Microsoft Dynamics 365 Business Central & Dynamics 365 Sales Integration

January 30, 2024 · Beate Thomsen · Microsoft-Integration

Denken Sie über einen Wechsel von Salesforce zu Microsoft Dynamics 365 Sales nach, oder möchten Sie einfach Dynamics 365 Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales integrieren?

Der Wechsel von Salesforce zu Microsoft Dynamics 365 Sales oder die Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales kann für jedes Unternehmen eine wichtige Entscheidung sein.

In ihrem Eifer, diese Systeme zu bewerben, machen Microsoft-Händler oft nicht ganz deutlich, dass Dynamics Business Central und Dynamics Sales eigenständige Systeme sind, zwischen denen es keine automatische Integration gibt.

In diesem Artikel gehen wir auf einige zentrale Aspekte ein, die bei der Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales zu beachten sind, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, wie Sie Ihr Datenintegrationsprojekt angehen.

Das Microsoft-Dynamics-Ökosystem verstehen: eigenständig, aber nicht verbunden

Obwohl sie zum selben Microsoft-Ökosystem gehören, sind Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 CRM Sales eigenständige Systeme. Oft wird angenommen, dass diese Systeme automatisch nahtlos zusammenarbeiten, sobald man beide gekauft hat – in Wirklichkeit ist das aber nicht der Fall.

Da eine automatische Integration fehlt, liegt es beim Kauf dieser Systeme in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass sie miteinander kommunizieren. Die gute Nachricht: Das lässt sich lösen, und Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um einen ordnungsgemäßen Datenaustausch und die Interoperabilität der Systeme sicherzustellen. Gehen wir die Optionen durch, die wir als naheliegendste betrachten – egal, ob Sie Dynamics 365 Sales und Business Central bereits nutzen oder erst zu diesen Systemen wechseln möchten.

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) – cloudbasiert oder On-Premise –, das Unternehmen dabei hilft, ihre Abläufe zu optimieren, die Kundenbeziehungen zu verbessern und mit integrierter Intelligenz bessere Entscheidungen zu treffen.

Kurz gesagt bietet Business Central:

1. Finanzmanagement: Umfassende Tools für Buchhaltung, Finanzberichterstattung und Budgetverwaltung für eine solide finanzielle Kontrolle und Übersicht.
2. Supply-Chain-Management: Automatisierte Lieferkettenprozesse mit fortschrittlicher Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Beschaffung.
3. Projektmanagement: Tools zur Verwaltung von Budgets, zur Fortschrittsüberwachung sowie zur Zeit- und Kostenerfassung für Projekte.
4. Vertriebs- und Servicemanagement: Funktionen zur Steuerung des gesamten Vertriebsprozesses von der Anfrage bis zur Zahlung sowie für einen erstklassigen Kundenservice.
5. Betriebsmanagement: Optimiert Fertigungs- und Lagerprozesse, um Produkte termingerecht zu liefern und sich an sich ändernde Geschäftsmodelle anzupassen.
6. Business Intelligence: Integrierte Analysen und Berichte auf Basis von Microsoft Power BI für Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensleistung.

Was ist Microsoft Dynamics 365 Sales?

Microsoft Dynamics 365 Sales ist ein Bestandteil der größeren Microsoft-Dynamics-365-Suite und konzentriert sich vor allem darauf, den Vertriebsprozess von Unternehmen zu verbessern. Früher als Dynamics CRM bekannt, handelt es sich um eine cloudbasierte Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM), die Vertriebsteams dabei unterstützt, Kundeninteraktionen und -daten über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg zu verwalten und zu analysieren.

Zu den wichtigsten Funktionen von Dynamics 365 Sales gehören:

1. Lead- und Opportunity-Management: Unterstützt Vertriebsteams dabei, Leads zu verfolgen, zu bewerten und durch den Vertriebsprozess zu begleiten, um sie in Opportunities und schließlich in Kunden zu verwandeln.
2. Automatisierung des Vertriebsprozesses: Optimiert verschiedene Phasen des Vertriebsprozesses vom Erstkontakt bis zum Abschluss und sorgt so für effizientere und organisiertere Vertriebsabläufe.
3. Kundeneinblicke: Liefert durch Datenanalyse detaillierte Einblicke in Kundenbedürfnisse, -verhalten und -trends und hilft Vertriebsteams, ihre Ansätze und Strategien entsprechend anzupassen.
5. Personalisierte Kundenansprache: Ermöglicht es Vertriebsteams, auf Basis umfassender Kundendaten und -einblicke personalisierte Kundeninteraktionen zu gestalten und so Kundenbeziehungen und Vertriebsergebnisse zu verbessern.
6. Reporting und Analysen: Bietet leistungsstarke Berichtstools und Dashboards auf Basis von Microsoft Power BI für datengestützte Entscheidungen und Vertriebsprognosen.

Vorteile der Integration von Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales

Die Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Abläufe synchronisieren und ihren Vertriebserfolg maximieren möchten.

Unternehmensleistung optimieren

Die Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Dynamics 365 Sales bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, um Vertrieb und Finanzen aufeinander abzustimmen, die Kundenbindung zu verbessern und die gesamte Unternehmensleistung zu optimieren.

Geschäftsprozesse für mehr Effizienz optimieren

Der nahtlose Datenfluss, verbesserte Kundeneinblicke und optimierte Prozesse machen diese Integration zu einer überzeugenden Wahl für Unternehmen, die ihren Vertrieb und ihr Kundenbeziehungsmanagement auf ein höheres Niveau heben möchten.

360-Grad-Blick auf die Daten im gesamten Unternehmen

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine vielseitige ERP-Lösung, die eine Vielzahl von Geschäftsabläufen optimiert. Ihre Kernfunktionen erstrecken sich über Finanzen, Vertrieb, Service und Betrieb.

Für Vertriebsteams bereichert die Integration mit Dynamics 365 Sales das Kundenmanagement. Durch diese nahtlose Integration werden Vertriebsdaten und Kundeninteraktionen synchronisiert und in einer einheitlichen Ansicht zusammengeführt.

Vertrieb ankurbeln

Vertriebsmitarbeiter profitieren erheblich von den Echtzeit-Updates, die sicherstellen, dass die Informationen in Business Central stets dem aktuellen Stand in Dynamics 365 Sales entsprechen. Die operative Effizienz steigt, da Angebote und Kundenserviceinformationen reibungslos zwischen den Systemen fließen. Die Integration erleichtert Vertrieb und Finanzabteilung die effektive Zusammenarbeit.

Integrationsoptionen: So verbinden Sie Dynamics 365 Business Central und Dynamics Sales

Schauen wir uns nun einige praktikable Optionen zur Integration dieser beiden Systeme an.
Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, Dynamics Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales zu integrieren:

1. Microsoft-Integration über Dataverse (der Business Central/Dataverse-Connector)

2. Individuelle Programmierung (intern oder ausgelagert)

3. Integrationslösungen von Drittanbietern (z. B. Rapidi)

Betrachten wir jede Methode im Hinblick auf a) Flexibilität & Anpassbarkeit, b) Wartungskosten und c) Lizenzkosten, um herauszufinden, welche Option am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

1. Microsoft Integration via Dataverse (Business Central/Dataverse Connector): The Microsoft In-house Bridge

Die Microsoft-Integration über Dataverse ist der werkseitige Connector von Microsoft, der auch als Business Central/Dataverse-Connector oder „Data Sync" bekannt ist. Der Business Central/Dataverse-Connector ist ein Tool, mit dem Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales Daten austauschen und aktualisieren können. Er ist fest in Dynamics 365 Business Central integriert und bringt eine vordefinierte Liste von Objekten wie Kunden, Kontakte, Lieferanten und Aufträge mit, sodass Sie diese Objekte bzw. Tabellen zwischen den beiden Plattformen synchronisieren können.

Die Möglichkeit, Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales über diesen werkseitigen Connector mit vordefiniertem Tabellenmapping zu verbinden, kann für viele Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe zu optimieren. Zu verstehen, wie sich diese beiden Microsoft-Anwendungen effektiv verbinden lassen, kann jedoch aufgrund der verschiedenen Vor- und Nachteile eine komplexe Aufgabe sein.

Flexibilität & Anpassbarkeit

Die von Microsoft angebotene Option besteht darin, innerhalb des Microsoft-Ökosystems über Dataverse zu integrieren. Die aktuell verfügbare Integration von Microsoft (Business Central Version 23.2) bietet eine bestimmte Liste vordefinierter Tabellen und Felder, die für die Integration genutzt werden können.

Die Integrationsoption über Dataverse bietet jedoch nur diesen standardisierten Ansatz, der spezifischen, individuellen Geschäftsanforderungen möglicherweise nicht gerecht wird, da Ihnen nur eine bestimmte Liste vordefinierter Tabellen und Felder zur Verfügung steht, die sich nicht an weitere spezifische Integrationsanforderungen anpassen oder erweitern lässt.

Außerdem müssen Sie die Einrichtung selbst anpassen: Sie erstellen die Verbindungen mit Dataverse und Microsoft Dynamics 365 Sales, legen die Richtung der Datenflüsse fest (unidirektional oder bidirektional), fügen bei Bedarf Formeln hinzu (wobei nur eine begrenzte Liste möglicher Formeln zur Verfügung steht), aktivieren bei Bedarf die abgleichbasierte Kopplung und bestimmen die wichtigsten Primärschlüssel für die betreffenden Tabellen. Für eine erfolgreiche Einrichtung benötigen Sie also ein gewisses Verständnis der Microsoft-Dynamics-Anwendungen und von Dataverse.

Wartungskosten

Diese sind relativ niedrig, solange Sie sich an die Standardeinrichtung des werkseitigen Business Central/Dataverse-Connectors von Microsoft halten. Möchten Sie jedoch über die Standardeinrichtung hinausgehen, brauchen Sie einen Entwickler. Das wirkt sich natürlich auf Ihre Investitionskosten aus.

Lizenzkosten

Dabei fallen zusätzliche Lizenzkosten an. Es ist wichtig zu wissen, dass die Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Dynamics 365 Sales zusätzliche Kosten verursacht. Entscheiden Sie sich für die Integrationstools von Microsoft, müssen Sie Microsoft Dataverse und Microsoft Power Platform erwerben.

Microsoft Dataverse, früher bekannt als Common Data Service (CDS), ist ein cloudbasierter Speicherdienst, der Teil der Microsoft Power Platform ist. Er bietet eine sichere und skalierbare Datenspeicherlösung, die die Strukturierung von Daten vereinfacht und sie mit den Tools der Power Platform wie Power Apps, Power Automate und Power BI sowie mit anderen Microsoft-Diensten wie Dynamics 365 und Office 365 verknüpft.

Die Power Platform basiert auf Microsoft Dataverse, einer zugrunde liegenden Datenplattform, die ein Datenschema bereitstellt, damit Anwendungen und Dienste zusammenarbeiten können. Über die Power Platform bietet Microsoft die Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Dynamics 365, Office 365, Azure sowie verschiedenen Apps und Diensten von Drittanbietern.

Die Lizenzkosten richten sich nach der Nutzerzahl und beginnen bei 20 USD pro Monat und Nutzer. Jeder Nutzer oder jedes Gerät, das direkt oder indirekt Daten in Power Apps, Power Automate, Copilot Studio und Power Pages eingibt, abfragt, einsieht oder anderweitig darauf zugreift, muss ordnungsgemäß lizenziert sein.

Der Business Central Essentials Plan kostet 70 $ pro Monat und Nutzer, der Premium-Plan 100 $ pro Monat und Nutzer. Power BI und Power Apps sind bereits ab 10 $/Monat pro Nutzer bzw. 20 $/Monat pro Nutzer erhältlich, während Dynamics 365 Sales Professional CRM für die Vertriebsautomatisierung 65 $/Monat pro Nutzer kostet.

Lassen Sie sich von Ihrem Microsoft-Händler ein Angebot erstellen, um die genauen Endlizenzkosten zu erfahren.

2. Individuelle Programmierung (intern oder ausgelagert): der Maßanzug

Für maximale Flexibilität können Sie Ihre eigene Integration bzw. Ihren eigenen Connector entwickeln – entweder intern, sofern Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, oder indem Sie das Projekt an einen Partner auslagern. Alternativ können Sie einen bestehenden Connector wie den Dataverse-Connector nutzen, sollten aber bedenken, dass jede individuelle Einrichtung über die Standardkonfiguration hinaus eigene Programmierung erfordert. In jedem Fall entstehen dadurch zusätzliche Kosten.

Flexibilität & Anpassbarkeit

Individuelle Programmierung bietet ein sehr hohes Maß an Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, die Integration exakt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zuzuschneiden.

Bei der Integration von Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Business Central stellen Unternehmen oft fest, dass sie zusätzliche Lösungen oder individuelle Entwicklungen benötigen, um eine maßgeschneiderte Integration zu erreichen. Dieser Bedarf ergibt sich aus den jeweils einzigartigen Geschäftsanforderungen und Prozessen jedes Unternehmens.

Wie bereits erwähnt, verfügen die Integrationslösungen von Microsoft über eine Reihe vordefinierter Tabellen, mit denen Sie über eine Standardeinrichtung die Grundlagen abdecken können. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch überwiegend auf individuell angepasste Datenfelder und Prozesse in Dynamics 365 Business Central oder Dynamics 365 Sales stützt, benötigen Sie individuelle Programmierung, damit die Integration funktioniert und eine maßgeschneiderte Lösung entsteht, die benutzerdefinierte Objekte und Felder berücksichtigt.

Wartungskosten

Im Integrationsprozess fallen Kosten an, etwa für Anpassungen, Datenmigration und laufende Wartung. Diese Kosten können erheblich sein, da individuelle Lösungen eine anfängliche Entwicklung und laufende Wartung erfordern, insbesondere wenn künftig Anpassungen nötig werden.

Lizenzkosten

Es fallen auf jeden Fall auch Lizenzkosten an, und je nach Lösung können zusätzliche Kosten für die in der Entwicklung verwendeten Tools oder Plattformen entstehen. Entscheiden Sie sich für eine individuell programmierte Integrationslösung, ob intern oder ausgelagert entwickelt, sollten Sie bedenken, dass die anfänglichen Entwicklungskosten erst der Anfang sind. Individuelle Lösungen erfordern möglicherweise eine fortlaufende Weiterentwicklung, um neue Funktionen hinzuzufügen, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen oder weitere Systeme zu integrieren. Wartungs- und Lizenzkosten können im Laufe der Zeit erheblich zu den Gesamtbetriebskosten beitragen.

3. Integrationslösungen von Drittanbietern: der vielseitige Mittelweg (z. B. Rapidi)

Flexibilität & Anpassbarkeit

Diese Lösungen von Drittanbietern bieten eine hohe Flexibilität und sind oft darauf ausgelegt, spezifische geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Rapidi zum Beispiel ist eine No-Code-Plattform, mit der Sie Ihre Integration über Konfiguration einrichten können, ohne direkt programmieren zu müssen, und bietet robuste Lösungen, die sich an spezifische Integrationsanforderungen und Komplexitäten anpassen lassen.

Wartungskosten

Die Wartungskosten für Lösungen von Drittanbietern sind in der Regel niedriger als beispielsweise bei einer individuell programmierten Integrationslösung, da Wartung und Support im Abonnement enthalten sind, wie bei Rapidi. Die Wahl eines Low-Code-Integrationstools kann den Bedarf an technischem Know-how verringern und die Wartungslast reduzieren. Bei einer Drittanbieterlösung wie Rapidi fällt lediglich die jährliche Abonnementgebühr für den Dienst an, da Wartung und Support bereits inbegriffen sind. Darüber hinaus bietet Rapidi engagierten Kundensupport und Wartungsleistungen, die für Zuverlässigkeit sorgen.

Wenn Sie eine Drittanbieterlösung wie Rapidi nutzen, ist es wichtig, die verschiedenen Faktoren zu verstehen, die zu den Wartungskosten beitragen. Dabei geht es nicht nur darum, die Integrationslösung funktionsfähig zu halten, sondern auch darum, dass sie effizient und sicher bleibt und sich an die sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst.

Lizenzkosten

Viele Drittanbieterlösungen, einschließlich Rapidi, arbeiten nach einem Abonnementmodell. Diese Gebühr deckt in der Regel die grundlegende Nutzung der Software, den Zugang zum Kundensupport und regelmäßige Updates ab. Die Integrationslösung muss regelmäßig aktualisiert werden, um mit Updates der verbundenen Systeme (wie Business Central und Dynamics 365 Sales) kompatibel zu bleiben. Diese Updates sorgen dafür, dass die Lösung von den neuesten Funktionen, Sicherheitspatches und Leistungsverbesserungen profitiert. Der Zugang zu fachkundigem technischem Support ist entscheidend, um auftretende Probleme zügig zu lösen. So werden Ausfallzeiten minimiert und die Integrität Ihrer Datensynchronisationsprozesse gewahrt. Die Kosten können je nach benötigtem Support-Level variieren.

All diese Faktoren lassen sich jedoch durch den geringeren Bedarf an individueller Entwicklung und Wartung ausgleichen.

Fordern Sie gerne ein Angebot von Rapidi an.

Die richtige Wahl treffen

Die Wahl der richtigen Integrationsmethode hängt von verschiedenen Faktoren ab: den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, der Komplexität der zu integrierenden Prozesse, Ihrem Budget für Einrichtung und laufende Wartung sowie der Fähigkeit Ihres internen Teams, die Integration zu verwalten und zu pflegen.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Option sorgfältig abzuwägen. Die Entscheidung zwischen dem Business Central/Dataverse-Connector, individueller Programmierung und Drittanbieterlösungen wie Rapidi hängt von einem differenzierten Verständnis der spezifischen Anforderungen, internen Fähigkeiten und langfristigen strategischen Ziele eines Unternehmens ab.

• Unternehmen, die eine unkomplizierte, kosteneffiziente Lösung mit minimaler Komplexität suchen und mit dem werkseitigen Angebot arbeiten können, tendieren eher zum Business Central/Dataverse-Connector.
• Individuelle Programmierung bietet maßgeschneiderte Lösungen, ist jedoch mit höheren Wartungskosten verbunden. Unternehmen mit einzigartigen, komplexen Integrationsanforderungen, die eine hochgradig angepasste Lösung suchen und bereit sind, in Entwicklungsressourcen zu investieren, entscheiden sich möglicherweise für individuelle Programmierung – intern oder ausgelagert.
• Wer mehr Flexibilität, robusten Support benötigt und bereit ist, mehr zu investieren, findet Drittanbieterlösungen wie Rapidi möglicherweise passender. Drittanbieterlösungen wie die Datenintegrationslösungen von Rapidi bieten eine Balance zwischen Flexibilität und Wartungskosten und sind damit für viele Unternehmen eine geeignete Option.

Jede Option bringt ihre eigenen Vorteile, Herausforderungen und Überlegungen mit sich. Unternehmen sollten eine gründliche Analyse durchführen, die nicht nur die unmittelbaren Integrationsanforderungen berücksichtigt, sondern auch die langfristigen Auswirkungen auf Wartung, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Geschäftsanforderungen. Ziel ist es, einen Weg zu wählen, der nicht nur die aktuellen Integrationsherausforderungen löst, sondern auch zur übergeordneten Vision und Wachstumsstrategie des Unternehmens passt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Integration von Dynamics Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Abwägung der individuellen Anforderungen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens erfordert. Wenn Sie die verschiedenen Integrationsoptionen und ihre Auswirkungen verstehen, können Sie eine Wahl treffen, die Ihre Unternehmensziele optimal unterstützt und eine reibungslose, effektive Integration dieser leistungsstarken Systeme gewährleistet.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl der richtigen Integrationsplattform und -technologien für Ihre Anforderungen Faktoren wie langfristige Wartung, Verfügbarkeit von Support, das Know-how Ihres Teams (bei individueller Programmierung) sowie die Gesamtbetriebskosten.

Dieses Data Integration Handbook ist auch in anderen Sprachen erhältlich, z. B. auf Deutsch, Spanisch und Französisch. Viel Spaß beim Lesen!