Wie integrieren Sie Accounts und Kontakte zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics?
Wie schwierig kann es sein, Accounts in Salesforce mit Kunden in Microsoft Dynamics (oder in jedem anderen ERP-System) zu integrieren? Auf den ersten Blick nicht allzu schwierig, werden Sie vielleicht sagen. Und da stimme ich Ihnen eher zu. Ein typischer Ablauf rund um die Anlage eines Accounts sieht in Ihren Systemen Salesforce CRM und Microsoft Dynamics ERP nämlich so aus:
- Ein Lead wird in Salesforce angelegt
- Er wird in einen Interessenten umgewandelt
- Wenn die Opportunity gewonnen ist, wird der Interessent in einen Kunden umgewandelt
- Und an diesem Punkt wird der Kunde in Salesforce angelegt, ebenso wie der oder die zugehörigen Kontakte.
Dieser Ablauf wird von Datenintegrationstools wie RapidiOnline in der Regel standardmäßig unterstützt.
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Was sollten Sie beachten, bevor Sie Accounts und Kontakte zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics integrieren?
Das klingt zwar einfach und unkompliziert (und ist es größtenteils auch), doch wenn Sie sich die Integration von Accounts/Kunden etwas genauer ansehen, gibt es vor dem Start einige wichtige Punkte zu berücksichtigen:
- Brauchen Sie alle Kontakte aus dem CRM in Ihren ERP-Systemen? Sie müssen entscheiden, ob Sie in beiden Systemen aktuelle Daten haben möchten oder ob es Ihnen genügt, nur die Hauptkontakte für die Finanzabteilung oder andere Schlüsselfunktionen in Dynamics zu führen und den Rest in Salesforce Ihren Vertriebsmitarbeitern zu überlassen.
- Sollen Ihre Accounts/Kontakte in beide Richtungen angelegt und aktualisiert werden? Wenn Ihre Finanzabteilung die Informationen erhält, sobald sich Kontaktdaten ändern, pflegen Sie die Informationen am besten in Ihrem ERP-System... Haben dagegen Ihre Vertriebsmitarbeiter den Hauptkontakt zu Ihren Kunden, erhalten sie die aktualisierten Informationen. In diesem Fall sollten die Informationen in Salesforce erfasst und automatisch in Dynamics ERP aktualisiert werden.
In der Praxis sind beide Szenarien möglich, und die meisten Unternehmen nutzen beide. Optimal ist daher eine bidirektionale Integration, bei der jede Änderung in einem System mit dem anderen System synchronisiert wird. So erhalten Sie am zuverlässigsten Daten, denen Sie vertrauen können, und eine echte 360-Grad-Sicht auf Ihre Kunden.
Sie fragen sich vielleicht, was passiert, wenn zwei Personen denselben Kontakt gleichzeitig aktualisieren. Am besten lösen Sie dieses Problem, indem Sie eines der beiden Systeme als „Master“ festlegen, d. h. Änderungen im „Master“-System (ob Salesforce oder Dynamics) überschreiben Änderungen im anderen System.
Beachten Sie, dass dieses Master/Slave-Setup nicht für das gesamte System gelten muss. Sie können (und sollten) es Transfer für Transfer festlegen, damit es zu Ihren Geschäftsprozessen passt. - Was machen Sie mit bestehenden Daten? – also mit all den Kontakten und Accounts, die bereits in beiden Systemen angelegt sind? Gibt es bereits eine Verknüpfung zwischen ihnen? Falls nicht, wie sollten Sie vorgehen?
Wenn Sie Salesforce und Microsoft Dynamics schon eine Weile ohne Integration zwischen den beiden Systemen nutzen, befinden Sie sich womöglich in der unangenehmen Lage, dass in beiden Systemen wertvolle Daten liegen, die in keiner Weise aufeinander abgestimmt sind.
Dieser letzte Punkt ist meiner Meinung nach der komplexeste. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten:
Option a: Löschen Sie alle Kontakte in einem System (zum Beispiel im ERP-System) und führen Sie sie anschließend mit Ihrem Salesforce-System zusammen, um die Datensätze in Ihr ERP zu importieren.
Option b: Sie müssen sicherstellen, dass Sie für Ihre Accounts und Kontakte eine eindeutige Kennung erfassen. Sie könnten zum Beispiel Ihre Salesforce-Daten mit einer eindeutigen Kennung aus Ihrem Microsoft Dynamics-System aktualisieren. Sobald es eine eindeutige ID zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics gibt, ist die Datenübertragung ein Kinderspiel und lässt sich mit Datenintegrationstools wie RapidiOnline schnell und einfach erledigen.
Die Datenbereinigung ist – so langweilig und zeitaufwendig sie auch sein mag – für mich absolut unverzichtbar und der allererste Schritt. Ohne sie riskieren Sie zwei Systeme, die nicht synchron sind, und eine sehr geringe Akzeptanz der Systeme in Ihrem Unternehmen.
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