Unterstützung für Anhänge von und nach Dynamics 365 Finance (Lesen oder Schreiben)

April 02, 2025 · Andreea Arseni · MyRapidi nutzen

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die bidirektionale Übertragung von Anhängen mit Microsoft Dynamics 365 Finance unterstützen!

Wenn Sie Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Finance einsetzen, können Sie Anhänge nahtlos zwischen diesen Systemen übertragen und so einen reibungslosen Datenfluss und eine systemübergreifende Zusammenarbeit sicherstellen.

Mit MyRapidi konfigurieren Sie die Übertragung von Anhängen ganz einfach – von Microsoft Dynamics 365 Finance nach Salesforce oder umgekehrt. Ob Rechnungen, PDFs oder andere wichtige Dateien: Unsere Lösung sorgt dafür, dass Anhänge immer genau dort verfügbar sind, wo Sie sie am dringendsten brauchen. Wir haben an alles gedacht! 

In diesem Artikel zeigen wir, wie die bidirektionale Übertragung von Anhängen zwischen Microsoft Dynamics 365 Finance und Salesforce Ihre Abläufe verändern kann. Wir erklären, wofür Sie sie nutzen können, welche Vorteile sie bietet und wie Sie sie in MyRapidi einrichten, und geben Ihnen einige Beispiele.

Wofür können Sie das nutzen?

Die Integration der Übertragung von Anhängen zwischen Microsoft Dynamics 365 Finance und Salesforce bietet Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile:

• Schlankere Prozesse: Automatisieren Sie die Übertragung von Bild- und PDF-Dateien, um Zeit zu sparen und manuellen Aufwand zu reduzieren.
• Bessere Datenverfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Teams sofort auf die Dokumente zugreifen können, die sie benötigen.
• Bessere Zusammenarbeit: Fördern Sie die Teamarbeit, indem Sie aktuelle Dateien abteilungsübergreifend teilen.
• Effektive Kundenbetreuung: Stellen Sie zeitnah genaue Informationen bereit und verbessern Sie so den Kundenservice.
• Effizienzgewinne: Erreichen Sie ein besseres Datenmanagement und mehr operative Effizienz im gesamten Unternehmen.
  
  

Welche Formate unterstützen wir?

Aus Microsoft Dynamics 365 Finance:

• Unterstützte Dateiformate:
  • Dokumente: .pdf, .doc
  • Bilder: .png, .jpeg
• Speicherformat: Stream-Dateiformat

Aus Salesforce:

• Unterstützte Dateiformate:
  • Dokumente: .pdf, .doc
  • Bilder: .png, .jpeg
• Speicherformat:
  • Anhänge müssen im Binärformat gespeichert sein.
  • Für die Übertragung werden Anhänge in das Base64-Format konvertiert.

Schritte zur Konfiguration der bidirektionalen Übertragung von Anhängen

Dies sind die erforderlichen Schritte, um die bidirektionale Übertragung von Anhängen vollständig zu konfigurieren.

1. Relevante Entitäten identifizieren:

• In Microsoft Dynamics 365 Finance: Anhänge sind in der Regel mit Datensätzen wie Rechnungen, Bestellungen oder Kunden verknüpft.
• In Salesforce: Anhänge oder Dateien sind häufig mit Opportunities, Accounts oder Cases verknüpft.

2. Übertragungslogik festlegen:

Legen Sie fest, wie Anhänge zwischen den Systemen fließen sollen:

1. Von Microsoft Dynamics 365 Finance nach Salesforce: In Microsoft Dynamics 365 Finance erstellte PDFs werden automatisch an Salesforce übertragen.
2. Von Salesforce nach Microsoft Dynamics 365 Finance: In Salesforce erstellte PDFs werden automatisch an Microsoft Dynamics 365 Finance übertragen.

A. Von Microsoft Dynamics 365 Finance nach Salesforce:

Datenfelder zuordnen:

Datenfelder zuordnen

Mit Rapidi können Sie die erforderlichen Anhangsfelder zwischen der entsprechenden Microsoft Dynamics 365 Finance-Entität und dem Salesforce-Objekt zuordnen. Im Screenshot sehen Sie vier zugeordnete Felder von der Microsoft Dynamics 365 Finance-Entität CustomerAttachmentV2 zum Salesforce-Objekt Attachment:

Bild: Zuordnung in MyRapidi

Die vier dargestellten Zuordnungen:

1. FileContents → Body
   • Konzept: Das Salesforce-Feld Body speichert die eigentlichen Dateidaten im Base64-codierten Format. Auf der Seite von Microsoft Dynamics 365 Finance enthält FileContents die binär codierte Datei. Rapidi übernimmt den Inhalt von FileContents und befüllt das Feld Body in Salesforce mit genau diesen Daten.
2. FileName → Name
   • Konzept: Jedes Attachment in Salesforce muss einen Wert im Feld Name (den Dateinamen) haben. Diese Zuordnung überträgt den ursprünglichen Dateinamen aus Microsoft Dynamics 365 Finance in den Namen in Salesforce, sodass Benutzer den Anhang in Salesforce unter demselben Dateinamen wiedererkennen, den er in Microsoft Dynamics 365 Finance hatte.
3. TypeId → ContentType
   • Konzept: ContentType gibt in Salesforce den Dokumenttyp an. Auf der Seite von Microsoft Dynamics 365 Finance ist TypeId ein Feld, das das Format des Anhangs angibt. Diese Zuordnung stellt sicher, dass Salesforce weiß, wie die Datei zum Anzeigen oder Herunterladen zu behandeln ist.
4. #DBLOOKUP('DESTDS','Account','D365_ID__c','CustomerAccountNumber','Id') → ParentId
   • Konzept: Salesforce-Anhänge müssen immer auf eine ParentId verweisen, die angibt, mit welchem Datensatz der Anhang verknüpft ist (z. B. ein Account, Opportunity oder Case).
   • Erläuterung zum LOOKUP: Die Rapidi-Funktion #DBLOOKUP findet den richtigen Salesforce-Account, indem sie die Kundennummer aus Microsoft Dynamics 365 Finance mit einem benutzerdefinierten Feld in Salesforce abgleicht (hier D365_ID__c), und gibt die Salesforce-Id des entsprechenden Accounts zurück. Diese zurückgegebene Id wird dann als ParentId des Anhangs verwendet.
   • Ergebnis: Der neu erstellte Anhang wird mit dem richtigen Salesforce-Account verknüpft, sodass Salesforce-Benutzer die Datei beim richtigen Kundendatensatz sehen.

Anwendungsbeispiel:

Ein neues Dokument wird in Microsoft Dynamics 365 Finance an einen Kundendatensatz angehängt. Dieser Anhang wird anschließend automatisch an Salesforce übertragen und mit demselben Kundendatensatz verknüpft. Vertriebs- und Finanzteams greifen nun auf dieselbe Dokumentation zu, was manuelle Dateiübertragungen reduziert und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördert.

Beispiele für die Anhänge

Das folgende Beispiel zeigt einen Anhang, der auf Kundenebene in Microsoft Dynamics 365 Finance gespeichert ist und anschließend an Salesforce übertragen und demselben Kunden zugeordnet wird:

Bild: Anhang in Microsoft Dynamics 365 Finance

Bild: Anhang in Salesforce

Diese Zuordnung zeigt, wie sich die Übertragung von Anhängen von Microsoft Dynamics 365 Finance nach Salesforce durch die Zuordnung der benötigten Felder automatisieren lässt. So können Unternehmen sicherstellen, dass Anhänge bei den richtigen Salesforce-Datensätzen landen und den Vertriebs- oder Serviceteams direkt zur Verfügung stehen.

B. Von Salesforce nach Microsoft Dynamics 365 Finance

Datenfelder zuordnen

Mit Rapidi können Sie die erforderlichen Anhangsfelder zwischen dem entsprechenden Salesforce-Objekt und der Microsoft Dynamics 365 Finance-Entität zuordnen. Im Screenshot sehen Sie fünf zugeordnete Felder vom Salesforce-Objekt Attachment zur Microsoft Dynamics 365 Finance-Entität CustomerAttachmentV2.

Bild: Zuordnung in MyRapidi

Die fünf dargestellten Zuordnungen:

1. Body → FileContents
   • Konzept: Das Salesforce-Feld Body speichert die eigentlichen Dateidaten (Base64-codiert). Diese Daten werden dem Feld FileContents in Microsoft Dynamics 365 Finance zugeordnet. Nach der Übertragung können Benutzer von Microsoft Dynamics 365 Finance die Datei direkt in Microsoft Dynamics 365 Finance öffnen oder herunterladen.
2. Name → FileName
   • Konzept: Der Dateiname des Salesforce-Anhangs wird in den Datensatz in Microsoft Dynamics 365 Finance übernommen, sodass die Datei in beiden Systemen einheitlich unter demselben Namen erkennbar ist.
3. ##'File' → TypeId
   • Konzept: Hier kommt die Rapidi-Syntax für eine Zuordnung mit einem konstanten Wert zum Einsatz. Die Zeichenfolge File wird für jeden Datensatz in das Feld TypeId in Microsoft Dynamics 365 Finance eingetragen. In Microsoft Dynamics 365 Finance stehen für TypeId jedoch die Optionen File, Image, Note, URL zur Verfügung. Daher muss die jeweils passende Option gewählt werden. 
4. #DBLOOKUP('SOURCEDS','Account','Id','ParentId','D365_ID__c') → CustomerAccountNumber
   • Konzept:
     • Das Salesforce-Objekt Attachment verweist in der Regel über das Feld ParentId auf einen „übergeordneten“ Datensatz. 
     • Die Rapidi-Funktion #DBLOOKUP durchsucht die Salesforce-Datenquelle (SOURCEDS) im Objekt Account, wobei Id = ParentId (der übergeordnete Datensatz des Anhangs) gilt. Anschließend gibt sie den Wert zurück, der im Feld D365_ID__c dieses Accounts gespeichert ist.
     • Dieser zurückgegebene Wert wird in CustomerAccountNumber in Microsoft Dynamics 365 Finance eingetragen und verknüpft die Datei so mit dem richtigen Kundenkonto in Microsoft Dynamics 365 Finance.
5. ContentType → FileType
   • Konzept: In Salesforce gibt ContentType den Dateityp an. Durch die Zuordnung zu FileType in Microsoft Dynamics 365 Finance bleibt diese Klassifizierung des Dateiformats erhalten, sodass das empfangende System weiß, wie die Datei zu verarbeiten und anzuzeigen ist.

Anwendungsbeispiel:

Ein neues Dokument wird in Salesforce an einen Kundendatensatz angehängt. Dieser Anhang wird anschließend automatisch an Microsoft Dynamics 365 Finance übertragen und mit demselben Kundendatensatz verknüpft. Vertriebs- und Finanzteams greifen nun auf dieselbe Dokumentation zu, was manuelle Dateiübertragungen reduziert und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördert.

Beispiele für die Anhänge

Im unten dargestellten Szenario wird ein neues Dokument angehängt und einem bestimmten Kunden zugeordnet. Derselbe Anhang wird von Salesforce an Microsoft Dynamics 365 Finance übertragen und mit demselben Kunden verknüpft, sodass die Teams denselben Informationsstand einsehen können.

Bild: Anhang in Salesforce

Bild: Anhang in Microsoft Dynamics 365 Finance

3. Weitere Konzepte

• Klassische Salesforce-Attachments vs. Files
  Einige Salesforce-Orgs verwenden ContentDocument und ContentVersion anstelle des Objekts Attachment. Jedes dieser Objekte kann verwendet werden, um Anhänge an Microsoft Dynamics 365 Finance zu übertragen und von dort zu übernehmen.

• Übergeordnete Datensätze
  In diesem Szenario wird davon ausgegangen, dass jedes Attachment in Salesforce einen gültigen Account als übergeordneten Datensatz hat. Wäre ein Anhang mit einem anderen Objekt verknüpft (z. B. Opportunity), müsste der Lookup gegebenenfalls angepasst werden, um das richtige Objekt und Feld zuzuordnen.
• Rückschreibfunktionen:
  Wenn Sie einen Anhang von Salesforce an Microsoft Dynamics 365 Finance übertragen, können Sie außerdem die ID des Anhangs oder Datum und Uhrzeit der Übertragung in Salesforce zurückschreiben. Diese Art der Anpassung ist jedoch nur mit dem Salesforce-Objekt ContentVersion möglich, da es das Anlegen benutzerdefinierter Felder erlaubt. Die anderen zugehörigen Objekte lassen keine benutzerdefinierten Felder zu.
  
  

Warum das wichtig ist

Die bidirektionale Übertragung von Anhängen sorgt für aktuelle Dokumentation in allen Abteilungen, beseitigt Datensilos und steigert die operative Effizienz. Durch automatisierten Dateiaustausch können Unternehmen Fehler reduzieren, Zeit sparen und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Finanzteams fördern.

Zusammenfassend hat dieser Artikel gezeigt, wie die bidirektionale Übertragung von Anhängen zwischen Microsoft Dynamics 365 Finance und Salesforce für aktuelle Dokumentation in allen Abteilungen sorgt und zugleich reibungslosere, effizientere Abläufe fördert. Durch automatisierten Dateiaustausch und weniger manuelle Eingriffe können Unternehmen Datensilos beseitigen, Fehler minimieren und die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Finanzteams verbessern. Diese Integration ist ein echter Gewinn für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und ihre operative Effizienz steigern möchten.

Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich für Sie. Falls Sie Probleme bei der Einrichtung Ihrer Dateiübertragungen haben, wenden Sie sich bitte an den Support, um weitere Unterstützung zu erhalten.

Außerdem empfehle ich Ihnen diesen Artikel dazu, wie Sie Dateiübertragungen von und nach MS Dynamics 365 Business Central einrichten, sowie Unterstützung für Anhänge für Microsoft Dynamics 365 Finance und Sales

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