Comment intégrer Salesforce à Microsoft Dynamics 365 (cas d’usage ERP)
Varitronics a intégré Salesforce à Microsoft Dynamics 365 Business Central en conservant Salesforce comme CRM, en remplaçant son ancien ERP basé sur Salesforce, Ascent, par Business Central, et en connectant les deux avec Rapidi. Les équipes commerciales, financières et opérationnelles disposent ainsi d’un processus unique et connecté, sans ressaisie manuelle, tandis que chaque système reste centré sur son propre rôle.
Si votre entreprise utilise Salesforce et est passée à Microsoft Dynamics 365 Business Central, vous rencontrez probablement le même problème que Varitronics : les deux systèmes ne partagent pas leurs données. Les commerciaux travaillent dans Salesforce, la finance et les opérations dans Business Central, et les collaborateurs saisissent deux fois les mêmes enregistrements, ce qui génère des erreurs. Varitronics, grossiste en technologies éducatives basé dans le Minnesota et utilisateur de longue date de Salesforce, a résolu ce problème en 2018 en remplaçant son ERP Ascent, basé sur Salesforce, par Business Central et en connectant les deux systèmes avec Rapidi.
En résumé
Entreprise : Varitronics LLC, grossiste en technologies éducatives basé dans le Minnesota, qui fournit plus de 30 000 établissements scolaires en Amérique du Nord.Problème :
- En 2018, Varitronics a remplacé un ERP basé sur Salesforce (Ascent) par Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Salesforce et Business Central ne partageaient pas leurs données. Les collaborateurs saisissaient manuellement les enregistrements dans les deux systèmes.
- Cette double saisie provoquait des erreurs et ralentissait le reporting commercial, le traitement des commandes et les opérations avec les revendeurs.
- Rapidi a connecté Salesforce et Business Central grâce à une synchronisation bidirectionnelle des comptes, des produits, des limites de crédit et des commandes.
- Aucun code personnalisé n’est nécessaire. L’équipe des opérations gère l’intégration sans personnel informatique dédié.
- Neuf mois de mise en œuvre. Mise en production le 2 janvier 2019, sans aucune interruption de service.
- Les rapports commerciaux et financiers puisent désormais automatiquement dans les deux systèmes. Les revendeurs constatent une saisie des commandes plus rapide.
Sommaire
- Comment Varitronics a-t-elle connecté Salesforce et Dynamics 365 Business Central ?
- Quel était son principal défi ?
- Quels outils ont été utilisés pour le projet d’intégration de données ?
- Comment l’intégration a-t-elle été mise en œuvre ?
- Quels résultats ont été obtenus ?
- Quel a été l’impact sur l’activité de Varitronics ?
- Pourquoi Varitronics a-t-elle choisi Rapidi ?
- Les points clés à retenir pour votre projet d’intégration de données
Comment Varitronics a-t-elle connecté Salesforce et Dynamics 365 Business Central ?
Varitronics LLC est une entreprise de technologies éducatives basée dans le Minnesota. Depuis son siège de Brooklyn Park, elle vend des imprimantes spécialisées aux établissements scolaires d’Amérique du Nord, notamment des imprimantes grand format, 3D et d’étiquettes, ainsi que des plastifieuses et des machines de découpe. L’entreprise dessert plus de 30 000 structures de la petite enfance, écoles primaires, établissements secondaires et établissements d’enseignement supérieur. Varitronics distribue ses produits via un réseau de revendeurs et vend aussi directement à ses clients.
L’entreprise était cliente de Salesforce depuis le début des années 2000, lorsque Varitronics faisait encore partie de Brady Corporation. Devenue indépendante en 2012, l’équipe a conservé Salesforce comme CRM. Côté ERP, en revanche, la situation était tout autre.
Quel était son principal défi ?
Après la séparation d’avec Brady Corporation, Varitronics n’avait plus accès à l’ERP sur site de son ancienne maison mère. L’entreprise s’est alors tournée vers Ascent, un ERP basé sur Salesforce, pour gérer la finance, les stocks et la distribution. L’équipe n’a jamais été pleinement satisfaite d’Ascent.
Tom Hallbeck, Director of Operations, explique la décision de changer : « Être dans le cloud était important pour notre ERP comme pour notre CRM. Salesforce est le meilleur CRM du marché, et avec Dynamics 365 Business Central, Microsoft propose désormais le meilleur ERP cloud du marché. »
En 2018, Varitronics a choisi Microsoft Dynamics 365 Business Central comme nouvel ERP. Cette migration a fait naître un défi bien connu. De nombreuses entreprises se heurtent au dilemme de l’intégration ERP-CRM : Salesforce et Business Central ne communiquaient pas entre eux. Les collaborateurs devaient saisir manuellement les données dans les deux systèmes, importer et exporter les enregistrements de l’un à l’autre, et gérer les erreurs qu’entraîne la double saisie.
Quels outils ont été utilisés pour le projet d’intégration de données ?
Stoneridge Software, le partenaire de mise en œuvre de Varitronics, a recommandé Rapidi. Hallbeck se souvient : « Rapidi nous a fait bonne impression d’emblée, et nous étions à l’aise avec ce qu’ils nous proposaient. Nous avons bien regardé une autre solution, mais le choix de Rapidi s’est imposé facilement. » Pour les entreprises qui évaluent leurs options, trois qualités comptent le plus dans le choix d’une solution d’intégration : la simplicité, la rapidité et la sécurité.
La configuration Salesforce de Varitronics avait été fortement personnalisée pour compenser les lacunes de l’ancien ERP. Hallbeck voulait repartir sur des bases saines : « Nous voulions une mise en œuvre de l’ERP assez standard, et c’est ce que nous avons obtenu. Enfin, à l’exception des numéros de série des imprimantes, qui sont générés dans l’ERP et nécessitent aussi quelques personnalisations dans Salesforce. »
Comment l’intégration a-t-elle été mise en œuvre ?
Rapidi gère le flux de données bidirectionnel entre Salesforce et Microsoft Dynamics 365 Business Central. Les comptes sont créés et mis à jour dans Salesforce, puis synchronisés par Rapidi dans Business Central. Les limites de crédit et les blocages de crédit circulent dans l’autre sens, de Business Central vers Salesforce. Les données produits sont saisies dans Business Central, et Rapidi transfère les informations produits nouvelles ou mises à jour vers Salesforce. Ce sont quelques-uns des points de synchronisation CRM-ERP les plus courants, et Rapidi les gère tous de manière bidirectionnelle.
Hallbeck souligne l’intérêt de cantonner chaque système à sa fonction : « Comme nous n’utilisons plus Salesforce que pour sa vocation première de CRM, nous avons beaucoup moins de personnalisations qu’avant. Et c’est une bonne chose. »
Les entreprises qui envisagent une configuration similaire peuvent suivre un processus en trois étapes pour intégrer Salesforce et l’ERP Dynamics 365. L’expérience de Varitronics montre à quoi ressemblent les résultats en pratique.
Quels résultats ont été obtenus ?
Varitronics s’était donné neuf mois pour l’ensemble de la mise en œuvre. Le système a été mis en production comme prévu, le 2 janvier 2019.
En vingt ans, Hallbeck a vécu sept mises en œuvre d’ERP. Celle-ci est selon lui la meilleure : « Ce ne sont pas des projets pour les âmes sensibles, et ils sont exigeants. Même 3, 6 ou 9 mois après le démarrage du système, on n’en est pas forcément là où l’on devrait être. C’était ma septième mise en œuvre d’ERP et, de bout en bout, la meilleure. Rapidi y a largement contribué. »
La mise en production s’est déroulée sans accroc. « Quand nous avons démarré le 2 janvier, nous n’avons eu aucune mauvaise surprise », raconte Hallbeck. « Il a fallu quelques ajustements. Le système n’a pas connu une seule panne. Les connexions fonctionnent exactement comme Rapidi l’avait promis. »
Quel a été l’impact sur l’activité de Varitronics ?
C’est l’équipe de direction qui en a le plus profité. Hallbeck explique : « Avec notre ancien ERP, nous avions du mal à obtenir de bons rapports de ventes par commercial et par client. Nous savions que Salesforce contiendrait certaines informations et Business Central d’autres. Mais comme les deux sont connectés, nous produisons nos rapports sans nous soucier de l’origine des données. »
L’adoption par les utilisateurs s’est bien passée. Hallbeck a préparé l’équipe par des réunions en amont : « Le changement est toujours difficile, même quand il est justifié. Nous avons organisé de nombreuses réunions préparatoires avec notre groupe d’utilisateurs pour les préparer au mieux. L’ambiance est positive. »
Le réseau de revendeurs en a aussi profité. Les revendeurs ont constaté que la saisie des commandes était devenue beaucoup plus simple, ce qui a directement amélioré le processus lead-to-invoice de Varitronics.
Pourquoi Varitronics a choisi Rapidi
Hallbeck met en avant deux facteurs : la simplicité du produit et l’expertise de l’équipe. « Le meilleur atout de Rapidi, c’est que ça fonctionne. Et quand nous avons besoin d’aide ou de conseils, les consultants Rapidi sont toujours là pour nous. Ils connaissent leur produit, et ce sont aussi des experts de Salesforce et de Business Central. Et c’est important. » Grâce à l’approche no-code de Rapidi, Varitronics n’a pas eu besoin de développeurs dédiés pour maintenir la connexion.
Il salue aussi l’accompagnement pendant la mise en œuvre : « Le consultant Rapidi était toujours disponible et travaillait souvent tôt le matin ou tard le soir pour s’adapter à nos besoins, dans un autre fuseau horaire. Le membre de mon équipe qui a travaillé en étroite collaboration avec lui lui en était extrêmement reconnaissant. »
Les points clés à retenir pour votre projet d’intégration de données
De nombreux clients de Rapidi commencent avec un ERP et ajoutent Salesforce plus tard. Varitronics a fait l’inverse, en mettant en place un nouvel ERP à côté d’un environnement Salesforce existant. Si vous préparez un projet similaire, ce guide de l’intégration Salesforce-ERP couvre l’ensemble du processus. Le conseil de Hallbeck aux entreprises qui suivent le même chemin : « Donnez-vous suffisamment de temps. Les mises en œuvre d’ERP sont difficiles. Nous nous sommes donné 9 mois pour être sûrs d’avoir un bon système dès le premier jour. Et c’est ce que nous avons eu. »
Hallbeck n’hésite pas à recommander Rapidi : « À tous ceux qui me posent la question et qui ont des besoins similaires, je conseille d’aller voir Rapidi. »
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Questions fréquentes sur l’intégration de Salesforce et Business Central
À quoi ressemble le processus quote-to-cash après l’intégration de Salesforce et Business Central ?
Un commercial crée un devis dans Salesforce. Lorsque l’opportunité est marquée comme gagnée, Rapidi génère automatiquement une commande client dans Business Central. Business Central prend ensuite en charge l’exécution, la facturation et le suivi des paiements. Les données financières mises à jour remontent dans Salesforce, si bien que l’équipe commerciale voit le statut des factures et l’historique des paiements sans changer de système. Varitronics utilise exactement ce flux. Les comptes sont créés dans Salesforce, synchronisés avec Business Central, et les données financières comme les limites de crédit reviennent automatiquement dans Salesforce. L’ensemble du processus lead-to-invoice s’exécute sans aucune saisie manuelle entre les deux systèmes.
Comment éviter une boucle infinie où les enregistrements se synchronisent sans fin dans les deux sens ?
Une boucle se produit lorsque le système A met à jour un enregistrement, que le système B détecte la modification et la réécrit, puis que le système A détecte à nouveau cette modification. Rapidi l’empêche grâce à une détection des changements intégrée. La plateforme identifie le système à l’origine de chaque mise à jour et ne synchronise que les changements réels. La fonctionnalité LinkStorage de Rapidi conserve les champs de référence entre les enregistrements Salesforce et Business Central, sans nécessiter de champs personnalisés dans l’un ou l’autre système. Vous n’avez donc pas à développer vous-même une logique anti-boucle. La plateforme d’intégration s’en charge au niveau du transfert.
Comment tester l’intégration dans une sandbox avant la mise en production ?
Salesforce comme Business Central proposent des environnements sandbox. Vous connectez d’abord Rapidi à ces sandbox et lancez des transferts de test avec de vraies structures de données, sans aucun risque pour la production. Créez des comptes, des contacts et des commandes de test dans la sandbox Salesforce. Vérifiez qu’ils apparaissent correctement dans la sandbox Business Central. Testez ensuite le sens inverse : modifiez une limite de crédit dans Business Central et vérifiez qu’elle remonte bien dans Salesforce. Varitronics a suivi cette démarche pendant ses neuf mois de mise en œuvre. Selon Hallbeck, seuls « quelques ajustements » ont été nécessaires à la mise en production, car les tests en sandbox avaient permis de détecter les problèmes tôt. Une fois satisfait des résultats en sandbox, vous pointez Rapidi vers vos environnements de production et vous passez en production.
Et si je remplace un ERP basé sur Salesforce par Business Central ?
C’est exactement ce qu’a fait Varitronics. L’entreprise est passée d’Ascent, un ERP basé sur Salesforce, à Microsoft Dynamics 365 Business Central tout en conservant Salesforce comme CRM. Le principal avantage : vos données, personnalisations et workflows Salesforce restent intacts. Vous ne remplacez que la couche ERP, pas le CRM. Rapidi se connecte à Business Central en tant que nouvel ERP et synchronise les mêmes objets de données que votre équipe utilise déjà dans Salesforce. Le conseil de Hallbeck pour ce scénario : gardez la mise en œuvre de Business Central aussi proche du standard que possible. Varitronics a opté pour une configuration ERP « assez standard » et n’a personnalisé que là où l’activité l’exigeait, par exemple pour la génération des numéros de série des imprimantes. Cela a réduit la complexité et raccourci le calendrier de mise en œuvre.
Qui gère l’intégration après le déploiement, l’IT ou les utilisateurs métier ?
Avec Rapidi, ce sont les utilisateurs métier qui assurent la gestion au quotidien. Grâce à la plateforme no-code, vous n’avez pas besoin d’un développeur pour surveiller les transferts, consulter les journaux d’erreurs ou ajuster les mappings de champs. La supervision intégrée de Rapidi envoie une alerte par e-mail à un administrateur système lorsqu’un transfert échoue, avec un lien direct vers l’enregistrement à l’origine de l’erreur. Chez Varitronics, l’équipe des opérations gère l’intégration sans personnel informatique dédié. En cas de besoin, l’équipe support de Rapidi est disponible. Hallbeck l’a d’ailleurs souligné : « Quand nous avons besoin d’aide ou de conseils, les consultants Rapidi sont toujours là pour nous. » Rapidi assure aussi la mise à jour des connecteurs lorsque Salesforce ou Business Central publient de nouvelles versions, pour que votre équipe n’ait pas à gérer la compatibilité des versions.