, de modo que el equipo de ventas ve el estado de las facturas y el historial de pagos sin cambiar de sistema. Varitronics utiliza exactamente este flujo. Las cuentas se crean en Salesforce, se sincronizan con Business Central, y los datos financieros, como los límites de crédito, vuelven automáticamente a Salesforce. Todo el proceso lead-to-invoice funciona sin introducir datos manualmente entre los dos sistemas.
¿Cómo evito un bucle infinito en el que los registros se sincronizan una y otra vez en ambos sentidos?
Un bucle se produce cuando el sistema A actualiza un registro, el sistema B detecta el cambio y lo vuelve a escribir, y el sistema A detecta de nuevo ese cambio. Rapidi lo evita con una detección de cambios integrada. La plataforma registra qué sistema originó cada actualización y solo sincroniza los cambios reales. La función LinkStorage de Rapidi mantiene campos de referencia entre los registros de Salesforce y Business Central sin necesidad de campos personalizados en ninguno de los dos sistemas. Así, no tienes que crear tú mismo la lógica antibucles. La plataforma de integración se encarga de ello a nivel de transferencia.
¿Cómo pruebo la integración en un sandbox antes de pasar a producción?
Tanto Salesforce como Business Central ofrecen entornos sandbox. Primero conectas Rapidi a esos sandboxes y ejecutas transferencias de prueba con estructuras de datos reales, pero sin ningún riesgo para producción. Crea cuentas, contactos y pedidos de prueba en el sandbox de Salesforce. Comprueba que aparecen correctamente en el sandbox de Business Central. Después prueba el sentido inverso: actualiza un límite de crédito en Business Central y confirma que se refleja en Salesforce. Varitronics siguió este enfoque durante sus nueve meses de implementación. Hallbeck señaló que en la puesta en marcha solo necesitaron «algunos ajustes», porque las pruebas en el sandbox detectaron los problemas a tiempo. Cuando estés satisfecho con los resultados en el sandbox, apuntas Rapidi a tus entornos de producción y pasas a producción.
¿Y si estoy sustituyendo un ERP basado en Salesforce por Business Central?
Es exactamente lo que hizo Varitronics. Pasó de Ascent, un ERP basado en Salesforce, a Microsoft Dynamics 365 Business Central, manteniendo Salesforce como CRM. La gran ventaja: tus datos, personalizaciones y flujos de trabajo de Salesforce se mantienen intactos. Solo sustituyes la capa del ERP, no el CRM. Rapidi se conecta a Business Central como nuevo ERP y sincroniza los mismos objetos de datos con los que tu equipo ya trabaja en Salesforce. El consejo de Hallbeck para este escenario: mantén la implementación de Business Central lo más estándar posible. Varitronics optó por una configuración del ERP «bastante estándar» y solo personalizó donde el negocio lo exigía, como en la generación de números de serie de las impresoras. Esto redujo la complejidad y acortó el plazo de implementación.
¿Quién gestiona la integración tras la implantación, TI o los usuarios de negocio?
Con Rapidi, los usuarios de negocio se encargan de la gestión diaria. Gracias a la plataforma no-code, no necesitas un desarrollador para supervisar las transferencias, revisar los registros de errores o ajustar los mapeos de campos. La monitorización integrada de Rapidi envía alertas por correo electrónico a un administrador del sistema cuando falla una transferencia, con un enlace directo al registro que causó el error. En Varitronics, el equipo de operaciones gestiona la integración sin personal de TI dedicado. Cuando necesitan ayuda, el equipo de soporte de Rapidi está disponible. Hallbeck lo destacó expresamente: «Cuando necesitamos ayuda o asesoramiento, los consultores de Rapidi siempre están ahí para nosotros». Rapidi también se encarga de actualizar los conectores cuando Salesforce o Business Central publican nuevas versiones, para que tu equipo no tenga que gestionar la compatibilidad entre versiones.