Die 5 bestgehüteten Geheimnisse der Salesforce-MS-Dynamics-Integration

February 13, 2020 · Henning Lund · ERP-CRM-Integration

Wenn Sie Salesforce mit Microsoft Dynamics ERP integrieren möchten (egal ob AX, GP, NAV, 365 Business Central oder 365 for Finance and Operations), sollten Sie mit Experten zusammenarbeiten. Der Erfolg Ihres Projekts hängt von den Details und dem vollständigen Verständnis der zu integrierenden Systeme ab.

Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und Ihre Organisation bereit  für Ihr Datenintegrationsprojekt haben, müssen Sie die richtige Lösung finden und, genauso wichtig, den richtigen Partner. Mit einem allgemeinen Datenintegrationsexperten kommen Sie schon weit, aber für eine schnelle, einfach zu bedienende, zuverlässige und robuste Salesforce-Dynamics-ERP-Integrationslösung brauchen Sie eine Lösung, die von Menschen entwickelt wurde, die Salesforce und Microsoft Dynamics genau kennen.

 

1- Umgang mit Zeitstempeln

Die größte Herausforderung bei einer Datenintegration mit Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations ist, dass das System keine Zeitstempel unterstützt.

Was ist ein Zeitstempel? Ein Zeitstempel ist eine Zeichenfolge oder codierte Information, die angibt, wann ein bestimmtes Ereignis stattgefunden hat – meist mit Datum und Uhrzeit, manchmal auf den Bruchteil einer Sekunde genau. Es ist eine Zeitangabe, die an einer Datei, einem Protokoll oder einer Benachrichtigung vermerkt wird und festhält, wann Daten hinzugefügt, entfernt, geändert oder übertragen wurden.

Da Microsoft Dynamics AX keine Zeitstempel unterstützt, ist es schwierig, neue und geänderte Daten zu erkennen. Wenn Sie nicht bei jeder Datensynchronisierung eine ganze Tabelle übertragen möchten, brauchen Sie eine Möglichkeit zu erkennen, welche Daten geändert oder hinzugefügt wurden. Dafür gibt es mehrere Wege.

1. Sie können im Code Trigger entwickeln, die ein Zeitstempelfeld im Datensatz aktualisieren. Das erfordert einen Entwickler, der auf jeder Tabelle ein Zeitstempelfeld anlegt oder eine ähnliche Funktionalität schafft, die bei jeder Änderung eines Datensatzes aktualisiert wird. Das ist machbar, aber nicht einfach. Ein Datensatz kann über viele verschiedene Aktionen geändert werden (manuelle Aktualisierung, Import ohne Codeausführung oder eine Funktionalität an anderer Stelle im System), die Sie erkennen müssen, um die Konsistenz des Zeitstempels zu gewährleisten. Es kann sehr schwierig sein, sicherzustellen, dass der Code alle möglichen Änderungen erfasst, und künftige Änderungen können mehr als herausfordernd sein.
   Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, müssen Sie alle Tabellen berücksichtigen – auch verwandte Tabellen –, was bedeutet, dass Programmierung, Tests und Wartung sehr umfangreich werden können und die Integration zwangsläufig fragil und teuer in der Wartung wird, weil sie einem ohnehin schon komplexen System eine weitere Komplexitätsebene hinzufügt.
   
   
2.  Sie können in Microsoft Dynamics AX oder 365 for Finance & Operations Vergleichstabellen anlegen, in denen Ihr Programmierer neue und alte Werte vergleicht und so erkennt, welche Datensätze geändert wurden. Das ist in vielerlei Hinsicht eine solidere Methode, um Änderungen zu erkennen. Allerdings erfordert es erheblichen Aufwand, diese Logik individuell zu entwickeln und zu pflegen. Wenn Sie nur eine Tabelle integrieren möchten, ist das vielleicht kein großes Problem – bei 30 oder mehr Tabellen kann daraus jedoch schnell ein riesiges Projekt werden. Die meisten Implementierungen von Microsoft Dynamics AX oder 365 Finance and Operations verarbeiten sehr viele Transaktionen, entsprechend gibt es viele Datensätze im System. Diese Methode kann daher einen erheblichen Mehraufwand beim Lesen/Schreiben von Daten verursachen, der sich negativ auf die Systemleistung auswirkt – und das lässt sich nicht leicht beheben und ist auch nicht günstig.
   
   
3. Bei Rapidi haben wir die Rapidi Mirror Technology entwickelt, eine stark optimierte Variante der oben beschriebenen Methode. Der Mirror ist eine separate binäre SQL-Datenbank (MS SQL, MySQL oder ähnlich), die das Zeitstempelproblem löst, ohne die Einschränkungen der oben genannten Methoden zu haben. Er ist vollständig programmierfrei, das heißt, Sie müssen keine einzige Zeile Code schreiben. Die Einrichtung erfordert kaum Aufwand, weil alles automatisiert abläuft – unabhängig von Anpassungen oder Add-ons in Microsoft Dynamics AX/365 for Finance and Operations. Unabhängig davon, wie ein Datensatz geändert wird, wird die Änderung erkannt und kann von der Integrationsplattform RapidiOnline genutzt werden, um die konkret geänderten Datensätze zu identifizieren.
   In anderen Integrationsszenarien müssen Sie Felder auf den Datensätzen anlegen, die den Link zum anderen System bzw. zu den anderen Systemen enthalten. Die RapidiOnline-Lösung verfügt über eine LinkStorage-Funktion, mit der dieser Link in der Integrationsplattform aufgebaut und gepflegt wird. So erhalten Sie eine Integration, ohne manuell Code oder Felder anlegen zu müssen, und Ihr Upgrade-Pfad bleibt unberührt.
   Der Rapidi Mirror funktioniert nicht nur mit Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations und Microsoft Dynamics AX. Er kann auch ähnliche Probleme lösen, die in individuell entwickelten Systemen auftreten können, z. B. auf SQL-Basis. Der RapidiMirror ist generisch und kann auch mit anderen Systemen arbeiten (Microsoft Dynamics GP hat die gleiche Herausforderung) und funktioniert sowohl mit On-Premise- als auch mit Cloud-Anwendungen.
   
   

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2- Wir helfen Ihnen, nur die Daten zu übertragen, die Sie brauchen

Bei der Frage, welche Daten übertragen werden sollen, ist die Zusammenarbeit mit Experten für Salesforce und MS Dynamics ERP erneut ein klarer Vorteil, denn sie wissen genau, welche CRM-Daten Sie in Ihrem ERP brauchen und umgekehrt. Bei Rapidi zum Beispiel beschäftigen wir uns seit Jahren mit Salesforce-Microsoft-Dynamics-Integrationen und haben vorkonfigurierte Vorlagen entwickelt, mit denen Sie ganz einfach die relevantesten Daten integrieren können:

• Account-customer
• Contact-contact
• Product-item
• Item price-product price
• Quote-order
• Sales order-sales order
• Sales history
• Payments

Diese vorkonfigurierten Vorlagen sind weitgehend einsatzbereit und unterstützen den Quote-to-Order-Prozess, den die meisten Unternehmen bei der Integration ihrer ERP- und CRM-Systeme suchen. Sollten Sie weitere Übertragungen benötigen, lassen sich diese dank unseres umfassenden Wissens über beide Produkte leicht einrichten.

 

3- Mehr als nur Datenübertragung

Daten von Salesforce nach Microsoft Dynamics zu übertragen (und umgekehrt) ist die eine Sache. Sicherzustellen, dass die Daten an der richtigen Stelle und in einem sinnvollen Format im anderen System angezeigt werden, ist eine andere. Wenn man Hunderte von Datenintegrationsprojekten durchgeführt hat, weiß man ziemlich genau, wo Anwender in Salesforce Microsoft-Dynamics-ERP-Informationen brauchen können. Bei Rapidi zum Beispiel haben wir eine Lightning Component entwickelt, die Salesforce um ergänzende Funktionen erweitert und auf Erkenntnissen darüber basiert, was auf der ERP-Seite am besten funktioniert. Sie bringt das ERP-Denken in die Vertriebsumgebung, sodass Vertriebsmitarbeiter Details zu offenen Aufträgen oder zur Verkaufshistorie abrufen können. Sie können genaue Preise nachschlagen und sich direkt in Salesforce schnell einen Überblick über die wichtigsten Vertriebs-KPIs verschaffen. Die Lightning Component zeigt ERP-Daten wie Sales History, Sales Orders, Payments usw. aus Microsoft Dynamics ERP in Salesforce an und macht sie für erweiterte Auswertungen verfügbar. Wenn Sie diese ERP-Informationen in Salesforce haben, können Sie sie nutzen, um:

• einen besseren und genaueren Kundenservice zu bieten
• Berichte zu erstellen, die Pipeline und Verkaufshistorie für bessere Prognosen kombinieren
• alle vertriebsbezogenen Aufgaben zu erledigen, ohne das System wechseln zu müssen

Diese Art von erweiterter Integrationsfunktionalität (es kann je nach den Besonderheiten und Anforderungen Ihrer Organisation noch weitere geben) verschafft Ihnen den vollen Wert Ihrer Salesforce-Microsoft-Dynamics-ERP-Integration.

Die Finanzinformationen werden in Roll-Up Summary Fields auf Basis der aus Microsoft Dynamics NAV übertragenen Transaktionsdaten berechnet. Das sind berechnete Felder, sodass Sie neue Felder anlegen oder bestehende an Ihre Anforderungen anpassen können.

4- Integration robust & sicher halten

In der heutigen Cyberwelt ist es entscheidend, die Integrität Ihrer Daten während der Integration zu wahren. Ihre Daten sind für Sie und Ihre Organisation von größtem Wert, und Sie müssen Ihre Systeme davor schützen, jemals der Außenwelt ausgesetzt zu sein, damit Hacker keinen Zugriff erhalten können. Jede Organisation, die sich mit einem Datenintegrationsprojekt befasst, wünscht sich ein robustes und sicheres System. Aber was bedeutet das, und wie stellen Sie sicher, dass Sie bekommen, was Sie brauchen?

Bei Rapidi haben wir unseren Datenintegrationsservice  so entwickelt, dass er über den RapidiConnector läuft – eine von uns entwickelte, einzigartige Technologie, die sicherstellt, dass die Datenkommunikation zwischen RapidiOnline und Ihren lokalen Systemen nicht kompromittiert wird. Der RapidiConnector befindet sich in Ihrem Netzwerk und komprimiert sowie SSL-verschlüsselt Daten automatisch vor der Übertragung, wodurch sie praktisch unmöglich zu entschlüsseln sind. Falls Sie ein zusätzliches Sicherheitsniveau benötigen, können wir Ihr eigenes SSL-Zertifikat verwenden.

Ein weiterer Vorteil, den RapidiConnector in Ihrem eigenen Netzwerk zu betreiben, ist, dass Sie keine eingehenden Ports in Ihrer Firewall öffnen müssen, um die RapidiOnline-Integration einzusetzen. So bleiben Ihre internen Systeme geschützt und sicher. Ein weiterer Bonus: Es ist auch sehr einfach, Ihren Datenintegrationsprozess zu starten.

 

5- Schnelle Datenübertragungen sicherstellen

Organisationen verwalten in der Regel viele unterschiedliche Datenquellen, deren Volumen von Jahr zu Jahr deutlich wächst. Die Übertragung und Verknüpfung von Datenquellen ist daher an vielen Stellen zu einer Priorität geworden – allerdings nicht unbedingt zu einer einfach zu lösenden. Eine verlässliche Datenquelle für die gesamte Organisation zu haben, ist entscheidend, denn Mitarbeiter brauchen Daten, denen sie vertrauen können, um ihre Arbeit effizient zu erledigen. Deshalb wollen Organisationen oft sicherstellen, dass ihre Daten schnell übertragen werden – wenn nicht in Echtzeit, dann nahezu. Immer mehr setzen dabei auf Datenvirtualisierung  als Option. Datenvirtualisierung ist jedoch nur eine weitere Art, die Datenübertragung zu handhaben, und bietet nicht dieselben unmittelbaren Vorteile wie eine sofort einsatzbereite, vollwertige Datenintegrationslösung.
Bei Rapidi haben wir unsere Datenintegrationslösung RapidiOnline entwickelt, um die Geschwindigkeit Ihrer Datenübertragung über die APIs zu maximieren und dabei die Datenkonsistenz sowie tiefe Integrationen sicherzustellen.

Die Kommunikation zwischen dem RapidiOnline-System und dem RapidiConnector (dem Tool, das Daten zwischen RapidiOnline und Ihren lokalen Systemen komprimiert, verschlüsselt und überträgt) ist ultraschnell. Der RapidiConnector ist ein Meister darin, Daten von unnötigen Metainformationen zu befreien und sie zu komprimieren, um die effizienteste Datenübertragung zu gewährleisten. Diese Methode kann die übertragene Datenmenge um einen Faktor von bis zu 50 reduzieren. Statt beispielsweise 1.000 Byte pro Kundendatensatz zu senden, muss der RapidiConnector nur 20 Byte senden. Das reduziert sowohl die Übertragungszeit als auch die benötigte Bandbreite drastisch.


Wenn Sie auf der Suche nach einem Anbieter für Salesforce-Microsoft-Dynamics-ERP-Integration sind, denken Sie daran: Die Zusammenarbeit mit Lösungsexperten sorgt nicht nur dafür, dass die Integration schnell und einfach umgesetzt wird. Sie stellen auch sicher, dass Sie die Extrameile gehen und den größtmöglichen Unterschied für Ihre Organisation erzielen.

 

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