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Wie Rapidi Educate 360 half, die Geschäftsautomatisierung zu skalieren [Fallstudie]
Educate 360 betreibt fünf Marken für berufliche Weiterbildung in mehreren Ländern. Das Unternehmen nutzt Salesforce für Vertrieb und Kundenmanagement und Microsoft Dynamics 365 Business Central für die Buchhaltung. Vor Rapidi verbanden eigens entwickelte APIs diese Systeme. Diese APIs brachen bei hohem Transaktionsvolumen zusammen, zwangen die Mitarbeitenden zur manuellen Dateneingabe und führten zu Inkonsistenzen zwischen den Abteilungen.
Auf einen Blick:
Educate 360, ein multinationaler Weiterbildungsanbieter mit fünf Marken, hat seine fehleranfälligen eigenen APIs durch Rapidi ersetzt, um Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Business Central zu verbinden. Die No-Code-Integrationsplattform synchronisiert jetzt Kundendaten, Verkaufsaufträge, Rechnungen und Gutschriften bidirektional über alle fünf Marken hinweg. Dank der vorkonfigurierten Vorlagen von Rapidi schrumpfte die Implementierung von monatelanger Individualentwicklung auf wenige Tage geführter Einrichtung.Rapidi ersetzte die eigenen APIs durch eine bidirektionale No-Code-Integration, die jetzt alle Datenübertragungen zwischen Salesforce und Business Central automatisch abwickelt.
Ich kann Rapidi jedem, der vor Integrationsherausforderungen steht, nur wärmstens empfehlen. Leistung, Zuverlässigkeit und Support sind hervorragend. Rapidi ist kein Werkzeug. Rapidi ist ein Partner für unser Wachstum.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology bei Educate 360
Wer ist Educate 360?
Educate 360 ist eine Dachgesellschaft im Bereich der beruflichen Weiterbildung. Ihre Marken verfolgen eine gemeinsame Mission: Fachkräften und Organisationen die Kompetenzen für eine technologiegetriebene Wirtschaft zu vermitteln.
Die fünf Marken unter dem Dach von Educate 360:
- New Horizons: Ein Anbieter von IT-Zertifizierungen, spezialisiert auf technische Weiterbildung, Cloud Computing, Informationssicherheit und staatlich geförderte Schulungsprogramme.
- Project Management Academy (PMA): Bereitet Projektmanager in Fortune-100-Unternehmen auf Unternehmenswachstum vor. Bietet Vorbereitung auf PMI-Zertifizierungsprüfungen und Agile-Schulungen an.
- Six Sigma Online: Bietet Six-Sigma-Zertifizierungsschulungen im Selbststudium an, also eine Reihe von Managementmethoden zur Fehlerreduzierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
- Velopi: Ein in Irland ansässiger Anbieter von Schulungen im Enterprise-Projektmanagement, der multinationale Unternehmen und Behörden in ganz Europa unterstützt.
- Watermark Learning: Ein führender Anbieter von Zertifizierungsvorbereitung in Business-Analyse und Leadership mit Schwerpunkt auf Training, Beratung und Coaching.
Als Educate 360 die Project Management Academy und Watermark Learning übernahm, betrieb die Dachgesellschaft ein eigenes, selbst entwickeltes System für das zentrale Kunden- und Geschäftsmanagement. Die meisten Prozesse von Watermark Learning liefen noch manuell. Educate 360 musste diese in ein einheitliches, standardisiertes System überführen.
Die Herausforderungen von Educate 360 im Datenmanagement
Später führte Educate 360 Salesforce ein und überführte das selbst entwickelte System für den Großteil des Geschäfts in Salesforce. Die Buchhaltung arbeitete mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Um Salesforce und Business Central über das zentrale System von Educate 360 zu verbinden, musste eine Reihe eigener APIs entwickelt werden. Daraus ergaben sich drei Probleme.
Erstens konnten die eigenen APIs das tägliche Transaktionsvolumen von fünf Marken nicht bewältigen. Synchronisierungen schlugen fehl. Daten lagen in einem System vor, im anderen aber nicht. Die Mitarbeitenden konnten nicht erkennen, welches System den korrekten Datensatz enthielt.
Zweitens drohte jede Änderung an Salesforce oder Business Central die API-Schicht lahmzulegen. Die halbjährlichen Updates von Microsoft und Salesforce sowie Änderungen an API-Versionen erforderten jeweils das Eingreifen von Entwicklern, damit die Verbindungen weiter funktionierten.
Drittens erforderte das individuelle Setup für jede Anpassung eigene Entwicklerzeit. Ein neues Datenfeld hinzufügen, eine Synchronisierungsregel ändern oder eine neue Marke anbinden: Alles erforderte Codeänderungen. Das bremste die gesamte Organisation.
Was Educate 360 brauchte
- Eine direkte Verbindung zwischen Salesforce und Business Central, um die fehleranfällige eigene API-Schicht zu ersetzen.
- Automatisierter Datenfluss, um die manuelle Dateneingabe zwischen den Systemen abzuschaffen und Fehler zu reduzieren.
- Echtzeit-Datensynchronisierung, damit Aufträge, Kundendaten, Kurspläne und Versanddaten in beiden Systemen aktuell bleiben.
- Eine No-Code-Plattform für das eigene Team, die sich ohne tiefe Programmierkenntnisse anpassen lässt.
- Unterstützung mehrerer Marken, die mitwächst, wenn Educate 360 neue Marken übernimmt oder neue Services einführt.
- Verarbeitung hoher Transaktionsvolumen über alle fünf Marken hinweg, ohne fehlgeschlagene Synchronisierungen oder Engpässe.
- Korrekte Daten auf allen Plattformen, damit keine manuelle Datenbereinigung zwischen den Systemen mehr nötig ist.
Nachdem das Team von Educate 360 eigene APIs, Power Automate und andere Integrationsplattformen geprüft hatte, fand es keine Lösung, die mit dem individuell angepassten Setup und dem Transaktionsvolumen zurechtkam. Dann stieß es auf Rapidi.
Rapidi ist der richtige Weg. Es ist die kosteneffizienteste Lösung auf dem Markt, und sie funktioniert.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology bei Educate 360
Wie Rapidi das Integrationsproblem löste
Rapidi hat für Educate 360 eine vollständige, bidirektionale Datenintegration zwischen Salesforce (CRM) und Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP) aufgebaut.
Die Integration synchronisiert jetzt folgende Daten automatisch zwischen beiden Systemen:
- Kunden- und Account-Datensätze
- Offene Verkaufsaufträge
- Rechnungen und Gutschriften
- Mahnungen
- Artikel, Preise und Lieferantendaten (von Business Central nach Salesforce)
So wurde die Integration eingerichtet
Die Ersteinrichtung erforderte eine enge Zusammenarbeit zwischen Rapidi und dem IT-Team von Educate 360. Die Systeme von Educate 360 waren stark individuell angepasst. Standardkonnektoren allein hätten nicht jeden Datenpunkt abgedeckt.
Rapidi begann mit vorkonfigurierten Vorlagen für die Standard-Datenflüsse zwischen Salesforce und Business Central: Kunden, Kontakte, Aufträge und Rechnungen. Anschließend ordnete das Team die benutzerdefinierten Felder und nicht standardmäßigen Objekte von Educate 360 den richtigen Zielen im jeweiligen System zu.
Über die zentrale Datensynchronisierung hinaus deckt die Lösung von Rapidi auch Folgendes ab:
- Eventmanagement und Logistik: Veranstaltungsort- und Standortdaten in Salesforce entsprechen den passenden Feldern in Business Central. Kurspläne bleiben auf beiden Plattformen abgestimmt.
- Synchronisierung des Produktkatalogs: Produktdetails (Event-Codes) in Salesforce werden Dimensionswerten in Business Central zugeordnet. Wenn ein neuer Kurs oder eine neue Zertifizierung startet, wird der Katalog in beiden Systemen aktualisiert.
- Auftragsverfolgung: Sendungsnummern fließen von Business Central nach Salesforce. Vertriebs- und Supportmitarbeitende sehen den Versand- und Lieferstatus, ohne Salesforce zu verlassen.
Rapidi hat bei der Integration unseres Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central hervorragende Arbeit geleistet. Rapidi ist der Integrationspartner der Wahl, wenn Sie Salesforce CRM mit Dynamics integrieren müssen.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology bei Educate 360
Die Integration von Rapidi verschafft Educate 360 volle Transparenz über alle Transaktionen und die Möglichkeit, detaillierte Vertriebsberichte zu erstellen. Vertriebsleiter und Führungskräfte arbeiten mit einer einzigen verlässlichen Datenquelle (Single Source of Truth), die den Umsatz aller fünf Marken korrekt abbildet.
Ergebnisse: Was sich mit Rapidi verändert hat
Manuelle Dateneingabe entfällt. Vor Rapidi erfassten die Mitarbeitenden Kundendatensätze, Aufträge und Rechnungen von Hand sowohl in Salesforce als auch in Business Central. Die Integration überträgt diese Daten jetzt automatisch. Die No-Code-Plattform von Rapidi hat die manuelle Datenverarbeitung über alle fünf Marken von Educate 360 hinweg um 90 % reduziert.
Korrekte Daten über alle Systeme hinweg. Kundendaten, offene Verkaufsaufträge, Rechnungen und Gutschriften werden jetzt in Echtzeit synchronisiert. Mitarbeitende in allen Abteilungen sehen dieselben Informationen. Datenbereinigungen, die früher viel zu viele Stunden pro Woche kosteten, sind auf nahezu null gesunken.
Unterstützung mehrerer Marken ohne zusätzliche Entwicklung. Die Integration deckt alle fünf Marken von Educate 360 über eine einzige Plattform ab. Neue Marken lassen sich ohne eigenen Code oder neue API-Verbindungen hinzufügen.
Verarbeitung hoher Transaktionsvolumen. Educate 360 verarbeitet täglich 100+ Transaktionen über alle Marken hinweg. Rapidi bewältigt dieses Volumen ohne die Ausfälle und Engpässe, unter denen das eigene API-Setup litt.
Keine Programmierung für Änderungen nötig. Wenn Educate 360 neue Datenfelder hinzufügen, Synchronisierungsregeln anpassen oder eine neue Marke anbinden möchte, nimmt das Team die Änderungen direkt in der Plattform von Rapidi vor. Für Standardanpassungen sind keine Entwickler erforderlich.
Synchronisierung von Eventmanagement und Logistik. Veranstaltungsorte, Kurspläne, Produktcodes und Sendungsnummern fließen automatisch zwischen Salesforce und Business Central. Vertriebsleiter sehen die Sendungsdaten in Salesforce, ohne das System wechseln zu müssen.
Grundlage für künftiges Wachstum. Die Integration schafft die Basis für weitere Verbindungen, darunter mögliche Integrationen mit CRM Sales und HubSpot, ohne aufwendige Programmierung.
Erfahren Sie, wie Educate 360 eigene APIs, Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Rapidi integriert hat.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zu integrieren?
Mit den vorkonfigurierten Vorlagen von Rapidi lässt sich eine bidirektionale Standardintegration in nur 3 Stunden umsetzen. Das umfasst die Synchronisierung von Kunden/Accounts, offenen Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften und Buchungsposten. Individuelle Integrationen mit nicht standardmäßigen Feldern oder komplexer Geschäftslogik dauern länger, in der Regel Tage statt Wochen. Zum Vergleich: Die Entwicklung eigener APIs erfordert oft 50 bis 100+ Stunden pro Anbindungspunkt.
Welche Datentypen synchronisiert Rapidi zwischen Salesforce und Business Central?
Rapidi synchronisiert Kunden- und Account-Datensätze, Kontakte, offene Verkaufsaufträge, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Artikel, Preise und Lieferantendaten. Alle diese Daten werden bidirektional übertragen. Bei Educate 360 umfasst die Integration außerdem Event-Codes (Produktdetails), Veranstaltungsort- und Standortdaten sowie Auftragsverfolgungs- und Sendungsnummern. Über die Plattform lassen sich sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Objekte übertragen.
Brauche ich einen Entwickler, um die Integration zwischen Salesforce und Business Central zu pflegen?
Nein. Rapidi ist eine No-Code-Plattform. Ihr Fachteam fügt Felder hinzu, ändert Synchronisierungsregeln und passt Datenzuordnungen an, ohne Code zu schreiben. Dieses Anliegen taucht häufig im Forum der Dynamics 365 Community auf, wo Anwender berichten, dass die Pflege eigener API-Integrationen erhebliche IT-Ressourcen bindet. Rapidi beseitigt diese Abhängigkeit.
Warum sind die eigenen APIs von Educate 360 gescheitert, und wie hat Rapidi das Problem gelöst?
Educate 360 hatte eigene APIs entwickelt, um das selbst entwickelte System mit Salesforce zu verbinden. Als zusätzlich eine Anbindung an Business Central nötig wurde, konnte die API-Schicht weder das Transaktionsvolumen noch die Komplexität des individuell angepassten Setups bewältigen. Typische Schwachstellen eigener APIs sind nicht zueinander passende Datenformate zwischen den Systemen, fehlende integrierte Fehlerbehandlung bei Synchronisierungskonflikten und der laufende Entwicklungsaufwand bei jedem Update eines der beiden Systeme. Rapidi löste diese Probleme mit vorgefertigten Konnektoren, die Datenzuordnung, Konfliktlösung und die Übertragung großer Datenmengen ohne eigenen Code abwickeln.
Wie geht Rapidi mit Datenkonflikten um, wenn Salesforce und Business Central denselben Datensatz aktualisieren?
Rapidi nutzt eine Übertragungslogik, mit der Sie festlegen, welches System für bestimmte Datenfelder der „Master“ ist. Sie können zum Beispiel Business Central als Master für Preis- und Finanzdaten festlegen, während Salesforce der Master für Kontaktdaten und Vertriebsaktivitäten ist. Für Felder, die in beiden Systemen aktualisiert werden müssen, unterstützt Rapidi eine bidirektionale Synchronisierung mit Konflikterkennung. Dies ist eine der am häufigsten genannten Integrationsherausforderungen in der Dynamics 365 Community und in den Salesforce-Entwicklerforen.
Was unterscheidet Rapidi von Celigo, SmartConnect oder Power Automate?
Rapidi ist auf Integrationen mit Salesforce und Microsoft Dynamics spezialisiert. Die Plattform bietet vorkonfigurierte Vorlagen, die speziell für Datenflüsse zwischen Salesforce und Business Central entwickelt wurden, und verkürzt so die Implementierungszeit. Power Automate eignet sich am besten für einfache Trigger-Aktions-Workflows. Rapidi bewältigt komplexe bidirektionale Synchronisierungen mit hohem Transaktionsvolumen. Breiter aufgestellte Plattformen wie Celigo oder MuleSoft unterstützen viele Arten von Integrationen, allerdings zu höheren Kosten und mit einer steileren Lernkurve. Rapidi verfügt über umfassende Expertise im Bereich der ERP-CRM-Integration und ist dort seit 1996 tätig.
Eignet sich Rapidi für Bildungs- und Weiterbildungsunternehmen?
Ja. Bildungs- und Weiterbildungsunternehmen haben spezielle Datenanforderungen: Kurspläne, Kurskataloge, Verwaltung von Veranstaltungsorten, Nachverfolgung von Zertifizierungen sowie Datensätze zu Studierenden und Teilnehmenden. Die Integration von Educate 360 deckt all dies über die Zuordnung benutzerdefinierter Felder ab. Event-Codes in Salesforce werden Dimensionswerten in Business Central zugeordnet. Veranstaltungsort- und Standortdaten entsprechen sich in beiden Systemen. Damit ist Rapidi eine sehr gute Wahl für Schulungsanbieter, Online-Bildungsplattformen und Zertifizierungsstellen, die sowohl Salesforce als auch Business Central einsetzen.
Was passiert mit der Integration, wenn Salesforce oder Business Central ein Update veröffentlicht?
Rapidi ist eine Cloud-basierte Plattform. Wenn Salesforce oder Microsoft Updates veröffentlichen, kümmert sich Rapidi um die Kompatibilität der Konnektoren auf unserer Seite. Ihr Team muss nach Plattform-Updates weder API-Aufrufe neu schreiben noch Integrationen neu aufbauen. Das ist ein häufiges Ärgernis für Unternehmen mit eigenen APIs, bei denen schon eine einzige Änderung der Salesforce-API-Version oder ein halbjährliches Business-Central-Update bestehende Verbindungen unterbricht und Entwickler sie reparieren müssen.
Hält Rapidi die API-Governor-Limits von Salesforce ein?
Ja. Salesforce setzt strenge Limits für API-Aufrufe. Rapidi bleibt innerhalb dieser Limits, indem es Anfragen bündelt und statt vollständiger Datenbestände nur geänderte Datensätze synchronisiert (Delta-Sync). Unternehmen, die die API-Limits von Salesforce überschreiten, kämpfen mit fehlgeschlagenen Synchronisierungen und Datenlücken. Der Ansatz von Rapidi hält den API-Verbrauch innerhalb der zulässigen Schwellenwerte und sorgt trotzdem für korrekte Daten in Echtzeit.
Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen die Daten während der Integration?
Rapidi verfügt sowohl über Salesforce- als auch über Microsoft-Zertifizierungen. Datenübertragungen erfolgen über verschlüsselte Verbindungen. Die Plattform läuft in der Cloud, ohne dass Daten auf lokalen Servern gespeichert werden. Mit Zugriffskontrollen legen Sie fest, wer die Integration verwaltet und welche Daten jeder Benutzer sieht. Für Branchen mit Compliance-Anforderungen, etwa Bildungsanbieter, die Daten von Studierenden verarbeiten, ist dies eine notwendige Grundlage.
Ist Rapidi die richtige Integration für Ihr Unternehmen?
Möchten Sie Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Business Central verbinden, ohne eigene APIs zu entwickeln?
Rapidi bietet vorkonfigurierte Vorlagen, die Salesforce und Business Central sofort einsatzbereit verbinden. Sie ordnen Ihre Datenfelder über eine visuelle Oberfläche zu. Programmierung ist nicht erforderlich. Standardimplementierungen, die Kunden, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften bidirektional synchronisieren, sind in nur 3 Stunden umgesetzt.
Haben Sie eigene APIs und selbst entwickelte Systeme, die mit Salesforce und Business Central zusammenarbeiten müssen?
Rapidi liest Ihre spezifischen Salesforce- und Business-Central-Konfigurationen aus und unterstützt die Zuordnung benutzerdefinierter Felder. Individuelle Datenstrukturen, nicht standardmäßige Objekte und geschäftsspezifische Felder werden alle korrekt übertragen. Educate 360 hatte ein stark individuell angepasstes Setup, und Rapidi hat jeden benutzerdefinierten Datenpunkt abgedeckt.
Betreiben Sie mehrere Marken oder Tochtergesellschaften, die eine gemeinsame Datenintegration benötigen?
Educate 360 betreibt fünf eigenständige Weiterbildungsmarken über eine einzige Rapidi-Integration. Die Plattform verarbeitet die Daten aller Marken über eine einzige Verbindung. Wenn Sie eine neue Marke übernehmen oder einführen, fügen Sie sie dem bestehenden Setup hinzu, ohne eine neue Integration von Grund auf aufzubauen.
Kontaktieren Sie Rapidi, um mehr über eine maßgeschneiderte Integration für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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