Open Office Hours Staffel 1: Session 4 - Verbindungen: Salesforce & HubSpot

February 05, 2026 · Andreea Arseni · Open Office Hours

Wenn Sie Ihre Salesforce- oder HubSpot-Verbindung von Anfang an richtig einrichten, ersparen Sie sich später viel Ärger. Dieser Leitfaden stellt Best Practices für beide Plattformen vor und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Verbindungen in MyRapidi konfigurieren.

In der 4. Session unserer Open Office Hours-Reihe erklären wir, wie Sie über Rapidi eine Verbindung zu Salesforce und HubSpot herstellen.

So richten Sie Verbindungen zu Salesforce und HubSpot ein

Sehen Sie sich die Aufzeichnung unserer vierten Session an: Verbindungen - Salesforce und HubSpot

Best Practices für Salesforce-Verbindungen

Einen eigenen Integrationsbenutzer verwenden

Verwenden Sie für Ihre Integration nicht Ihr persönliches Salesforce-Login. Legen Sie stattdessen einen eigenen Integrationsbenutzer an.

Warum? Aus zwei Gründen. Erstens: Wenn jemand das Unternehmen verlässt und sein Konto deaktiviert wird, fällt Ihre Integration aus. Das haben wir bei Kunden schon erlebt, und die Behebung macht keinen Spaß. Zweitens liefert ein eigener Benutzer einen sauberen Audit-Trail. Sie sehen genau, welche Änderungen von der Integration stammen und welche manuell vorgenommen wurden.

Gut zu wissen:
Salesforce enthält standardmäßig eine Integrationsbenutzer-Lizenz. Sie müssen keine separate Lizenz kaufen. Weisen Sie einfach die passenden Berechtigungssätze zu, und schon kann es losgehen.

Die richtigen API-Berechtigungen einrichten

Geben Sie Ihrem Integrationsbenutzer nur den Zugriff, den er braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Das bedeutet:

• Lese- und Schreibzugriff auf genau die Felder, die in der Integration verwendet werden
• Zugriff auf die Objekte, die Sie synchronisieren (Accounts, Kontakte, Opportunities, benutzerdefinierte Objekte usw.)
• Korrekte Sicherheit auf Feldebene, damit der Benutzer jedes Feld in Ihren Transfers tatsächlich lesen und schreiben kann

Wenn Sie die Sicherheit auf Feldebene auslassen, läuft die Integration womöglich, übergeht aber stillschweigend Felder. Prüfen Sie das frühzeitig.

API-Limits im Blick behalten

Salesforce begrenzt die Zahl der API-Aufrufe pro 24-Stunden-Zeitraum für jede Org. Kennen Sie Ihre Limits und planen Sie entsprechend, vor allem wenn Sie häufig synchronisieren oder große Datenmengen verarbeiten.

Immer zuerst in einer Sandbox testen

Salesforce macht es leicht, eine Sandbox-Umgebung anzulegen. Aus Ihrer Produktiv-Org können Sie eine vollständige oder teilweise Kopie anfordern. Nutzen Sie diese Sandbox, um Ihre Integration aufzubauen und zu testen, bevor Sie Produktivdaten anfassen.

Einige Dinge, die Sie über Salesforce-Sandboxes wissen sollten:

• Wenn Sie die Sandbox anlegen, werden Sie automatisch ihr Admin. Sie melden sich mit denselben Zugangsdaten an. Brauchen Teamkollegen Zugriff, müssen Sie diese hinzufügen.
• Wenn Sie eine Sandbox aktualisieren (Refresh), ändert sich die Salesforce-Org-ID. Deshalb müssen Sie Ihre Rapidi-Verbindung danach erneut autorisieren.
• Ein Refresh ist nützlich, wenn Sie für Tests aktuelle Daten aus der Produktion brauchen.

Best Practices für HubSpot-Verbindungen

1 Einen eigenen Benutzer verwenden

HubSpot hat keinen eingebauten Benutzertyp „Integrationsbenutzer“ wie Salesforce. Sie können aber trotzdem ein separates Benutzerkonto für die Integration anlegen. So bleibt Ihr Audit-Trail sauber, und Sie vermeiden dieselben Kontinuitätsrisiken.

2 Die richtigen Scopes wählen

Wenn Sie Ihre HubSpot-Verbindung autorisieren, müssen Sie Zugriff auf die richtigen Objekte gewähren. Stellen Sie sicher, dass der Integrationsbenutzer alles erreicht, was Sie synchronisieren möchten.

3 Rate-Limits im Blick behalten

HubSpot handhabt Rate-Limits anders als Salesforce. Sie haben es sowohl mit Burst-Limits pro Sekunde als auch mit Tageslimits zu tun. Die genauen Werte hängen von Ihrer HubSpot-Abonnementstufe ab, prüfen Sie also, was für Ihr Konto gilt.

4 Zugriff auf benutzerdefinierte Objekte prüfen

Wenn Ihre Integration benutzerdefinierte Objekte verwendet, prüfen Sie, ob Ihr HubSpot-Abonnement sie unterstützt. Nicht alle HubSpot-Pläne enthalten Zugriff auf benutzerdefinierte Objekte, und das kann zum Hindernis werden, wenn Sie es nicht vorab klären.

5 In der Sandbox testen

Nutzen Sie wie bei Salesforce eine HubSpot-Sandbox-Umgebung zum Testen. Bauen Sie Ihre Integration dort auf, prüfen Sie, dass sie funktioniert, und bringen Sie sie dann in die Produktion.

Verbindungen in MyRapidi einrichten

Sobald Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen vorbereitet haben, sehen Sie hier, wie Sie Verbindungen in der Rapidi-Plattform anlegen und konfigurieren.

1 Eine neue Verbindung anlegen

1. Melden Sie sich bei MyRapidi an und öffnen Sie den Bereich Connections.
2. Fügen Sie per Klick eine neue Verbindung hinzu und wählen Sie Salesforce oder HubSpot.
3. Rapidi vergibt automatisch einen eindeutigen Verbindungscode. Sie können die Beschreibung in etwas Aussagekräftiges ändern, etwa „Salesforce Produktion“ oder „HubSpot Sandbox“.
4. Speichern Sie die Verbindung.

2 Autorisieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Authorize, um die Verbindung mit Ihrer Instanz zu verknüpfen.

Salesforce

Sie werden zu einer Salesforce-Anmeldeseite weitergeleitet. Prüfen Sie vor dem Anmelden die URL. Standardmäßig zeigt sie login.salesforce.com, möglicherweise müssen Sie diese aber durch die URL Ihrer eigenen Org ersetzen. Wenn Sie in Ihrem Browser bereits bei einer anderen Salesforce-Org angemeldet sind, melden Sie sich zuerst ab. Andernfalls autorisieren Sie womöglich versehentlich die falsche Org.

HubSpot

Sie werden zu HubSpot weitergeleitet, um den Zugriff zu genehmigen. Wählen Sie das richtige Konto aus und bestätigen Sie.

Nach der Autorisierung zeigt Rapidi eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und dem Benutzer an, der die Verbindung autorisiert hat.

3 Testen

Klicken Sie nach der Autorisierung auf Test, um zu bestätigen, dass Rapidi eine Verbindung zu Ihrer Instanz herstellen kann. Warten Sie auf die Erfolgsmeldung, bevor Sie weitermachen.

4 Read design

Dies ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird. Klicken Sie auf Read Design, damit Rapidi alle Objekte und Felder einliest, auf die Ihr Integrationsbenutzer zugreifen kann.

Wie lange das dauert, hängt von Ihrer Zugriffsebene ab. Hat der Benutzer Admin-Zugriff auf Hunderte von Objekten, kann es einige Minuten dauern. Ist der Zugriff auf eine Handvoll Objekte beschränkt, ist der Vorgang schnell abgeschlossen.

Häufiger Fehler
Wenn Sie den Schritt „Read design“ überspringen, sehen Ihre Transfers keine neuen Objekte oder Felder. Das ist eine der häufigsten Fragen zur Fehlerbehebung, die uns erreichen.

Das Objektlayout durchsuchen

Nach Abschluss von Read Design können Sie prüfen, was verfügbar ist: Öffnen Sie einen beliebigen Transfer und klicken Sie auf Browse Table Layout. Suchen Sie nach einem bestimmten Objekt (etwa „Contact“ oder „Order“), um alle seine Felder zu sehen. Fehlt ein Objekt oder Feld, lesen Sie das Design erneut ein oder prüfen Sie die Berechtigungen Ihres Benutzers.

Kurzreferenz

Häufig gestellte Fragen zu Salesforce

1. Muss ich für einen Integrationsbenutzer eine separate Lizenz kaufen?

Nein. Salesforce enthält standardmäßig fünf kostenlose Integrationsbenutzer-Lizenzen. Sie weisen die Benutzerlizenz „Salesforce Integration“ und das Profil „Salesforce API Only System Integrations“ zu. Ein zusätzlicher Kauf ist nicht nötig.

Das wird häufig missverstanden. Threads in der Salesforce Trailblazer Community und bei Salesforce Ben stellen immer wieder klar, dass diese Lizenzen bei jeder Org standardmäßig dabei sind.

2. Warum kann mein Integrationsbenutzer nach der Einrichtung nicht auf Objekte oder Felder zugreifen?

Das ist das Frustthema Nr. 1 in den Foren. Die Benutzerlizenz „Salesforce Integration“ funktioniert nur mit Berechtigungssätzen, nicht mit profilbasierten Berechtigungen. Sie können dem Profil selbst keinen Objektzugriff hinzufügen.

Sie müssen einen Berechtigungssatz anlegen, der Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Objekte und Felder gewährt, die Berechtigungssatzlizenz (PSL) „Salesforce API Integration“ zuweisen und anschließend den Berechtigungssatz dem Benutzer zuweisen.

Die meisten Orgs verwalten Zugriffe noch über Profile, deshalb überrascht dieses neue Modell viele. Ein Blogger verglich es mit dem „Aufbau des schlimmsten IKEA-Projekts aller Zeiten“.

3. Warum ist meine Integration nach einem Sandbox-Refresh ausgefallen?

Wenn Sie eine Sandbox aktualisieren, ändert sich die Salesforce-Org-ID. Jede Integration, die mit der alten Sandbox verbunden war, verliert sofort ihre Verbindung.

Sie müssen die Verbindung erneut autorisieren (nicht nur erneut testen), sich bei der neuen Sandbox-Instanz anmelden und oft auch die URL aktualisieren. Manche Tools lassen eine einfache erneute Autorisierung nicht zu — Sie müssen die Verbindung komplett entfernen und neu hinzufügen.

Beachten Sie außerdem: Nach einem Sandbox-Refresh kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis Sie sich über test.salesforce.com anmelden können. Nutzen Sie in dieser Zeit stattdessen die My-Domain-Anmelde-URL Ihrer Sandbox.

4. Wie prüfe ich meine API-Nutzung, und was passiert, wenn ich das Limit erreiche?

Die Nutzung sehen Sie unter Setup → System Overview → API Requests, Last 24 Hours. Für die monatliche Nutzung gehen Sie zu Setup → Company Information → Usage-Based Entitlements.

Das Tageslimit ist ein weiches Limit. Salesforce lässt eine vorübergehende Überschreitung zu, doch wenn die Nutzung weiter steigt, greift eine harte Obergrenze, die den Fehler 403 REQUEST_LIMIT_EXCEEDED zurückgibt. Aufrufe bleiben blockiert, bis die rollierende 24-Stunden-Nutzung wieder unter das Limit fällt.

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei eigenen Schwellenwerten (etwa 50 %, 80 %, 90 %) einrichten, um Spitzen früh zu erkennen. Orgs mit Enterprise Edition starten mit 100.000 Anfragen pro 24-Stunden-Zeitraum, plus zusätzlichen Aufrufen je nach Benutzerlizenzen.

5. Sollte ich mein eigenes Salesforce-Login für Integrationen verwenden?

Jeder Best-Practice-Leitfaden sagt Nein. Mit einem persönlichen Login fällt die Integration aus, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Sie verlieren einen sauberen Audit-Trail, weil Änderungen der Integration und manuelle Bearbeitungen gleich aussehen. Und die Integration erhält mehr Zugriff, als sie tatsächlich braucht.

Ein eigener Integrationsbenutzer mit minimalen Berechtigungen (Least Privilege) ist die Standardempfehlung in allen Salesforce-Ressourcen.

Häufig gestellte Fragen zu HubSpot

1. Welche API-Rate-Limits hat HubSpot, und warum erhalte ich 429-Fehler?

Die häufigste Frage in den HubSpot Developer Forums. Sowohl für private als auch für OAuth-Apps liegt das Limit bei 100 Anfragen pro 10-Sekunden-Zeitraum und Konto. Die Tageslimits variieren je nach Abonnementstufe.

Wird ein Limit erreicht, kommt der Fehler 429 Too Many Requests zurück. Die Community empfiehlt Batch-APIs, inkrementelle Synchronisationen über hs_lastmodifieddate und die Beachtung des Headers Retry-After. HubSpot verkauft außerdem ein API Add-On, das das Burst-Limit auf 200 pro 10-Sekunden-Zeitraum anhebt.

2. Kann ich mit meinem HubSpot-Plan benutzerdefinierte Objekte nutzen?

Benutzerdefinierte Objekte gibt es nur in Enterprise-Plänen. Wer einen Professional- oder Starter-Plan hat, entdeckt diese Einschränkung oft erst, nachdem die Integration bereits rund um benutzerdefinierte Objekte entworfen wurde.

Außerdem unterstützt Zapier keine benutzerdefinierten Objekte von HubSpot, und die meisten Marketplace-Integrationen synchronisieren nur Standardobjekte. Die Community empfiehlt oft, die Tickets-Pipeline als Workaround für Projektmanagement oder Onboarding zu nutzen.

3. Wie richte ich eine Sandbox-Umgebung in HubSpot ein?

HubSpot-Sandbox-Konten gibt es in Professional- und Enterprise-Plänen. Standardmäßig können Sie eine Standard-Sandbox anlegen. Sie kann bei der Erstellung bis zu 5.000 Kontakte (samt zugehöriger Datensätze) synchronisieren, oder Sie importieren manuell bis zu 200.000 Datensätze pro Objekttyp.

Eine wichtige Einschränkung: Integrationen aus Ihrem Produktivkonto verbinden sich nicht automatisch mit der Sandbox. Sie müssen sie dort separat neu einrichten.

Achtung: HubSpot stellt die bisherigen Legacy-Sandboxes am 16. März 2026 ein und ersetzt sie durch ein neues Sandbox-System. Wenn Sie eine Legacy-Sandbox nutzen, planen Sie Ihre Migration jetzt.

4. Warum funktioniert mein OAuth-Token nicht mehr?

HubSpot-OAuth-Access-Tokens laufen nach 6 Stunden ab, und ein Refresh-Token widerruft bei seiner Verwendung sofort das vorherige Access-Token. Wenn Ihr Token-Management die Refresh-Zyklen nicht richtig handhabt, schlägt die Integration stillschweigend fehl oder wirft 401 Unauthorized-Fehler.

Die Lösung: Implementieren Sie eine proaktive Token-Refresh-Logik und überwachen Sie 401-Antworten, um eine erneute Authentifizierung auszulösen. Das überrascht viele Entwickler, die zum ersten Mal mit HubSpot arbeiten, weil das 6-Stunden-Fenster kürzer ist als bei den meisten Plattformen.

5. Kann ich die kostenlose Salesforce-Integrationsbenutzer-Lizenz mit HubSpot verwenden?

Diese Frage löste in der HubSpot Community eine hitzige Diskussion aus. Anfangs sagte HubSpots eigenes Team, die Benutzerlizenz „Salesforce Integration“ funktioniere nicht mit HubSpot und es sei eine vollständige Salesforce-Benutzerlizenz erforderlich.

Später bestätigten Community-Mitglieder jedoch, dass es funktioniert, sofern Sie die richtigen Berechtigungssätze und Berechtigungssatzgruppen einrichten. Entscheidend ist, den Zugriff auf die Objekte, die HubSpot synchronisiert (Kontakte, Accounts, Opportunities usw.), über Berechtigungssätze statt über profilbasierten Zugriff zu gewähren.

Die Frage taucht immer wieder auf, weil offizielle Empfehlungen und Praxiserfahrung nicht immer übereinstimmen.