CRM-Datenbereinigung meistern: 5 zentrale Integrationstipps

December 05, 2023 · Beate Thomsen · CRM

Da wir uns zunehmend auf präzise Daten verlassen, ist es wichtiger denn je, Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) sauber und effizient zu halten.

Die Herausforderung besteht nicht nur darin, Fehler zu beseitigen, sondern die Relevanz und Nutzbarkeit der Daten kontinuierlich zu pflegen. Mit wachsenden Unternehmen füllen sich CRM-Datenbanken häufig mit veralteten, doppelten oder fehlerhaften Einträgen, was effektive Entscheidungen und die betriebliche Effizienz beeinträchtigt.

Das führt nicht nur zu Ineffizienzen, sondern kann sich auch negativ auf Ihre Geschäftsentscheidungen auswirken.

Wenn Ihr CRM-System keine aktuellen Informationen enthält, wird Ihr Team ihm nicht vertrauen. Und wenn es ihm nicht vertraut, wird es das System nicht nutzen. Die Integration Ihres CRM mit Ihrem ERP ist eine Möglichkeit, Ihre Daten sauber, aktuell und up to date zu halten. 

Heute lassen sich viele gute Integrationslösungen schnell und zu einem angemessenen Preis installieren.

 

Wenn Sie in ein CRM-System wie Salesforce oder ein anderes CRM-System investieren, sollten Sie grundsätzlich nicht nur überlegen, welche Daten Sie erfassen möchten, sondern auch, wie Sie Ihre Daten aktuell halten. 

Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Kontakts sowie eine Verknüpfung zum zugehörigen Unternehmen zu erfassen, ist üblich. Aber wie steht es um das Social-Media-Profil, das Geburtsdatum, das Foto, die Position, zusätzliche Telefonnummern, besondere Interessen und so weiter. Die Liste ist lang, und wenn Sie Ihrem System immer weitere Details hinzufügen, erreichen Sie irgendwann einen Punkt, an dem es nicht mehr zu pflegen ist.

Dieser Artikel soll einen Fahrplan bieten, um die Komplexität der CRM-Datenbereinigung zu entwirren, und stellt fünf zentrale Tipps vor, mit denen Sie Ihre Daten effektiver integrieren und verwalten.

Diese Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre CRM-Daten effektiver zu verwalten, damit sie präzise und für Ihre geschäftlichen Anforderungen nützlich bleiben.

Daten sauber und aktuell zu halten ist eine Herausforderung

Wie lange bleiben Menschen im Allgemeinen in derselben Stelle oder sogar im selben Unternehmen? Laut Forbes bleibt ein durchschnittlicher Arbeitnehmer heute 4,4 Jahre in jeder seiner Stellen. 

Das ist die aktuelle Situation, und der zukünftige Trend zeigt, dass die erwartete Verweildauer der jüngsten Beschäftigten etwa halb so lang ist, also rund zwei Jahre. 

Laut Forbes erwarten 91 % der Millennials (geboren zwischen 1977 und 1997) auf Basis einer Umfrage unter 1.189 Mitarbeitenden und 150 Führungskräften, weniger als drei Jahre in einer Stelle zu bleiben. 

Das bedeutet, dass sie im Laufe ihres Arbeitslebens 15 – 20 verschiedene Stellen hätten. Das macht die Aufgabe, Daten aktuell zu halten, nicht einfacher. Sie müssen alle Ihre Kontakte mindestens einmal im Jahr im Detail überprüfen, um einigermaßen valide Daten zu haben – und das nur, um sie dem richtigen Unternehmen zuzuordnen (LinkedIn ist in dieser Hinsicht eine wahre Fundgrube).

Es kann viele verschiedene Datenquellen geben. Beispielsweise können Sie neue Daten durch das manuelle Anlegen von Datensätzen erhalten – mit dem Risiko, eine Dublette zu erzeugen, wenn Sie keine sehr wirksame Dublettenkontrolle haben.

Wenn zwei Unternehmen fusionieren, werden ihre Kundendatenbanken zu einer einzigen zusammengeführt – mit dem Risiko vieler Dubletten oder inkonsistenter Daten. Es gibt immer die Absicht, später aufzuräumen, aber das passiert selten. Dubletten erhöhen nur die Komplexität, und damit ist noch nicht alles gesagt. 

So haben Sie beispielsweise möglicherweise Kunden manuell sowohl in Ihrem ERP- als auch in Ihrem CRM-System angelegt.

Manchmal sind Ihre aktuellen Daten einfach veraltet, und eine Datenbereinigung (Data Cleansing) ist unerlässlich, bevor Sie irgendeine Art von Datenverarbeitung vornehmen.

Was ist Data Cleaning?

Data Cleaning, Data Cleansing und Data Scrubbing bezeichnen dasselbe. Alle drei Begriffe stehen für das Auffinden und Entfernen von Fehlern in Daten. 

In diesem Prozess identifizieren Sie unerwünschte Daten und können die fehlerhaften oder beschädigten Daten anschließend ersetzen, aktualisieren oder löschen. So wird sichergestellt, dass die Daten in Ihrer Datenbank korrekt sind, ohne Fehler oder Beschädigungen.

Sie müssen Ihren Datenbestand regelmäßig bereinigen, denn Daten schlechter Qualität – „dirty data“ – führen zwangsläufig zu Fehlern und ineffizienten Prozessen in Ihrem Unternehmen.

Viele einfache Techniken können Ihnen den Einstieg in den Data-Cleaning-Prozess erleichtern. Zum Beispiel das Prüfen Ihrer Daten auf überflüssige Leerzeichen, das Korrigieren uneinheitlicher Groß-/Kleinschreibung, eine Rechtschreibprüfung oder das Entfernen von Formatierungen beim Kopieren und Einfügen von Daten. 

Das bringt Sie in Gang – wenn Sie das Thema aber wirklich angehen möchten, folgen Sie diesen 5 Tipps zum Data Scrubbing.

5 Tipps, um Ihre Daten sauber und aktuell zu halten

Die Integration Ihrer Systeme kann ein großer Schritt hin zu besserer Datenqualität sein. 

Wie können Sie Ihr ERP und CRM integrieren, um die höchstmögliche Datenqualität in beiden Systemen sicherzustellen? Hier sind einige Empfehlungen

TIPP #1: Ein klares Datenmodell vor Augen haben

Welche Daten sollten übertragen werden? Welche sollten nur in einem System verbleiben? Leads und Opportunities sind in Ihrem CRM-System gut aufgehoben; von dort aus können Sie das gesamte erforderliche Reporting durchführen. Es gibt keinen Grund, Ihr ERP-System mit diesen Informationen zu belasten.

Wenn Sie jedoch bestehende Interessenten haben, die in Ihrem ERP als Kunden angelegt wurden, sollten diese in Ihr CRM verschoben werden (sofern sie dort nicht schon vorhanden sind).

Bevor Sie Zeit und Geld in umfassende Datenübertragungen investieren, prüfen Sie, wie valide die Daten sind und ob sie einen echten Wert für Ihr Unternehmen darstellen (Daten, die seit mehreren Jahren nicht aktualisiert wurden, machen wahrscheinlich keinen großen Unterschied). 

Wenn nur ein Bruchteil Ihrer Daten relevant ist, können Sie die Übertragung darauf beschränken.

Als generelle Regel gilt: 

• Leads: sollten ausschließlich im CRM-System geführt werden.
• Kunden: sind sowohl in Ihrem ERP- als auch in Ihrem CRM-System relevant. Stellen Sie sicher, dass sie integriert sind.
• Artikel und Preise: Wenn Sie Angebote aus Ihrem CRM erstellen, stellen Sie sicher, dass Artikel und Preise synchronisiert sind.
• Verkaufs- und Zahlungshistorie: erfolgt überwiegend als Einbahnübertragung vom ERP, also kein Grund zur Sorge.

Ob die Synchronisierung in die eine oder andere Richtung (oder in beide) erfolgen sollte, hängt von Ihren Geschäftsprozessen ab und davon, in welchem System die Daten entstehen.

TIPP #2: Daten im Quellsystem bereinigen

Wenn Sie Informationen sowohl im ERP als auch im CRM haben, zum Beispiel Leads/Interessenten, sollten Sie die Daten ins CRM übertragen, sie aus dem ERP löschen und alle diese Datensätze im CRM bereinigen.

Bei der Datenübertragung können Sie Datensätze abgleichen, indem ein Data Loader nach einer Übereinstimmung bei Name, Adresse und Telefonnummer oder Ähnlichem sucht (je nachdem, was zu Ihren Daten passt).

Wenn Sie diesen Weg einschlagen, brauchen Sie einen Plan, wie Sie mit doppelten Datensätzen umgehen: Welcher wird zum konsolidierten Account, werden die Daten zusammengeführt/gemergt, oder wird einer der Datensätze einfach verworfen?

TIPP #3: Vereinfachen

Sie brauchen keine hundert Felder – oft nutzen Menschen zehn Felder, von denen sieben Pflichtfelder sind. Die verbleibenden drei enthalten eine Beschreibung und zusätzliche Kontaktmöglichkeiten. 

Alle anderen Informationen werden systemseitig generiert oder mit einem Kontakt verknüpft. Konzentrieren Sie sich auf Daten, die automatisch oder über Ihre normalen Workflows aktualisiert werden können.

Es ist erstaunlich, wie viele relevante Informationen sich aus dem CRM ziehen lassen, wenn zugehörige Informationen aus dem ERP-System vorliegen, etwa die Verkaufshistorie.

TIPP #4: ERP und CRM integrieren

Durch die Integration von CRM und ERP können Sie die Effizienz erheblich steigern. So lassen sich doppelte Dateneingaben vermeiden, und Stammdaten können automatisch synchronisiert werden, sodass Ihre Mitarbeitenden Daten haben, denen sie vertrauen können. 

Für Vertriebs- und Marketingmitarbeitende, die im CRM arbeiten, ist allein der Zugriff auf Verkaufs- und Zahlungshistorie eine wahre Fundgrube an Informationen, um bessere Entscheidungen zu treffen, gezieltere Marketing-Zielgruppen zu erstellen und vieles mehr. 

Fehlende Datenintegration ist ein Engpass für zukünftiges Wachstum. Mit Verkaufs- und Zahlungshistorie sowie weiteren relevanten Informationen aus dem ERP hat die Salesforce Einstein AI Zugriff auf eine wichtige Informationsquelle für vorausschauende Handlungsempfehlungen.

TIPP #5: Ein Tool oder Seitenansichten mit Workflow-Unterstützung nutzen, um Ihre Daten sauber zu halten

In der Regel sind ERP-Daten nicht „so schmutzig“ – es sei denn, das Unternehmen hat eine Fusion oder einen ähnlichen Prozess durchlaufen, bei dem Datenbanken zusammengeführt, aber nicht bereinigt wurden. Die spezifischen Daten, die für den Betrieb eines ERP benötigt werden, basieren auf Geschäftsbeziehungen, weshalb diese Art von Daten in der Regel sauber bleibt. 

Bei CRM sieht die Sache ganz anders aus. Selbst wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen mit 5.000 Leads und Tausenden von Kunden und Kontakten sind, ist es ein Vollzeitjob, die Daten sauber zu halten – und es gibt gute Wege, das zu vereinfachen. 

Neben Disziplin ist eine der einfachsten Methoden, im CRM bearbeitbare Seitenansichten anzulegen, in denen Sie nach unvollständigen Datensätzen filtern und so ganz einfach eine Liste erhalten. 

Wenn Sie Salesforce.com nutzen, gibt es im Salesforce AppExchange mindestens ein paar gute Tools zur Automatisierung der Datenbereinigung. Dort finden Sie auch die Rapidi Data Integration Solution.

Data Cleansing wird oft als Erstes genannt, wenn es um Datenqualität geht – ehrlich gesagt handelt es sich aber um eine nie endende Pflegeaufgabe. Qualitativ hochwertige Quelldaten sind jederzeit entscheidend und müssen als „Datenqualitätskultur“ fest in Ihren Arbeitsprozessen verankert sein. 

Wenn sich die Nutzer nicht zu hoher Datenqualität verpflichten, wird es nicht geschehen. Scheuen Sie sich nicht, hohe Datenqualität zu messen, zu belohnen und zu feiern. Die Integration Ihrer Systeme ist der erste Schritt in die richtige Richtung – damit haben Sie bereits Ihren ersten Datensatz bereinigt.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Den komplexen Prozess der CRM-Datenbereinigung zu meistern, ist sowohl für Marketing- als auch für Vertriebsteams essenziell, um Effizienz und Genauigkeit zu maximieren. Der Bereinigungsprozess umfasst das Erkennen und Beheben von Problemen wie doppelten Kontakten, veralteten Kontaktinformationen und uneinheitlichen Datenformaten.

Das ist entscheidend, um Marketingmaßnahmen und die Wirksamkeit von Marketingkampagnen zu verbessern.

Vertriebsmitarbeitende und Marketingprofis stehen häufig vor Herausforderungen bei der manuellen Dateneingabe, die zu doppelten Einträgen und menschlichen Fehlern führen.

Ein standardisierter Prozess zur Pflege von Kontaktdatensätzen in einem einheitlichen Format ist entscheidend. Das strafft nicht nur den Sales Funnel, sondern hilft auch dabei, präzise Kundenprofile aufzubauen und die Kundeninteraktion zu verbessern.

Die regelmäßige Bereinigung von CRM-Daten, einschließlich der Aktualisierung von Postanschriften und der Verfeinerung von Mailinglisten, ist ein entscheidender Schritt zur Wahrung der Datenintegrität. Wenn Unternehmen dies regelmäßig tun, stellen sie sicher, dass ihre Kontaktliste aktuell und nützlich bleibt – was letztlich sowohl Vertrieb als auch Marketing zugutekommt.

Der fortlaufende Prozess der Datenbereinigung hilft dabei, Qualitätsprobleme zu erkennen und zu beheben, und steigert so die Gesamteffektivität von CRM-Systemen.

Die Integration Ihrer Systeme ist der erste Schritt in die richtige Richtung, denn Sie müssen planen, was Sie integrieren möchten – und damit sind Sie bereits gezwungen, Ihren ersten Datensatz zu bereinigen.

Mehr über die 10 Punkte, die Sie vor dem Start Ihres Datenintegrationsprojekts berücksichtigen sollten, einschließlich Data Cleaning, erfahren Sie in unserem Data Integration Handbook.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist CRM-Datenbereinigung für das Marketingteam wichtig?

CRM-Datenbereinigung stellt sicher, dass das Marketingteam über präzise und aktuelle Daten für seine Marketingkampagnen verfügt, was zu gezielterem Targeting und besserer Kundenbindung führt.

Wie wirkt sich CRM-Datenbereinigung auf das Vertriebsteam aus?

Die Bereinigung von CRM-Daten unterstützt das Vertriebsteam durch präzise und aktuelle Kundenprofile, sodass es seine Vertriebsaktivitäten gezielter ausrichten und Interessenten effizienter durch den Sales Funnel führen kann.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der manuellen Dateneingabe in CRM-Systemen?

Manuelle Dateneingabe führt häufig zu menschlichen Fehlern, etwa doppelten Einträgen oder falschen Kontaktdaten, die Marketing- und Vertriebsaktivitäten beeinträchtigen können.

Wie oft sollte die CRM-Datenbereinigung durchgeführt werden?

CRM-Datenbereinigung sollte ein fortlaufender Prozess sein, mit einem regelmäßigen Rhythmus (z. B. monatlich oder vierteljährlich), damit die Daten aktuell und präzise bleiben.

Was sind die wichtigsten Schritte im CRM-Datenbereinigungsprozess?

Zu den wichtigsten Schritten zählen das Identifizieren doppelter Kontakte, das Aktualisieren veralteter Kontaktinformationen, die Vereinheitlichung des Formats von Postanschriften und die Standardisierung von Feldern in Kundendatensätzen.

Kann CRM-Datenbereinigung die Kundeninteraktion verbessern?

Ja: Durch die Pflege einer präzisen und sauberen Kontaktliste können Unternehmen persönlichere und effektivere Kundeninteraktionen sicherstellen und so die Kundenzufriedenheit und -bindung steigern.

Nicht sicher, wie Sie Ihr Datenintegrationsprojekt reibungslos und einfach umsetzen können?

Melden Sie sich für eine Demo an, in der Sie mit einem unserer Datenintegrationsexperten darüber sprechen können, wie Sie Ihre Herausforderungen bei der Datenintegration am besten meistern. Wir gehen mit Ihnen im Detail auf Best Practices ein und darauf, wie Sie die Datenintegration möglichst effektiv und reibungslos gestalten.