Microsoft Dynamics NAV – CRM-Integration: Nativer Connector vs. Data-Integration-Plattform

April 27, 2020 · Henning Lund · Microsoft-Integration

Wer die Bemühungen verfolgt hat, Microsoft Dynamics NAV (NAV) und Microsoft Dynamics CRM erfolgreich zu integrieren, seit Microsoft Dynamics CRM 2003 auf den Markt kam (damals noch unter dem Namen „Microsoft Business Solutions Customer Relationship Management 1.0“), weiß, dass die Integration der beiden Systeme mit der Standardintegration ein steiniger Weg war. Zunächst gab es überhaupt keine Integration. Einige Partner versuchten, einen Connector zu entwickeln, doch in den ersten Jahren war dieser instabil und nicht generisch genug.

Microsoft hat zwar versucht, in verschiedenen Versionen eine Standardintegration zwischen Microsoft Dynamics NAV und CRM einzubauen, aber erst mit Microsoft Dynamics NAV 2016 gab es etwas, das tatsächlich wie vorgesehen zu funktionieren schien. Ich arbeite seit vielen Jahren sowohl mit Microsoft Dynamics NAV als auch mit CRM und es war ziemlich frustrierend, Kunden mitteilen zu müssen, dass die Standardintegration von Microsoft nicht funktionierte. Ich weiß, dass dies für viele Partner und Kunden sehr frustrierend war.

Ich war begeistert, als NAV 2016 mit einem neuen Integrations-Connector herauskam, denn damit ließ sich ein Problem beseitigen, das mich viele Jahre lang begleitet hatte. Die einzige Frage, die blieb, war: Ist der native Connector genauso gut wie die Integrationen, die Partner in den vergangenen Jahren entwickelt haben? Nehmen Sie RapidiOnline als Beispiel. Die Lösung bietet eine Standardintegration zwischen Microsoft Dynamics NAV und Microsoft CRM (und tatsächlich auch zu vielen anderen Systemen wie AX, Salesforce, Oracle) mit ausreichender Out-of-the-Box-Funktionalität, um sogar komplexere Integrationsszenarien und Datenreplikationen zu unterstützen. Sie erfüllt sogar die Anforderungen internationaler Organisationen mit mehreren ERP-Instanzen, die in eine einzige CRM-Instanz integrieren möchten – wofür die nativen Schnittstellen nicht ausgelegt sind.

Wie gut ist die native Microsoft-Dynamics-Integration?

Der native Microsoft Dynamics Connector ist tatsächlich recht gut und deckt die Bedürfnisse einiger Unternehmen ab, ist aber noch nicht herausragend. Für manche Unternehmen reicht die native Microsoft-Integration also aus, und der große Vorteil dabei ist, dass keine zusätzlichen Lizenzkosten anfallen und die Grundfunktionen abgedeckt sind. Der Nachteil ist, dass die Funktionalität begrenzt und ziemlich starr ist – daher benötigen Sie einen Entwickler, um die Integration zu pflegen, und ein normaler, durchgängiger Quote-to-Cash-Prozess scheint nicht unterstützt zu werden.

Bevor ich auf die native Integration eingehe, möchte ich zunächst etwas von meinem ERP-CRM-Hintergrund mit Ihnen teilen. Eine der ersten Integrationsfragen ist, ob man überhaupt sowohl ein CRM- als auch ein ERP-System benötigt. Die kurze Antwort lautet: ja, und mehr dazu können Sie in einem meiner früheren Blogartikel nachlesen. Zweitens zeigt meine über 25-jährige Erfahrung in der Leitung von Vertriebs- und Marketingorganisationen in CRM-Systemen, dass jedes Mal, wenn ein Benutzer während eines Arbeitsprozesses das System wechseln muss, Produktivität und Motivation sinken. Warum sollten Sie außerdem Benutzerlizenzen für mehrere Systeme erwerben, wenn es ausreicht, mit nur einem System zu arbeiten? Idealerweise sollten Vertriebsmitarbeiter ausschließlich im CRM-System arbeiten. Es ist ihr Vertriebscockpit und das grundlegende Betriebssystem für den Vertrieb. Sind die Systeme voneinander getrennt, wird das CRM-System oft auf ein System reduziert, in dem Vertriebsmitarbeiter lediglich ihre Aktivitäten protokollieren müssen, und es wird als Einbahnstraßen-System wahrgenommen, das nur dem Management gefällt, anstatt zur Umsatzsteigerung oder Verbesserung der Kundenzufriedenheit beizutragen.

Das bedeutet, dass die grundlegenden ERP-CRM-Integrationsabläufe, die unterstützt werden müssen, folgende sind:

• Kunden
• (Kontakte)
• Artikel
• Preise
• Angebot -> Verkaufsauftrag
• Aktualisierungen von Verkaufsaufträgen
• Verkaufshistorie
• Zahlungen

Weitere Details zu diesen Abläufen finden Sie auch in diesem Blogartikel .

Lesen Sie auch: Integrieren oder nicht integrieren: das Dilemma der ERP-CRM-Integration

Welche grundlegenden Anforderungen deckt der Microsoft Dynamics Connector ab?

Der Microsoft Connector für Microsoft Dynamics unterstützt die Zuordnung von Microsoft Dynamics NAV-Entitäten bzw. Datensatztypen zu den entsprechenden Entitäten in Microsoft Dynamics CRM. Bei den meisten Daten erfolgt die Synchronisierung nur in eine Richtung, in der Regel von Microsoft Dynamics NAV zu Microsoft Dynamics CRM.
Microsoft hat sich entschieden, diese Arbeitsrichtung zu priorisieren, um die Datenintegrität in Microsoft Dynamics NAV zu wahren, das von Microsoft als führendes System für die meisten ausgetauschten Daten betrachtet wird.
Sie können Änderungen in Microsoft Dynamics NAV vornehmen und diese dann mit Microsoft Dynamics CRM synchronisieren. Für Kunden, Kontakte und Verkaufsaufträge stellt der Connector für Microsoft Dynamics jedoch auch Zuordnungen bereit, mit denen Sie Daten von Microsoft Dynamics CRM zu Microsoft Dynamics NAV integrieren können.

Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise einen Kontakt in Microsoft Dynamics CRM anlegen und diesen dann per Synchronisierung zur Microsoft Dynamics NAV-Datenbank hinzufügen.

Angepasste Entitätszuordnung mit dem Microsoft Connector

In den meisten Fällen müssen Sie die Standardzuordnungen, die im Connector für Microsoft Dynamics enthalten sind, anpassen, damit sie widerspiegeln, wie Sie Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics CRM einsetzen. Wenn Ihre Entitäten beispielsweise länder-/regionsspezifische Felder enthalten, sind diese Felder nicht in den Standardzuordnungen enthalten. Sie müssen die Zuordnungen anpassen, um diese Felder zu berücksichtigen.
Ein weiteres Beispiel: Sie haben möglicherweise ein angepasstes Feld in Ihrer Microsoft Dynamics CRM-Lösung, für das Sie eine Synchronisierung bereitstellen möchten. Sie müssen dieses Feld zur entsprechenden RoleTailored-Client-Seite hinzufügen, die als Webdienst verfügbar gemacht wird. Wenn Sie beispielsweise eine CRM-Referenznummer für die Entität Customer haben möchten, müssen Sie das Feld für die Referenznummer zur Seite Customer Card hinzufügen. Der Connector für Microsoft Dynamics erkennt das Feld während der Konfiguration, und das Feld wird im Connector für Microsoft Dynamics verfügbar gemacht. Anschließend können Sie es zuordnen.

Möglicherweise möchten Sie auch eine Integrationszuordnung für eine benutzerdefinierte Entität bereitstellen. In diesem Fall müssen Sie die Funktion IsIntegrationRecord in der Codeunit Integration Management ändern, damit die OnDatabase<x>-Trigger auf der entsprechenden Seite oder Tabelle ausgeführt werden. Auf diese Weise können Sie Integrationsdatensätze erstellen. Sie müssen die Seite außerdem als Integrations-Webdienst hinzufügen. Wenn Sie das Konfigurationstool im Connector für Microsoft Dynamics ausführen, werden die Felder für den Connector verfügbar gemacht. Anschließend erstellen Sie eine Zuordnung der Microsoft Dynamics NAV-Felder zu den entsprechenden Microsoft Dynamics CRM-Feldern.

Standard-Entitätszuordnung für den Connector für Microsoft Dynamics

Die folgende Tabelle enthält Informationen zur Zuordnung und zur Synchronisierungsrichtung für gängige Entitäten. Diese Zuordnungen sind bereits vorkonfiguriert. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Zuordnungen erstellen, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen

* Sie können nur Kontakte vom Typ Person aus Microsoft Dynamics NAV integrieren

** Sie können einen Verkaufsauftrag in Microsoft Dynamics CRM erstellen, die Informationen mit Microsoft Dynamics NAV synchronisieren und dann wieder mit Microsoft Dynamics CRM synchronisieren. Sobald der Verkaufsauftrag in Microsoft Dynamics CRM jedoch als übermittelt gilt, können Sie den Auftrag nur noch in Microsoft Dynamics NAV ändern und aktualisieren

Insgesamt sieht die Integration recht solide aus, es gibt jedoch einige wichtige Einschränkungen, die Sie vor der Nutzung des standardmäßigen Microsoft Dynamics Connectors berücksichtigen müssen:

1. Bei Aufträgen besteht die typische Integration nicht darin, Verkaufsaufträge in CRM sofort mit Verkaufsaufträgen in NAV zu synchronisieren. Der logische Ablauf besteht darin, ein Angebot zu einer Verkaufschance in NAV in einen Verkaufsauftrag umzuwandeln und diesen Verkaufsauftrag dann zurück nach CRM zu kopieren und synchron zu halten.
2. Das System ist so konzipiert, dass Sie den Auftrag nur in NAV ändern oder aktualisieren können, womit manche Unternehmen gut leben können. Es ist jedoch ein weniger schlanker Prozess und erfordert insgesamt zusätzliche Benutzerlizenzen oder eine Übergabe an eine Person mit NAV-Zugriff, um eine Aktualisierung vorzunehmen.
3. Meiner Erfahrung nach müssen Sie mindestens NAV 2016 verwenden, für ältere Versionen funktioniert es nicht, auch wenn die Dokumentation etwas anderes behauptet. Das mag sich mit den neueren Versionen geändert haben, aber ich habe es nicht funktionieren sehen.
4. Sie können den Connector nicht für andere Integrationszwecke nutzen (es sei denn, Sie nehmen umfangreiche individuelle Entwicklungen vor).
5. Mehrere NAV-Instanzen können nicht in ein CRM integriert werden.
6. Bevor ein Kunde mit einem Account synchronisiert werden kann, muss der dem Kunden zugewiesene Vertriebsmitarbeiter mit einem Benutzer in Microsoft Dynamics CRM verknüpft werden. Wenn Sie also den Synchronisierungsjob „Customers – Dynamics CRM“ ausführen und ihn so einrichten, dass neue Datensätze erstellt werden, stellen Sie sicher, dass Sie Vertriebsmitarbeiter mit Microsoft Dynamics CRM-Benutzern synchronisieren, bevor Sie Kunden mit Microsoft Dynamics CRM-Accounts synchronisieren. Dieses Setup ist etwas fragil, besonders wenn das Unternehmen eine hohe Fluktuation im Vertrieb hat.
7. Änderungen an Daten in Microsoft Dynamics CRM, die über das Microsoft Dynamics CRM-Verbindungskonto vorgenommen werden, werden ignoriert. Es wird daher empfohlen, Daten nicht über das Microsoft Dynamics CRM-Verbindungskonto zu ändern.
8. Wenn Sie zwei nicht kompatible Felder direkt zuordnen möchten oder während der Übertragung eine neue Formatierung benötigen, brauchen Sie einen Entwickler, der zusätzliche Regeln in der Codeunit 5341 entwickelt. Sie können diese Integrationen also nicht selbst pflegen.
9. Wenn Sie spezifische Synchronisierungsregeln benötigen, die nicht von den Standardeinstellungen abgedeckt werden, müssen Sie ebenfalls einen Entwickler bitten, diese der Codeunit 5341 hinzuzufügen.
    

Microsoft Dynamics Connector oder Data-Integration-Plattform: Welche Lösung ist die richtige?

Was unterscheidet eine Data-Integration-Plattform und welche Lösung ist die beste für Sie? Lösungen von Drittanbietern sind natürlich mit zusätzlichen Kosten verbunden, bringen aber auch enorme Vorteile mit sich, etwa eine schnellere Implementierungszeit, mehr Funktionen zur Datenoptimierung und ein ausgefeilteres Logging und Fehlerhandling. Ich habe ein 15-seitiges Handbuch zu diesem Thema zusammengestellt, das ich empfehlen kann, wenn Sie sich mit den verschiedenen Optionen zur Integration von Microsoft Dynamics NAV und CRM beschäftigen.

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