DATENINTEGRATION ZUR LÖSUNG IHRER DSGVO-HERAUSFORDERUNGEN
Seit ihrer Verabschiedung im Jahr 2016 ist die DSGVO Thema zahlreicher Gespräche, LinkedIn-Beiträge, Google-Anzeigen, Blogartikel und Webinare.
Fast 6 Jahre später haben die meisten Unternehmen weltweit Anstrengungen unternommen, um eine akzeptable DSGVO-Konformität zu erreichen. In der EU und weltweit haben Unternehmen sich dieser Herausforderung mutig gestellt.
Die DSGVO verlangt eine höhere Datensicherheit und fordert von Unternehmen, einen Datenschutzbeauftragten und Verantwortliche für die Datenverarbeitung zu benennen und die Datenschutzbestimmungen der DSGVO einzuhalten. Das liegt gar nicht so weit von den Anforderungen der Datenintegration entfernt.
Wenn Sie sich nämlich damit befassen, wie Sie die Folgen der DSGVO für Ihr Unternehmen bewältigen, werden Sie feststellen, dass Datenintegration Ihnen helfen kann, einige der Schmerzpunkte und Herausforderungen der DSGVO zu lösen.
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WAS BEDEUTET SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN?
Der Schutz personenbezogener Daten umfasst alle Maßnahmen, die getroffen werden können, um Ihre persönlichen Informationen zu schützen. All Ihre personenbezogenen Daten – ob sie sich auf Ihr Privatleben, Ihr Berufsleben oder sogar Ihr öffentliches Leben beziehen.
Dazu können spezifische Regeln, Vorschriften, Sicherheitsmaßnahmen oder auch einfache Praktiken gehören, die befolgt werden müssen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die DSGVO ist somit eine Maßnahme, um den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern sicherzustellen.
WAS IST DIE DSGVO UND WARUM SIE WICHTIG IST
Die DSGVO wird nun schon seit Jahren angewendet. Wenn Sie bereits gut informiert sind, springen Sie direkt zum letzten Teil dieses Artikels.
Die DSGVO, oder Datenschutz-Grundverordnung, ist eine EU-Verordnung, die den Schutz der Daten von Bürgern innerhalb der Europäischen Union sicherstellen soll. Es handelt sich um ein Gesetz, das den Bürgern mehr Kontrolle über ihre Daten geben und eine einheitliche Regelung in ganz Europa schaffen soll.
Obwohl dieses Gesetz aus der EU stammt, hat es globale Auswirkungen. Es betrifft jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten oder Mitarbeitern verarbeitet, die in der EU ansässig sind. Tatsächlich könnte dies eine riesige Anzahl von Unternehmen weltweit betreffen.
Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für Bürger der EU anbietet, unterliegt es den von der DSGVO verhängten Sanktionen.
Obwohl das Gesetz bereits 2016 verabschiedet wurde, trat es erst am 25. Mai 2018 in Kraft, und seit diesem Datum gelten empfindliche DSGVO-Bußgelder für jedes Unternehmen, das die festgelegten Richtlinien nicht erfüllt.
Welche „personenbezogenen Daten“ deckt die DSGVO ab?
Die vom Gesetz erfassten Daten sind alle personenbezogenen Daten, d. h. alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen und mit denen diese Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Das kann alles Mögliche sein: ein Name, ein Foto, eine E-Mail-Adresse, Bankdaten, Beiträge in sozialen Netzwerken, Gesundheitsdaten oder eine Computer-IP-Adresse.
Es sei fairerweise erwähnt, dass die EU bereits lange vor diesem neuesten Datenschutzgesetz Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten hatte.
Wie unterscheidet sich die DSGVO von anderen Datenschutzvorschriften?
- Geltungsbereich: Sie gilt jetzt für ALLE Unternehmen, die personenbezogene Daten von betroffenen Personen mit Wohnsitz in der Union verarbeiten, UNABHÄNGIG VOM STANDORT DES UNTERNEHMENS.
- Strafen und Bußgelder: Die Bußgelder können deutlich höher ausfallen als früher. Unternehmen können mit bis zu 4 % ihres weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen € belegt werden (je nachdem, welcher Betrag höher ist).
- Einwilligung: Die Bedingungen für die Einwilligung wurden erheblich verschärft. Unternehmen müssen proaktiv sicherstellen, dass die Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form erteilt wurde. Sie müssen über den Zweck der mit dieser Einwilligung verbundenen Datenverarbeitung informieren. Sie müssen erklären, welche Verarbeitungstätigkeiten sie durchführen dürfen.
- Dokumentation: Diese Einwilligung muss sorgfältig dokumentiert werden. Unternehmen müssen diese Einwilligung nicht nur dokumentieren, sie müssen EU-Bürgern auch jederzeit eine einfache Möglichkeit geben, die Einwilligung zu widerrufen.
- Rechte der betroffenen Person: Diese Rechte wurden erheblich erweitert. Kontakte haben das Recht
- Über eine Meldung von Datenschutzverletzungen informiert zu werden (verpflichtend)
- Auf ihre Daten zuzugreifen
- Zu verlangen, dass ihre Daten gelöscht und vergessen werden (Recht auf Löschung)
- Eine Kopie aller verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern (Datenübertragbarkeit). Das bedeutet, dass sie die Freiheit haben, diese Daten auf Wunsch an ein anderes Verarbeitungssystem zu übertragen.
Und nicht zuletzt verlangt die DSGVO, dass Unternehmen ihre Prozesse dokumentieren können, um sicherzustellen, dass sie diese Vorschriften einhalten. Die DSGVO war und ist für viele Unternehmen eine erhebliche administrative Belastung.
6 Jahre später: Ist die DSGVO ein Erfolg?
Die DSGVO hat sich sowohl auf Unternehmen als auch auf Behörden und andere Aufsichtsbehörden ausgewirkt, die für die Durchsetzung des Gesetzes zuständig sind. Man kann sich fragen, welchen Nutzen dieser massive Aufwand aus dem Jahr 2018 tatsächlich gebracht hat.
Die DSGVO war für Unternehmen, die sich selbst und die Art und Weise, wie sie mit Kunden und potenziellen Kunden umgehen, neu organisieren mussten, nicht ohne Herausforderungen.
DSGVO-Konformität hat ihren Preis – schon allein um die Konformität von Prozessen und Verfahren sicherzustellen. Kleinere Unternehmen konnten dies möglicherweise selbst intern bewältigen. Größere Unternehmen mussten bis zu mehreren zehntausend Euro zahlen, um konform zu werden.
DSGVO-Bußgelder wurden bewusst abschreckend hoch angesetzt. 2 % des weltweiten Umsatzes können für jedes Unternehmen ein sehr hoher Preis sein. Amazon erhielt ein DSGVO-Bußgeld von 877 Millionen US-Dollar. Das Bußgeld von WhatsApp betrug 255 Millionen US-Dollar, während Google und H&M 56,6 Millionen bzw. 41 Millionen US-Dollar zahlen mussten.
Abgesehen von den hohen Bußgeldsummen ist es für kein Unternehmen von Vorteil, mit dem Ruf behaftet zu werden, die Datenschutzbestimmungen nicht einzuhalten.
Die DSGVO hat auch eine Fülle positiver Nebeneffekte mit sich gebracht, etwa eine verbesserte Cybersicherheit und Markensicherheit (da das Risiko einer Datenschutzverletzung verringert wird). Bemerkenswerterweise können Nutzer dank der DSGVO auch stundenlang im Internet surfen, ohne Gefahr zu laufen, von Werbung unbekannter „verwandter“ Organisationen überflutet zu werden.
Doch der größte Vorteil der DSGVO ist, dass sie den Datenschutz auf die Agenda von Unternehmensleitungen gesetzt hat – bei kleinen wie bei großen Unternehmen. Und mit der Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) in jedem Unternehmen wurde sichergestellt, dass dieser Fokus bestehen bleibt.
WIE DATENINTEGRATION DEN DATENSCHUTZ UNTERSTÜTZT
Das DSGVO-Gesetz, insbesondere der letzte Teil zu Einwilligung, Datenübertragbarkeit und der Dokumentation all dessen, setzt Unternehmen definitiv unter Druck, ihre Daten zu 100 % im Griff zu haben. Im Grunde müssen Sie seit dem 25. Mai 2018:
- Wissen, welche Daten Sie haben
- Wissen, warum Sie sie haben und was Sie damit tun dürfen (stellen Sie sicher, dass Sie einen Einwilligungsnachweis haben)
- In der Lage sein, diese Daten bei Bedarf zu schützen (verschlüsseln Sie, was nicht offengelegt werden soll)
- In der Lage sein, diese Daten auf Anfrage schnell und zuverlässig zu extrahieren, zu löschen oder weiterzugeben
Das ist keine unmögliche Aufgabe, wenn Sie mit geringen Datenmengen arbeiten, die alle in ein und demselben System gespeichert und verarbeitet werden. Oft müssen Unternehmen jedoch mit einer deutlich höheren Komplexität umgehen.
Ihr Unternehmen verkauft seine Produkte oder Dienstleistungen vielleicht über eine Website. Für Vertrieb und Marketing nutzen Sie möglicherweise ein Best-of-Breed-CRM-System. Und Ihr operatives Geschäft wird wahrscheinlich von einem ERP-System unterstützt.
Wenn diese Systeme nicht richtig integriert sind und Sie sich auf die manuelle Übertragung von Daten von einem System zum anderen verlassen, wie und wo behalten Sie dann den Überblick über die Daten Ihrer Kontakte?
Wie können Sie auf schnelle und einfache Weise alle Daten einer Person auf Anfrage extrahieren? Wie können Sie sicher sein, dass die Daten, die Sie aus einem Ihrer Systeme extrahieren, alles sind, was Sie über einen Kontakt haben?
Außerdem kann die Extraktion aus allen Systemen ein unübersichtlicher und zeitaufwändiger Prozess sein… und ist zumindest schwer so zu dokumentieren, wie es die DSGVO verlangt. Genau hier kommt Datenintegration ins Spiel.
Wenn alle Daten zu Ihren Kontakten in all Ihren Systemen zu 100 % synchron sind, können Sie nicht nur veraltete, fehlerhafte Informationen loswerden, sondern auch problemlos sicherstellen, dass alle Kontaktdaten an einem Ort gespeichert sind, bereit für den Zugriff, die Herausgabe oder die Löschung. Datenintegration automatisiert diesen Prozess, sodass er effektiver abläuft und leicht dokumentiert werden kann.
Datenintegration ist nicht mehr so schwierig oder teuer wie früher. RapidiOnline bietet beispielsweise vorkonfigurierte Data-Integration-Lösungen von der Stange, mit denen Sie Ihr Datenintegrationsprojekt super schnell starten können.
Da RapidiOnline vorkonfiguriert ist, verbringen Sie weniger Zeit mit Logistik und Implementierung – das macht es effizienter und kostengünstiger. Die vorgefertigte Integrationslösung enthält die gängigsten Integrationspunkte, und falls das nicht ausreicht, lassen sich ganz einfach zusätzliche Transfers oder Anpassungen erstellen. Eine clevere und kostengünstige Möglichkeit, einige Ihrer DSGVO-Herausforderungen zu lösen.
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