Wie lässt sich Microsoft Dynamics 365 Sales mit Business Central integrieren?

June 23, 2026 · Beate Thomsen · Microsoft-Dynamics-Integration

Dynamics 365 Sales wird mit Business Central integriert, indem CRM- und ERP-Daten verbunden werden. So können Vertrieb und Finanzabteilung Kunden, Kontakte, Aufträge und Finanzinformationen in Echtzeit gemeinsam nutzen, was Genauigkeit, Transparenz und die Effizienz der Workflows verbessert.

Sie denken über eine Integration von Dynamics 365 Sales mit Business Central nach?

Das sollten Sie wissen

Die Wahl eines CRM wie Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics 365 Sales ist erst der Anfang. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, es reibungslos in Ihr ERP-System zu integrieren, etwa in Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Finance. Das bedeutet: eine sichere Datensynchronisation in Echtzeit, Unterstützung für benutzerdefinierte Felder und eine zuverlässige Performance.

Wenn Sie planen, von Salesforce zu Microsoft Dynamics 365 Sales zu wechseln, oder bereits die CRM- und ERP-Systeme von Microsoft nutzen und diese miteinander verbinden müssen, ist dieser Artikel genau richtig für Sie.

Auch wenn Sie noch überlegen, welches CRM Sie einführen, ist es wichtig zu verstehen, wie die Integration funktioniert. Viele Unternehmen unterschätzen die damit verbundene Komplexität oder gehen davon aus, dass die CRM- und ERP-Systeme von Microsoft automatisch integriert sind. Tatsächlich sind Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Business Central jedoch getrennte Plattformen, die gezielt konfiguriert werden müssen, damit sie zusammenarbeiten.

💡 Profi-Tipp: Wir erleben häufig, dass Microsoft-Reseller diese Tools als einheitliches System präsentieren, obwohl die Integration zwischen ihnen nicht nativ ist und separat eingerichtet werden muss. Mit anderen Worten: MS Dynamics 365 Business Central und MS Dynamics 365 Sales sind eigenständige Systeme ohne eingebaute Integration.

In diesem Artikel beleuchten wir wichtige Faktoren, die Sie bei der Verbindung von MS Dynamics 365 Business Central oder Finance mit MS Dynamics 365 Sales berücksichtigen sollten. Unser Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihr Datenintegrationsprojekt besser planen können.

Inhalt:

Das Microsoft-Dynamics-Ökosystem verstehen 

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Was ist Microsoft Dynamics 365 Sales?

Warum Microsoft Dynamics 365 Sales mit Business Central integrieren?

Integrationsoptionen: So verbinden Sie die beiden Systeme

Die richtige Wahl treffen

Fazit 

DAS MICROSOFT-DYNAMICS-ÖKOSYSTEM VERSTEHEN

Zunächst zum wichtigsten Unterschied: Obwohl sie zum selben Microsoft-Ökosystem gehören, sind MS Dynamics 365 Business Central und MS Dynamics 365 CRM Sales eigenständige Systeme.

Oft wird angenommen, dass MS Dynamics 365 Business Central und MS Dynamics 365 CRM Sales automatisch nahtlos zusammenarbeiten, wenn man beide Systeme kauft. Doch das ist nicht der Fall!

Für Sie bedeutet das: Wenn Sie diese Systeme erwerben, liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass sie effektiv miteinander kommunizieren. Die gute Nachricht ist, dass sich das umsetzen lässt, und Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen, um einen sauberen Datenaustausch und die Interoperabilität der Systeme sicherzustellen.

Sehen wir uns die besten Optionen für alle an, die MS Dynamics 365 Sales oder MS Dynamics 365 Business Central bereits nutzen oder einführen möchten.

WAS IST MICROSOFT DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL?

MS Dynamics 365 Business Central ist ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) für die Cloud oder On-Premises, mit dem Unternehmen ihre Abläufe effizienter steuern, ihre Kundenbeziehungen verbessern und mithilfe integrierter Intelligenz bessere Entscheidungen treffen.

Diese Funktionen bietet MS Dynamics 365 Business Central:

WAS IST MICROSOFT DYNAMICS 365 SALES?

MS Dynamics 365 Sales ist Teil der umfassenden MS Dynamics 365 Suite und konzentriert sich vor allem darauf, den Vertriebsprozess von Unternehmen zu verbessern.

Die früher als Dynamics CRM bekannte Lösung ist ein cloudbasiertes Customer-Relationship-Management-System (CRM), das Vertriebsteams dabei unterstützt, Kundeninteraktionen und Kundendaten über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg zu verwalten und zu analysieren.

Bei diesen zentralen Aufgaben unterstützt Sie MS Dynamics 365 Sales:

Warum Microsoft Dynamics 365 Sales mit Business Central integrieren?

Die Verbindung von MS Dynamics 365 Business Central mit MS Dynamics 365 Sales bringt viele Vorteile. Sie hilft Unternehmen, ihre Abläufe aufeinander abzustimmen und ihre Vertriebsaktivitäten deutlich zu stärken.

Die wichtigsten Vorteile der Integration von Dynamics 365 Business Central mit Dynamics 365 Sales

• Geschäftsleistung optimieren
  Die Integration bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, um Vertrieb und Finanzen aufeinander abzustimmen, die Kundenbindung zu verbessern und die gesamte Geschäftsleistung zu optimieren.
  
  
• Geschäftsprozesse vereinfachen und Effizienz steigern
  Mit dieser Integration fließen Daten reibungslos zwischen den Systemen, Sie verstehen Ihre Kunden besser und Prozesse werden einfacher.  Dadurch können Unternehmen ihren Vertrieb und ihr Kundenbeziehungsmanagement verbessern.
  
  
• Rundumblick auf die Daten im gesamten Unternehmen
  MS Dynamics 365 Business Central ist eine vielseitige ERP-Lösung, die Finanz-, Vertriebs- und Serviceprozesse optimiert. Wenn Sie sie mit MS Dynamics 365 Sales verbinden, können Sie ein deutlich besseres Kundenerlebnis bieten. Die Integration sorgt dafür, dass Vertriebsdaten und Kundeninteraktionen in einer einheitlichen Ansicht synchronisiert werden.
  
  
• Umsatz steigern
  Vertriebsmitarbeitende profitieren stark von den Echtzeit-Updates, da MS Dynamics 365 Business Central mit MS Dynamics 365 Sales synchron bleibt. Die reibungslose Übertragung von Angeboten und Kundenservice-Informationen zwischen den Systemen steigert die Effizienz und hilft Vertrieb und Finanzabteilung, besser zusammenzuarbeiten.

INTEGRATIONSOPTIONEN: WIE VERBINDET MAN DIE BEIDEN SYSTEME?

Sehen wir uns nun einige praktikable Optionen für die Integration der beiden Systeme an.

Es gibt drei grundlegende Wege, MS Dynamics 365 Business Central mit MS Dynamics 365 Sales zu integrieren:

1. Microsoft-Integration über Dataverse (Business Central/Dataverse-Connector)
2. Individuelle Programmierung (intern oder ausgelagert)
3. Integrationslösungen von Drittanbietern (z. B. Rapidi)

Wir betrachten jede Methode unter den Aspekten a) Flexibilität und Anpassbarkeit, b) Wartungskosten und c) Lizenzkosten, damit Sie erkennen, welche Option am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

1. MICROSOFT-INTEGRATION ÜBER DATAVERSE: DIE HAUSEIGENE BRÜCKE VON MICROSOFT

Die Microsoft-Integration über Dataverse ist der Standard-Connector von Microsoft, auch bekannt als Business Central/Dataverse-Connector oder „Datensynchronisierung“.

Was ist der Business Central/Dataverse-Connector?

Der Business Central/Dataverse-Connector ist ein Tool, mit dem MS Dynamics 365 Business Central und MS Dynamics 365 Sales Daten austauschen und aktualisieren können. Der in Dynamics 365 Business Central integrierte Connector enthält eine vordefinierte Liste von Objekten wie Kunden, Kontakte, Lieferanten und Aufträge und ermöglicht es Ihnen, diese Objekte bzw. Tabellen zwischen den beiden Plattformen zu synchronisieren.

• Flexibilität und Anpassbarkeit:
  Die Option von Microsoft ist auf die Integration über Dataverse innerhalb des Microsoft-Ökosystems ausgelegt. Die Integration von Microsoft, inzwischen Teil von Business Central 2026 Release Wave 1, bietet weiterhin eine vordefinierte Liste von Tabellen und Feldern für die Integration.

Die Dataverse-Option verfolgt jedoch einen standardisierten Integrationsansatz, der Ihren spezifischen, individuellen Geschäftsanforderungen möglicherweise nicht gerecht wird, etwa weil sich die vordefinierten Tabellen und Felder nicht anpassen oder erweitern lassen. Für solche spezifischen Anforderungen benötigen Sie technisches Know-how, um sie zu programmieren oder einzurichten.

Außerdem müssen Sie die Einrichtung anpassen, indem Sie:

• die Verbindungen mit Dataverse und MS Dynamics 365 Sales erstellen,
• die Richtung der Datenflüsse festlegen (unidirektional oder bidirektional), 
• die erforderlichen Formeln hinzufügen (aus einer begrenzten Liste möglicher Formeln), 
• bei Bedarf die übereinstimmungsbasierte Kopplung aktivieren,
• die Primärschlüssel für die betreffenden Tabellen festlegen. 

All das bedeutet, dass Sie ein gewisses Verständnis von Microsoft-Dynamics-Anwendungen und Dataverse benötigen, um die Einrichtung erfolgreich umzusetzen.

• Wartungskosten:
  Diese Kosten sind relativ gering, wenn Sie die Standardeinrichtung des Business Central/Dataverse-Connectors von Microsoft nutzen. Wenn Sie jedoch über die Standardeinrichtung hinausgehen möchten, müssen Sie einen Entwickler hinzuziehen. Das wirkt sich natürlich auf Ihre Investitionskosten aus.

• Lizenzkosten:
  Bei der Integration von MS Dynamics 365 Business Central mit MS Dynamics 365 Sales fallen zusätzliche Lizenzkosten an. Konkret heißt das: Wenn Sie sich für die Integrationstools von Microsoft entscheiden, müssen Sie Microsoft Dataverse und Microsoft Power Platform erwerben.

• Microsoft Dataverse, früher als Common Data Service (CDS) bekannt, ist ein cloudbasierter Speicherdienst und Teil der Microsoft Power Platform. Er bietet eine sichere und skalierbare Datenspeicherlösung, die die Strukturierung von Daten vereinfacht und sie mit den Tools der Power Platform wie Power Apps, Power Automate und Power BI sowie mit anderen Microsoft-Diensten wie Dynamics 365 und Office 365 integriert.
  
  
• Microsoft Power Platform basiert auf Microsoft Dataverse, einer zugrunde liegenden Datenplattform, die ein Datenschema bereitstellt, damit Anwendungen und Dienste zusammenarbeiten können. Über die Power Platform bietet Microsoft die Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Dynamics 365, Office 365 und Azure sowie mit verschiedenen Apps und Diensten von Drittanbietern.

Die Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer. Jeder Benutzer und jedes Gerät, das auf irgendeine Weise mit Power Apps, Power Automate, Copilot Studio oder Power Pages interagiert, sei es durch das Eingeben, Suchen oder Anzeigen von Daten oder durch den Zugriff auf die Dienste, benötigt die entsprechende Lizenz.

• Nach einer Preisanpassung für Business Central, die Microsoft Ende 2025 vorgenommen hat, kostet der Essentials-Plan 80 USD pro Monat und Benutzer und der Premium-Plan 110 USD pro Monat und Benutzer.
• Power BI und Power Apps gibt es ab 10 oder 20 USD pro Benutzer und Monat.
• Das MS Dynamics 365 Sales Professional CRM für die Vertriebsautomatisierung kostet 65 USD pro Benutzer und Monat, Sales Enterprise dagegen 105 USD pro Benutzer und Monat. Copilot ist in Enterprise und in der darüberliegenden Stufe (Premium) enthalten.

Quelle

💡 Profi-Tipp: Wir empfehlen, bei Ihrem Microsoft-Partner ein Angebot einzuholen, um genau zu erfahren, was die Lizenz am Ende kostet (einschließlich aller Extras).

2. INDIVIDUELLE PROGRAMMIERUNG (INTERN ODER AUSGELAGERT): DER MASSANZUG

Für volle Flexibilität können Sie Ihre eigene Integration bzw. Ihren eigenen Connector intern entwickeln, wenn Sie die Ressourcen dafür haben, oder die Entwicklung an einen Partner auslagern.

Eine weitere Möglichkeit ist, einen vorhandenen Connector wie den Dataverse-Connector zu nutzen. Wenn Sie jedoch mehr als die Grundeinrichtung (Standardkonfiguration) benötigen, ist individuelle Programmierung erforderlich. Bedenken Sie, dass dies Ihre Kosten erhöht.

• Flexibilität und Anpassbarkeit
  Der große Vorteil individueller Programmierung ist ihre sehr hohe Flexibilität: Sie können die Integration genau auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zuschneiden.

Bei der Integration von MS Dynamics 365 Sales mit MS Dynamics 365 Business Central benötigen Unternehmen häufig zusätzliche Lösungen oder individuelle Entwicklungen, um eine Einrichtung zu schaffen, die zu ihren spezifischen Anforderungen, besonderen Geschäftsvorgaben und Prozessen passt.

Wie bereits erwähnt, bringen die Integrationslösungen von Microsoft eine Reihe vordefinierter Tabellen mit, die Standardanforderungen abdecken und eine Standardintegration bereitstellen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch stark auf benutzerdefinierte Datenfelder und Prozesse in MS Dynamics 365 Business Central oder MS Dynamics 365 Sales angewiesen ist, brauchen Sie individuelle Programmierung, damit die Integration funktioniert und Ihre benutzerdefinierten Objekte und Felder verarbeitet werden.

• Wartungskosten
  Zu den Kosten des Integrationsprozesses gehören Anpassung, Datenmigration und laufende Wartung. Diese Kosten können hoch sein, da individuelle Lösungen eine anfängliche Entwicklung und fortlaufende Wartung erfordern, insbesondere wenn künftig Anpassungen nötig sind.

• Lizenzkosten
  Die unvermeidlichen Lizenzkosten hängen von der Lösung ab. Zudem können zusätzliche Kosten für die Tools oder Plattformen anfallen, die bei der Entwicklung eingesetzt werden. 

  Wenn Sie sich für eine individuell programmierte Integrationslösung entscheiden, ob intern entwickelt oder ausgelagert, sollten Sie sich bewusst sein, dass die anfänglichen Entwicklungskosten erst der Anfang sind. 

  Warum? Individuelle Lösungen erfordern oft eine kontinuierliche Weiterentwicklung, um neue Funktionen hinzuzufügen, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen oder weitere Systeme zu integrieren.

  Daher können Wartungs- und Lizenzkosten im Laufe der Zeit erheblich zu den Gesamtbetriebskosten beitragen.

 

3. INTEGRATIONSLÖSUNGEN VON DRITTANBIETERN: DER VIELSEITIGE MITTELWEG

Sehen wir uns Integrationslösungen von Drittanbietern für die Verbindung von MS Dynamics 365 Sales mit MS Dynamics 365 Business Central an, etwa Rapidi. Während die integrierten Integrationsoptionen von Microsoft eine solide Grundlage bieten, ermöglichen Lösungen von Drittanbietern mehr Flexibilität und Anpassbarkeit. 

• Flexibilität und Anpassbarkeit
  Lösungen von Drittanbietern bieten hohe Flexibilität und sind oft auf spezifische Geschäftsanforderungen ausgelegt. Rapidi ist beispielsweise eine No-Code-Plattform, mit der Sie Ihre Integration per Konfiguration statt durch direkte Programmierung einrichten. Sie bietet robuste Lösungen, die sich an spezifische Integrationsanforderungen und -komplexitäten anpassen lassen.

• Wartungskosten
  Die Wartungskosten für Lösungen von Drittanbietern sind in der Regel niedriger als etwa bei einer individuell programmierten Integrationslösung, da Wartung und Support im Abonnement enthalten sind, wie bei Rapidi. 

Wenn Sie sich für ein Low-Code-Integrationstool entscheiden, können Sie den Wartungsaufwand senken, da Sie keine technischen Fachkräfte beschäftigen oder einstellen müssen. 

Bei einer Drittanbieterlösung wie Rapidi zahlen Sie nur die jährliche Abonnementgebühr für den Service, da Wartung und Support inbegriffen sind. Außerdem bietet Rapidi einen engagierten Kundensupport und Wartungsservices.

Beim Einsatz einer Integrationslösung von Drittanbietern (wie Rapidi) ist es wichtig zu wissen, was die Wartungskosten beeinflusst. Bei diesen Kosten geht es nicht nur darum, die Lösung am Laufen zu halten, sondern auch darum, dass sie effizient und sicher bleibt und den sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

• Lizenzkosten
  Viele Drittanbieterlösungen wie Rapidi basieren auf einem Abonnementmodell. Diese Gebühr umfasst in der Regel die grundlegende Nutzung der Software, Kundensupport und regelmäßige Updates. Regelmäßige Updates sind unerlässlich, damit die Integration mit den Updates von MS Dynamics 365 Business Central und MS Dynamics 365 Sales kompatibel bleibt.

Diese Updates bringen außerdem die neuesten Funktionen, Sicherheitspatches und Leistungsverbesserungen. Der Zugang zu kompetentem technischem Support ist entscheidend, um Probleme schnell zu beheben, Ausfallzeiten zu minimieren und eine reibungslose Datensynchronisation sicherzustellen. Die Kosten können je nach benötigtem Supportumfang variieren.

Diese Ausgaben können jedoch durch den geringeren Bedarf an individueller Entwicklung und Wartung ausgeglichen werden.

💡 Profi-Tipp: Wir hatten Fälle, in denen Unternehmen eine individuell entwickelte Lösung mit einer Microsoft-SQL-Datenbank in Azure nutzten. Deren Aufgabe war es, die Daten in dieser Datenbank zwischenzuspeichern, sie dann zu bearbeiten und anschließend an das Zielsystem zu übertragen. Die Lösung erfüllte ihren Zweck, allerdings musste der Kunde jeden Monat für diese Azure-Datenbank bezahlen, sodass zusätzlich zu den grundlegenden Lizenzgebühren hohe Wartungskosten entstanden.

Früher, als alles On-Premises lief, kaufte man einfach einen Server, auf dem alles betrieben wurde. Heute, da jedes System cloudbasiert ist, zahlen Sie monatlich im Abonnement (in unserem Beispiel ein monatliches Abonnement für die Microsoft Azure SQL-Datenbank).

Mit Rapidi gibt es keine zusätzlichen („versteckten“) Kosten wie im obigen Beispiel. Sie müssen kein monatliches Abonnement für die Azure Microsoft SQL-Datenbank abschließen, um die Daten zwischenspeichern und bearbeiten zu können. 

Mit der Datenintegrationslösung von Rapidi müssen Sie keine Daten zwischenspeichern oder ablegen, da wir sie direkt übertragen. Zudem fallen keine zusätzlichen Lizenz- oder Wartungskosten an, da alles in Ihrem Abonnement enthalten ist.

Gerne können Sie ein Angebot bei Rapidi anfordern.

DIE RICHTIGE WAHL TREFFEN

Welche Integrationsmethode die richtige ist, hängt von mehreren Faktoren ab.

Berücksichtigen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, die Komplexität der Prozesse, die Sie integrieren möchten, Ihr Budget für die Ersteinrichtung und die Wartung sowie die Fähigkeit Ihres internen Teams, die Integration zu betreuen.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Option sorgfältig abzuwägen. Die Entscheidung zwischen dem Business Central/Dataverse-Connector, individueller Programmierung oder Drittanbieterlösungen wie Rapidi erfordert ein klares Verständnis der Anforderungen Ihres Unternehmens, der Fähigkeiten Ihres Teams und Ihrer langfristigen Ziele.

• Der Business Central/Dataverse-Connector eignet sich am besten für Unternehmen, die eine unkomplizierte, kostengünstige Lösung mit minimaler Komplexität suchen und mit dem Standardangebot arbeiten können.
• Individuelle Programmierung bietet maßgeschneiderte Lösungen, bringt aber höhere Wartungskosten mit sich. Unternehmen mit besonderen, komplexen Integrationsanforderungen, die eine stark maßgeschneiderte Lösung suchen und bereit sind, in Entwicklungsressourcen zu investieren, entscheiden sich dennoch möglicherweise für individuelle Programmierung, ob intern oder ausgelagert.
• Die Lösungen von Drittanbietern (wie die Datenintegrationslösung von Rapidi) sind eine hervorragende Wahl für alle, die mehr Flexibilität und zuverlässigen Support benötigen und bereit sind, dafür mehr zu investieren. Drittanbieterlösungen bieten eine gute Mischung aus Flexibilität und bezahlbarer Wartung und sind daher für viele Unternehmen eine gute Wahl.
  
  

SIE MIGRIEREN BEREITS ODER WECHSELN DAS SYSTEM?

Sie planen eine Migration oder einen Systemwechsel? Wenn Sie von Salesforce zu Dynamics 365 Sales wechseln oder von Dynamics NAV auf Business Central umsteigen, zieht Ihre bestehende Rapidi-Integration mit um. Bei solchen Umstellungen muss in der Regel nur Ihr aktuelles Rapidi-Setup neu konfiguriert werden. Wir haben schon viele Projekte dieser Art umgesetzt, etwa den Wechsel von Salesforce zu Dynamics 365 Sales mit anschließender Anbindung des neuen CRM an Business Central. Kontaktieren Sie uns, und wir begleiten Sie durch den Prozess, damit Sie mit Ihren neuen Systemen startklar sind.

FAZIT

Die Integration von MS Dynamics Business Central mit MS Dynamics 365 Sales ist eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Betrachtung der besonderen Anforderungen und Möglichkeiten Ihres Unternehmens erfordert. 

Jede Integrationsoption hat ihre eigenen Vorteile, Herausforderungen und Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt. Unternehmen sollten ihre Optionen sorgfältig analysieren und dabei sowohl den unmittelbaren Bedarf als auch die langfristigen Auswirkungen auf Wartung, Skalierbarkeit, das Know-how ihres Teams (bei individueller Programmierung), die Gesamtbetriebskosten und die Anpassungsfähigkeit an künftige geschäftliche Veränderungen berücksichtigen.

💡Ziel ist es, eine Lösung zu wählen, die nicht nur aktuelle Integrationsprobleme löst, sondern auch die übergeordnete Vision und die Wachstumspläne des Unternehmens unterstützt. 

Wenn Sie all diese Faktoren sorgfältig abwägen, wird Ihr Datenintegrationsprojekt reibungslos verlaufen. 

Kontaktieren Sie Rapidi noch heute!

Häufig gestellte Fragen

Die folgenden Fragen stellen Sales-Operations- und IT-Teams am häufigsten, wenn sie eine Integration von Dynamics 365 Sales und Business Central planen. Sie behandeln Kosten, Architekturentscheidungen, typische Fehler und die tatsächlichen Unterschiede zwischen dem nativen Weg von Microsoft und einem Datenintegrationstool eines Drittanbieters.

Was kostet die Integration von Dynamics 365 Sales mit Business Central tatsächlich?

Allein die Microsoft-Lizenzen kosten rund 80 USD pro Benutzer und Monat für Business Central Essentials oder 110 USD pro Benutzer und Monat für Premium, zuzüglich Ihrer Lizenzen für Dynamics 365 Sales. Der native Connector selbst ist in Business Central kostenlos enthalten. Wenn Sie ihn jedoch mit Premium-Connectors von Power Automate erweitern, kommen etwa 15 USD pro Benutzer und Monat hinzu, oder 150 USD pro Bot und Monat im Plan Power Automate Process. Dataverse-Speicher wird separat abgerechnet, mit rund 40 USD pro GB Datenbankspeicher und 2 USD pro GB Dateispeicher. Der Implementierungsaufwand liegt je nach Komplexität des Feld-Mappings typischerweise zwischen 2 und 12 Wochen. Rapidi wird als pauschales, planbares Abonnement angeboten, das nicht mit dem Datensatzvolumen skaliert und daher bei den Gesamtbetriebskosten für Unternehmensgruppen, die große Datenmengen synchronisieren, meist die Nase vorn hat.

Sollte ich virtuelle Dataverse-Tabellen oder eine vollständige Datensynchronisation verwenden?

Virtuelle Dataverse-Tabellen lesen Daten aus Business Central live über Dataverse, ohne sie zu kopieren. Sie eignen sich gut für schreibgeschützte Ansichten und kleine Nachschlagetabellen, sind aber durch die API-Drosselung von Business Central begrenzt, unterstützen keine abweichenden Basiswährungen zwischen BC und Dataverse und kommen für Offline-Szenarien oder umfangreiches Reporting nicht infrage. Eine vollständige Datensynchronisation (der Standard-Synchronisierungsjob des Microsoft-Connectors oder Rapidi) kopiert Datensätze nach Zeitplan und unterstützt bidirektionales Zurückschreiben, komplexe Transformationen, Business Central On-Premises und Ausfallsicherheit, wenn eines der Systeme offline ist. Die meisten produktiven Umgebungen kombinieren beide Ansätze: virtuelle Tabellen für Live-Drilldowns, Replikation für die Datensätze, für die die Vertriebsmitarbeitenden verantwortlich sind.

Warum legt die native Integration manchmal doppelte Kunden an, und wie verhindere ich das?

Die native Dataverse-Integration führt zwei unabhängige Synchronisierungsjobs aus, einen für Accounts und einen für Kontakte, und beide Jobs können in Business Central einen Kundendatensatz anlegen, wenn die vorgelagerten Datensätze nicht zuvor gekoppelt wurden. Die empfohlene Lösung: Koppeln Sie bestehende Accounts und Kontakte mit ihren Gegenstücken in Business Central, bevor Sie die Jobs aktivieren, und deaktivieren Sie dann denjenigen der beiden Jobs, der nicht benötigt wird. Rapidi löst die Identität in einem einzigen Mapping auf, statt zwei parallele Jobs auszuführen, sodass das Muster doppelter Kunden gar nicht erst entsteht.

Wie binde ich mehrere Mandanten aus Business Central an eine einzige Umgebung von Dynamics 365 Sales an?

Microsoft hat mit Business Central 2023 Release Wave 2 native Unterstützung für mehrere Mandanten in einer einzigen Dataverse-Umgebung eingeführt, allerdings mit Einschränkungen: Gemeinsame Artikelkataloge, gemeinsame Kunden über mehrere Rechtseinheiten hinweg und die Währungsbehandlung sind nur begrenzt möglich. Rapidi unterstützt n:1- und n:m-Topologien, einschließlich BC-Tenants in unterschiedlichen Microsoft-Konten und BC-Einheiten On-Premises, ohne diese Einschränkungen. Das ist vor allem für Unternehmensgruppen wichtig, die mehrere Rechtseinheiten in einem zentralen Unternehmens-CRM zusammenführen, sowie für Franchise- oder Holdingstrukturen.

Was passiert, wenn Business Central und Dataverse unterschiedliche Basiswährungen haben?

Das ist beim nativen Dataverse-Connector und bei den virtuellen Tabellen ein K.-o.-Kriterium: Die Verbindung kommt nicht zustande, wenn sich die Basiswährungen von Business Central und Dataverse unterscheiden. Internationale Unternehmensgruppen, deren CRM-Tenant in einer Basiswährung und deren BC-Einheiten in einer anderen arbeiten, sind auf eine replikationsbasierte Integration angewiesen. Rapidi gleicht Währungen bei der Synchronisation ab, wendet den Wechselkurs Ihrer Wahl an und rechnet Beträge bei der Übertragung um, sodass unterschiedliche Basiswährungen kein Ausschlusskriterium mehr sind.

Wie wird aus einer Opportunity in Dynamics 365 Sales ein bestätigter Verkaufsauftrag in Business Central?

Ein Vertriebsmitarbeiter qualifiziert einen Lead, legt in Dynamics 365 Sales eine Opportunity an, fügt ein Angebot mit Positionen aus dem Produktkatalog von Business Central hinzu und übermittelt es, sobald der Kunde zustimmt. Die Integration erstellt daraus einen entsprechenden Verkaufsauftrag in Business Central, wo die Finanzabteilung ihn bepreist, Bestand zuordnet, versendet und fakturiert. Nach der Übergabe ist Business Central für den Auftrag zuständig und überträgt Statusänderungen (versandt, teilweise versandt, fakturiert) zurück an Dynamics 365 Sales, sodass der Vertriebsmitarbeiter den Fortschritt der Auftragsabwicklung sieht, ohne das CRM zu verlassen.

Wenn dasselbe Feld sowohl in Dynamics 365 Sales als auch in Business Central bearbeitet wird, welche Änderung gewinnt?

Das hängt von der Synchronisationsrichtung pro Feld ab, die in Ihrem Mapping festgelegt ist. Der native Microsoft-Connector verwendet standardmäßig ein bidirektionales Last-Write-Wins-Modell und setzt manuelle Richtungsänderungen bei der nächsten Synchronisation zurück. Mit Rapidi legen Sie die Richtung pro Feld und pro Szenario fest, einschließlich bedingter Regeln. So bleibt Business Central für Felder der Finanzabteilung wie Kreditlimit und Zahlungsbedingungen maßgeblich, während Dynamics 365 Sales für Felder des Vertriebs wie Account-Verantwortlicher und Lifecycle-Phase maßgeblich bleibt. Das verhindert das unbemerkte Überschreiben, das Teams mit der Standardeinrichtung unvorbereitet trifft.

Kann ich benutzerdefinierte Felder zwischen Business Central und Dynamics 365 Sales ohne Entwicklungsaufwand zuordnen?

Auf der nativen Microsoft-Seite „Integration Table Mappings“ können Sie ab Business Central 2024 Release Wave 1 benutzerdefinierte Felder zu bestehenden Mappings hinzufügen, was einfache Fälle abdeckt. Für völlig neue Tabellen, komplexe Transformationen oder bedingte Logik ist in der Regel die Entwicklung von AL-Erweiterungen nötig. Rapidi bietet eine visuelle Mapping-Oberfläche, in der Sie benutzerdefinierte Felder per Drag-and-drop zwischen den Systemen zuordnen, Formeln und Transformationen anwenden und bedingte Regeln hinzufügen, ohne Code zu schreiben. So bleibt die Integration in den Händen des Operations-Teams statt im Backlog der Entwicklung.

Funktioniert die Integration mit Business Central On-Premises oder nur mit der Cloud-Version?

Der native Dataverse-Connector und die virtuellen Tabellen sind nur für Business Central SaaS in der Cloud ausgelegt: Sie setzen Dataverse voraus und nutzen Tenant-zu-Tenant-Verbindungen, die Business Central On-Premises nicht herstellen kann. Kunden, die Business Central On-Premises betreiben, benötigen ein Drittanbieter-Tool, das außerhalb von Dataverse läuft, um die beiden Systeme zu verbinden. Rapidi verbindet Business Central On-Premises (und BC SaaS) über sichere ausgehende Verbindungen mit Dynamics 365 Sales, ohne dass Änderungen an der Firewall für eingehenden Datenverkehr nötig sind. Das ist das Standardmuster für hybride Microsoft-Umgebungen.

Kann ich nicht einfach Flows in Power Automate statt eines dedizierten Integrationstools verwenden?

Power Automate eignet sich für einfache Szenarien mit geringem Volumen, zum Beispiel um einen Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn eine Rechnung in Business Central bezahlt wurde. Bei größerem Umfang zählen zwei praktische Grenzen: Der Trigger für Business Central ist auf etwa 100 Datensatzänderungen pro 30 Sekunden gedrosselt, und jeder Flow mit Premium-Connectors erfordert zusätzliche Lizenzen für etwa 15 USD pro Benutzer und Monat oder 150 USD pro Bot und Monat im Plan Power Automate Process. Für eine bidirektionale Synchronisation großer Datenmengen von Kunden, Artikeln und Aufträgen läuft Rapidi außerhalb der Durchsatzgrenzen der Power Platform und verteilt die Kosten auf alle Datensätze.

Brauche ich sowohl Dynamics 365 Sales als auch Business Central, oder reicht eines der beiden?

Business Central enthält ein schlankes Modul für Kontakte und Opportunities, das für sehr kleine Teams ausreichen kann, die nur eine einfache Beziehungsverwaltung benötigen. Sobald Sie ein eigenes Vertriebsteam mit strukturierten Pipelines, Forecasting, Vertriebssequenzen oder Marketing-Automatisierung haben, bietet Dynamics 365 Sales Funktionen, die Business Central nicht hat, und der Abstand wächst mit jedem Release. Die meisten Unternehmen nutzen am Ende beide: Dynamics 365 Sales für die Pipeline und Business Central für Finanzen, Lagerbestand und Auftragsabwicklung, verbunden über eine Integration.