Intégration Microsoft Dynamics NAV – CRM : connecteur natif ou plateforme d'intégration de données

April 27, 2020 · Henning Lund · Intégration Microsoft

Quiconque a suivi les difficultés rencontrées pour intégrer avec succès Microsoft Dynamics NAV (NAV) et Microsoft Dynamics CRM depuis la sortie de Microsoft Dynamics CRM en 2003 (à l'époque commercialisée sous le nom « Microsoft Business Solutions Customer Relationship Management 1.0 ») sait qu'intégrer les deux systèmes avec l'intégration standard a toujours été laborieux. Au départ, il n'existait aucune intégration. Certains partenaires ont tenté de créer un connecteur, mais pendant de nombreuses années, celui-ci est resté instable et pas assez générique.

Microsoft a bien tenté d'inclure une intégration standard entre Microsoft Dynamics NAV et CRM dans plusieurs versions, mais ce n'est qu'avec Microsoft Dynamics NAV 2016 qu'ils ont proposé quelque chose qui semblait réellement fonctionner comme prévu. Je travaille avec Microsoft Dynamics NAV et CRM depuis de nombreuses années, et il a été assez frustrant de devoir dire aux clients que l'intégration standard de Microsoft ne fonctionnait pas. Je sais que cela a été très frustrant pour de nombreux partenaires et clients.

J'étais ravi lorsque NAV 2016 est sorti avec un nouveau connecteur d'intégration, car il pouvait éliminer une difficulté que je rencontrais depuis de nombreuses années. La seule question qui restait était : le connecteur natif est-il aussi performant que les intégrations développées par des partenaires au cours des années précédentes ? Prenez RapidiOnline , par exemple. La solution propose une intégration standard entre Microsoft Dynamics NAV et Microsoft CRM (et en réalité aussi de nombreux autres systèmes comme AX, Salesforce, Oracle) avec suffisamment de fonctionnalités prêtes à l'emploi pour prendre en charge même des scénarios d'intégration et des réplications de données plus complexes. Elle répond même aux besoins des organisations internationales disposant de plusieurs instances ERP qui souhaitent les intégrer dans une seule instance de CRM - ce que les interfaces natives ne sont pas conçues pour gérer.

Le connecteur natif Microsoft Dynamics est-il vraiment performant ?

Le connecteur natif Microsoft Dynamics est en réalité plutôt bon et couvre les besoins d'un bon nombre d'entreprises, mais il n'est pas encore exceptionnel. Donc oui, pour certaines entreprises, l'intégration native de Microsoft sera suffisante, et son grand avantage est qu'elle n'entraîne aucun coût de licence supplémentaire et qu'elle couvre l'essentiel. En revanche, ses fonctionnalités sont limitées et plutôt rigides - vous aurez donc besoin d'un développeur pour maintenir l'intégration, et elle ne semble pas prendre en charge un processus complet classique du devis à l'encaissement.

Avant d'aborder l'intégration native, laissez-moi d'abord partager avec vous un peu de mon expérience en ERP-CRM. L'une des premières questions d'intégration consiste à déterminer si vous avez besoin à la fois d'un système CRM et d'un système ERP. La réponse courte est oui, et vous pouvez en savoir plus dans un de mes précédents articles de blog . Ensuite, mon expérience de plus de 25 ans dans la gestion d'organisations commerciales et marketing avec des systèmes CRM montre que chaque fois qu'un utilisateur doit changer de système au cours d'un processus de travail, la productivité et la motivation diminuent. De plus, pourquoi acquérir des licences utilisateur pour plusieurs systèmes quand il suffit de travailler avec un seul système ? Idéalement, les commerciaux devraient travailler uniquement dans le système CRM. C'est leur cockpit commercial et le système d'exploitation de base pour la vente. Si les systèmes sont déconnectés, le système CRM se retrouve souvent réduit à un outil où les commerciaux doivent simplement suivre leurs activités, perçu comme un système à sens unique destiné à satisfaire la direction plutôt qu'à contribuer à augmenter les ventes ou améliorer la satisfaction client.

Cela signifie que les flux d'intégration ERP-CRM de base qui doivent être pris en charge sont :

• Clients
• (Contacts)
• Articles
• Prix
• Devis -> Commande client
• Mises à jour des commandes
• Historique des ventes
• Paiements

Vous trouverez également plus de détails sur ces flux dans cet article de blog .

À lire aussi : Intégrer ou ne pas intégrer : le dilemme de l'intégration ERP-CRM

Quels besoins de base le connecteur Microsoft Dynamics couvre-t-il ?

Le connecteur Microsoft pour Microsoft Dynamics permet de mapper les entités, ou types d'enregistrements, de Microsoft Dynamics NAV vers leurs entités équivalentes dans Microsoft Dynamics CRM. Pour la plupart des données, la synchronisation ne s'effectue que dans un seul sens, généralement de Microsoft Dynamics NAV vers Microsoft Dynamics CRM.
Microsoft a choisi de privilégier ce sens de fonctionnement afin de préserver l'intégrité des données dans Microsoft Dynamics NAV, considéré par Microsoft comme le système de référence pour la plupart des données échangées.
Vous pouvez effectuer des modifications dans Microsoft Dynamics NAV, puis synchroniser ces modifications avec Microsoft Dynamics CRM. Cependant, pour les clients, les contacts et les commandes clients, le connecteur pour Microsoft Dynamics fournit également des mappages permettant d'intégrer des données de Microsoft Dynamics CRM vers Microsoft Dynamics NAV.

Par exemple, un commercial peut créer un contact dans Microsoft Dynamics CRM, puis utiliser la synchronisation pour ajouter ce contact à la base de données Microsoft Dynamics NAV.

Mappage d'entités personnalisé avec le connecteur Microsoft

Dans la plupart des cas, vous devez personnaliser les mappages par défaut inclus avec le connecteur pour Microsoft Dynamics afin de refléter la façon dont vous utilisez Microsoft Dynamics NAV et Microsoft Dynamics CRM. Par exemple, si vos entités comportent des champs spécifiques à un pays ou une région, ces champs ne sont pas inclus dans les mappages standard. Vous devez alors personnaliser les mappages pour en tenir compte.
Autre exemple : vous pouvez avoir un champ personnalisé dans votre solution Microsoft Dynamics CRM pour lequel vous souhaitez assurer la synchronisation. Vous devez alors ajouter ce champ à la page client RoleTailored concernée, exposée en tant que service web. Par exemple, si vous souhaitez disposer d'un numéro de référence CRM sur l'entité Client, vous devez ajouter le champ correspondant à la page Fiche client. Le connecteur pour Microsoft Dynamics détecte alors le champ lors de la configuration, et celui-ci devient disponible dans le connecteur pour Microsoft Dynamics. Vous pouvez ensuite le mapper.

Vous pouvez également souhaiter fournir un mappage d'intégration pour une entité personnalisée. Dans ce cas, vous devez modifier la fonction IsIntegrationRecord dans le codeunit Integration Management afin de garantir que les déclencheurs OnDatabase<x> s'exécutent sur la page ou la table correspondante. Vous pouvez ainsi créer des enregistrements d'intégration. Vous devez également ajouter la page en tant que service web d'intégration. Lorsque vous exécutez l'outil de configuration dans le connecteur pour Microsoft Dynamics, les champs deviennent disponibles pour le connecteur. Vous créez ensuite un mappage des champs de Microsoft Dynamics NAV vers les champs équivalents de Microsoft Dynamics CRM.

Mappage d'entités standard du connecteur pour Microsoft Dynamics

Le tableau suivant fournit des informations sur le mappage et le sens de synchronisation des entités courantes. Ces mappages sont fournis prêts à l'emploi. Vous pouvez en outre créer des mappages personnalisés adaptés à vos processus métier

* Vous ne pouvez intégrer que les contacts de type Personne depuis Microsoft Dynamics NAV

** Vous pouvez créer une commande client dans Microsoft Dynamics CRM, synchroniser les informations vers Microsoft Dynamics NAV, puis les resynchroniser vers Microsoft Dynamics CRM. Cependant, une fois la commande considérée comme soumise dans Microsoft Dynamics CRM, vous ne pouvez plus la modifier et la mettre à jour que dans Microsoft Dynamics NAV

Dans l'ensemble, l'intégration semble plutôt correcte, mais il existe certaines limites importantes à prendre en compte avant d'utiliser le connecteur Microsoft Dynamics standard :

1. En ce qui concerne les commandes, l'intégration classique ne consiste pas à synchroniser immédiatement les commandes du CRM vers NAV. Le flux logique consiste à convertir un devis lié à une opportunité en commande client dans NAV, puis à recopier cette commande dans le CRM et à la maintenir synchronisée.
2. Le système est conçu de sorte que vous ne pouvez modifier ou mettre à jour la commande que dans NAV, ce que certaines entreprises acceptent, mais il s'agit d'un processus moins fluide qui nécessite globalement des licences utilisateur supplémentaires ou le transfert de la tâche à une personne ayant accès à NAV pour effectuer la mise à jour.
3. D'après mon expérience, il faut disposer au minimum de NAV 2016, et cela ne fonctionne pas avec les versions plus anciennes, même si la documentation affirme le contraire. Cela a peut-être changé avec les versions plus récentes, mais je ne l'ai pas constaté.
4. Vous ne pouvez pas utiliser le connecteur à d'autres fins d'intégration (sauf en ajoutant un développement personnalisé important).
5. Plusieurs instances NAV ne peuvent pas s'intégrer à un seul CRM.
6. Avant qu'un client puisse être synchronisé vers un compte, le vendeur assigné à ce client doit être associé à un utilisateur dans Microsoft Dynamics CRM. Par conséquent, lorsque vous exécutez la tâche de synchronisation Clients - Dynamics CRM et que vous la configurez pour créer de nouveaux enregistrements, assurez-vous de synchroniser les vendeurs avec les utilisateurs Microsoft Dynamics CRM avant de synchroniser les clients avec les comptes Microsoft Dynamics CRM. Cette configuration est un peu fragile, en particulier si l'entreprise connaît un fort turnover dans son équipe commerciale.
7. Les modifications apportées aux données dans Microsoft Dynamics CRM par le compte de connexion Microsoft Dynamics CRM sont ignorées. Il est donc recommandé de ne pas modifier les données à l'aide de ce compte de connexion Microsoft Dynamics CRM.
8. Si vous souhaitez mapper directement deux champs incompatibles ou appliquer un nouveau formatage pendant le transfert, vous avez besoin d'un développeur pour créer des règles supplémentaires dans le codeunit 5341 ; vous ne pouvez donc pas maintenir ces intégrations vous-même.
9. Si vous avez besoin de règles de synchronisation spécifiques qui ne sont pas couvertes par les paramètres standard, vous devez également demander à un développeur de les ajouter au codeunit 5341.
    

Connecteur Microsoft Dynamics ou plateforme d'intégration de données : laquelle choisir ?

En quoi une plateforme d'intégration de données est-elle différente, et quelle solution vous convient le mieux ? Les outils tiers impliquent bien sûr un coût supplémentaire, mais offrent aussi des avantages considérables, comme un délai de mise en œuvre plus rapide, davantage de fonctionnalités d'optimisation des données et une gestion des journaux et des erreurs plus sophistiquée. J'ai rassemblé un guide de 15 pages sur le sujet, que je vous recommande si vous examinez les différentes options pour intégrer Microsoft Dynamics NAV et CRM.

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