Cómo Thames Water conectó Salesforce y Microsoft Dynamics con Rapidi
Thames Water sustituyó su integración desarrollada a medida entre Salesforce y Microsoft Dynamics NAV por Rapidi y trabajó con KE Consulting (KEC) en el diseño. La nueva configuración redujo la conciliación manual, acortó la puesta en marcha y ahora escala a otras unidades de negocio sin más código a medida. A continuación te contamos lo que hizo realmente KEC, qué cambió tras la puesta en marcha y las tres lecciones que cualquier equipo con un proyecto similar debería tener en cuenta.
En este artículo analizamos cómo Thames Water trabajó con KE Consulting y Rapidi para mejorar la sincronización entre Salesforce y Dynamics NAV, reducir el trabajo manual y crear un enfoque de integración más escalable en toda la empresa.
Qué encontrarás en este artículo:
- Por qué la integración a medida entre Salesforce y Dynamics de Thames Water dejó de escalar.
- Cómo KE Consulting diseñó la nueva arquitectura de integración basada en Rapidi.
- Qué cambió en las operaciones tras la puesta en marcha (trabajo manual, informes, tiempo de despliegue).
- Tres lecciones que todo proyecto de integración CRM-ERP debería planificar desde el principio.
- Dónde descargar el Playbook de sincronización CRM + ERP para aplicar el mismo enfoque.
Por qué Thames Water necesitaba un nuevo enfoque de integración entre Salesforce y Dynamics NAV
Muchas organizaciones que usan Salesforce junto con Microsoft Dynamics NAV acaban enfrentándose al mismo problema: sistemas que nunca se diseñaron para funcionar juntos sin fricciones.
Con el tiempo, las plataformas CRM y ERP desconectadas crean cuellos de botella operativos que afectan a varios departamentos de la empresa.
Entre los problemas más habituales están:
- registros duplicados en distintos sistemas
- trabajo de conciliación manual
- retrasos en el procesamiento de facturas y pagos
- informes incoherentes
- visibilidad operativa limitada
- una dependencia cada vez mayor de hojas de cálculo y correcciones manuales
Esa era exactamente la situación de Thames Water antes de rediseñar su enfoque de integración con KEC y Rapidi.
La organización trabajaba con Salesforce junto con Microsoft Dynamics NAV y varios sistemas heredados de operaciones. Como las plataformas no estaban bien sincronizadas, los equipos a menudo tenían que trasladar la información manualmente entre sistemas y verificar ellos mismos los registros.
Como explicó Laurence Sidney durante el webinar, el entorno operativo se había vuelto cada vez más difícil de gestionar:
“Cada división tiene al menos 10 programas distintos intentando hacer algo y, por supuesto, eso lleva a duplicar esfuerzos y a la ineficiencia.”
Cuanto más tiempo siguen en uso los sistemas desconectados, más difícil resulta escalar los procesos de forma eficiente o mantener la confianza en los datos operativos.
Cómo KE Consulting diseñó la integración de Salesforce con Dynamics usando Rapidi
A diferencia del desarrollo a medida punto a punto o de las plataformas iPaaS de propósito general como Boomi, Mulesoft o Workato, Rapidi está diseñado específicamente para la sincronización entre Salesforce y el ERP, lo que permitió a KEC reutilizar un patrón estándar de replicación de datos en lugar de escribir la lógica de transformación desde cero.
Uno de los principales objetivos del proyecto era automatizar todo lo posible entre Salesforce y Microsoft Dynamics.
En ese momento, Thames Water ya usaba MuleSoft internamente, pero esa solución seguiría exigiendo mucho desarrollo a medida y dinero para conectar bien ambos sistemas.
Como explicó Paul Ison durante el webinar, MuleSoft es un programa que puede conectar los dos sistemas, pero no incluye código que permita hacerlo de inmediato.
Eso significaba que la integración requeriría desarrollo en el lado de Dynamics, en el de Salesforce y dentro del propio MuleSoft.
Fue entonces cuando el equipo empezó a buscar un enfoque alternativo y encontró Rapidi.
Según Paul, una de las mayores ventajas de Rapidi era la sencillez de la implementación:
“No hay ningún trabajo de desarrollo. Es una solución lista para usar.”
En lugar de construir una capa de integración muy personalizada, el equipo pudo centrarse en configurar y mapear la sincronización entre Salesforce y Dynamics NAV.
La integración se diseñó para:
- reducir la intervención manual
- mejorar la fiabilidad de la sincronización
- admitir actualizaciones casi en tiempo real
- simplificar el mantenimiento a largo plazo
- permitir futuros despliegues de Salesforce en otras divisiones
Rapidi permitió al equipo:
- reducir la complejidad de la implementación
- evitar grandes proyectos de desarrollo a medida
- acelerar los plazos de despliegue
- simplificar el mapeo de campos y la sincronización
- crear estructuras de integración reutilizables para futuras divisiones
El enfoque también redujo el riesgo operativo y técnico, y facilitó mucho la expansión futura.
¿Qué cambió tras la puesta en marcha?
En el caso concreto de Thames Water, la integración basada en Rapidi eliminó la conciliación manual recurrente que exigía el anterior enfoque desarrollado a medida, y ya no hace falta encargar un desarrollo a medida cada vez que hay que conectar una nueva unidad de negocio.
El impacto operativo se notó poco después de la implementación.
Antes del proyecto, la sincronización entre sistemas dependía en gran medida del procesamiento manual y de actualizaciones por lotes con retraso. Tras la puesta en marcha, Salesforce y Dynamics NAV pudieron intercambiar información mucho más rápido y de forma más fiable.
Como explicó Paul Ison:
“Con Rapidi, podemos reducirlo a tan solo cada 10 minutos.”
El proyecto ayudó a mejorar:
- la visibilidad operativa
- la fiabilidad de la sincronización
- la coherencia de los informes
- la eficiencia de los flujos de trabajo
- los tiempos de respuesta al cliente
- la escalabilidad de futuros procesos
Una de las señales de éxito más claras llegó desde el área de soporte.
El éxito del despliegue también generó confianza para nuevas implementaciones de Salesforce en otras divisiones de Thames Water.
¿Qué lecciones pueden aprender de Thames Water otros equipos de integración de Salesforce + ERP?
El webinar destacó varias lecciones prácticas para las organizaciones que planifican proyectos de integración de CRM y ERP.
Por qué importa el mapeo de procesos
Muchos problemas de integración son en realidad problemas de procesos.
Los talleres con equipos operativos, equipos técnicos y responsables de negocio ayudaron a identificar pronto las dependencias y redujeron el riesgo de implementación en fases posteriores del proyecto.
Por qué importan las personas adecuadas
Uno de los temas más destacados de todo el webinar fue la importancia de involucrar a especialistas con experiencia en cada uno de los sistemas implicados.
Como explicó Laurence Sidney:
“Una buena integración necesita buenos productos. Salesforce, Rapidi, Nav, BC, productos excelentes. Pero todos necesitan también buenas personas para tener éxito.”
Los proyectos de integración con éxito requieren:
- experiencia en ERP
- experiencia en CRM
- experiencia en integración
- responsabilidad operativa
- alineación con las partes interesadas
- procesos de gobernanza claros
Por qué conviene planificar la escalabilidad desde el principio
Una de las mayores ventajas a largo plazo del proyecto fue la posibilidad de reutilizar la estructura de integración para futuras divisiones.
En lugar de reconstruir las integraciones desde cero, el equipo pudo ampliar la lógica de sincronización y los mapeos de campos existentes a otros flujos de trabajo operativos.
Esto redujo considerablemente la complejidad de los despliegues en futuras implementaciones de Salesforce.
Descarga el Playbook de sincronización CRM & ERP
Conectar Salesforce y Microsoft Dynamics no consiste solo en mover datos entre sistemas.
Se trata de crear flujos de trabajo operativos fiables que favorezcan:
- la escalabilidad
- la precisión de los informes
- la automatización
- la eficiencia operativa
- futuras iniciativas de IA
El Playbook de sincronización CRM & ERP aborda:
- los retos de sincronización más habituales
- buenas prácticas de integración entre Salesforce y Dynamics
- cómo reducir el trabajo de conciliación manual
- cómo mejorar la visibilidad operativa
- lecciones prácticas de proyectos reales
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Descubre cómo las empresas mantienen Salesforce y Microsoft Dynamics sincronizados en tiempo real, a partir de un proyecto real realizado con KE Consulting.
Recursos:
- Ver la grabación del webinar
- Descargar las diapositivas de la presentación
- Descargar el Playbook de sincronización CRM & ERP
Si quieres hablar sobre tu propia configuración de integración entre Salesforce y Dynamics, también puedes reservar una consulta gratuita con el equipo de Rapidi.
Preguntas frecuentes
¿Por qué las empresas integran Salesforce con Microsoft Dynamics NAV?
Las empresas integran Salesforce con Microsoft Dynamics NAV para reducir el trabajo manual, mejorar la coherencia de los datos y ganar visibilidad entre equipos. Sin una sincronización adecuada, suelen tener problemas con registros duplicados, informes desconectados y flujos de trabajo operativos ineficientes.
¿Qué problemas pueden crear los sistemas CRM y ERP desconectados?
Los sistemas desconectados pueden provocar: introducción de datos duplicada; trabajo de conciliación manual; informes incoherentes; retrasos en el procesamiento; menor visibilidad operativa. Con el tiempo, estos problemas hacen mucho más difícil escalar las operaciones.
¿Por qué Thames Water eligió Rapidi para integrar Salesforce y Microsoft Dynamics NAV?
Thames Water eligió Rapidi porque el equipo necesitaba una forma más sencilla y escalable de conectar Salesforce y Microsoft Dynamics NAV sin depender de un desarrollo a medida pesado. El objetivo era reducir el trabajo manual, mejorar la sincronización entre sistemas y crear una configuración capaz de dar soporte a futuros despliegues de Salesforce en otras divisiones, y que a la vez fuera más fácil de mantener a largo plazo.
¿Cuál es una de las mayores lecciones de este proyecto?
Una de las principales lecciones que se compartieron en el webinar fue que los proyectos de integración con éxito requieren a las personas adecuadas, tanto en los equipos de negocio como en los técnicos. Como explicó Laurence Sidney: “Una buena integración necesita buenos productos (...) Pero todos necesitan también buenas personas para tener éxito.”
¿Qué es Rapidi y cómo ayuda a conectar Salesforce y Microsoft Dynamics NAV?
Rapidi es una plataforma de integración diseñada para ayudar a las empresas a sincronizar datos entre sistemas CRM y ERP como Salesforce y Microsoft Dynamics NAV. Ayuda a automatizar los flujos de datos entre sistemas, reducir el trabajo de conciliación manual, mejorar la coherencia de los informes y ofrecer sincronización casi en tiempo real en los procesos operativos.
¿Por qué es importante la integración de datos para las empresas?
La integración de datos ayuda a las empresas a mantener la información coherente entre distintos sistemas, equipos y procesos operativos. Sin una integración adecuada, las empresas suelen tener problemas con registros duplicados, introducción manual de datos, informes desconectados e ineficiencias operativas que ralentizan el trabajo diario. Una buena estrategia de integración mejora la precisión de los datos, reduce el trabajo manual, favorece la automatización y ofrece más visibilidad en toda la empresa, lo que facilita que los equipos escalen y tomen decisiones informadas.